7 nasvetov za pošiljanje spletne pošte zelo zaposlenim osebam

Avtor Urša Slivar — 18.11.2013
Komentiraj!
Ker čedalje pogosteje komuniciramo s pomočjo spletne pošte, so naši spletni predali tudi bolj obremenjeni. Zelo zaposleni ljudje nimajo časa odgovarjati na vsa prejeta sporočila. Poskrbite, da bo vaše sporočilo opazno in da boste od naslovnika pridobili povratno sporočilo.
7 nasvetov za pošiljanje spletne pošte zelo zaposlenim osebam

Spletna pošta (Vir slike: sxc.hu)

Ko pošiljamo spletno pošto, ponavadi pričakujemo, da prejemnik na prejeto pošto odgovori. A že sami veste, da odgovarjanje na spletno pošto lahko vzame kar veliko časa, ki bi ga sicer lahko porabili za bolj pomembno delo. Zelo zaposleni ljudje nimajo časa odgovarjati na vsa prejeta sporočila, zato bo dobro tako za vas, kot za zasedenega prejemnika, če se pri pisanju spletne pošte držite naslednjih načel.

1. Bodite kratki in jedrnati.

V sporočilo napišite le tisto, kar je resnično pomembno. V nekaterih primerih je sicer potrebno razložiti tudi kontekst ali celotno situacijo z namenom, da prejemnik spletne pošte lahko sprejme prave odločitve in sproži prave postopke, a tudi te razlage naj bodo čim krajše. Manj je več.

2. Takoj povejte, kaj pričakujete od prejemnika.

Dobro je, če takoj na začetku zapišete razlog, zaradi katerega pošiljate spletno pismo, ter natančno zapišete, kaj od prejemnika pričakujete. Če je vaše sporočilo zgolj informativne narave, to poudarite na začetku sporočila.

3. Če je spletno sporočilo večdelno, ga poskušajte razdeliti na več odstavkov.

Ko imate veliko za povedati (ob razlaganju konteksta ipd.), v sporočilu uporabljajte odstavke. Prejemnik bo tako lažje prebral vaše sporočilo, v nasprotnem primeru pa bo branje verjetno preložil na kakšen kasnejši datum, ko bo imel dovolj energije za to, da se prebije skozi dolgo besedilo.

4. Pišite le eni osebi naenkrat.

Ko se ljudje znajdejo v težavah in potrebujejo pomoč določene organizacije, se pogosto zgodi, da sporočilo naslovijo na več prejemnikov hkrati. Nismo povsem prepričani, kdo nam lahko pomaga, kdo je zadolžen za določeno področje, ipd. Toda v takem primeru se rado zgodi, da boste ostali brez odgovora, brez pomoči in vaš problem se ne bo razrešil. Zakaj? Ker bo vsak izmed prejemnikov sporočila računal na to, da bo kak drugi prejemnik pisma ukrepal. Na koncu ne ukrepa nihče. Prav tako lahko pride do razpršitve odgovornosti med vsemi prejemniki. Nihče se ne bo resnično zavzel za vaš primer z izgovorom, da je nekdo drug odgovoren za to. Bolj osebni pristop je torej nujen, če želite rešiti nastalo težavo.

5. Zadeva sporočila je pomembna.

Polje, kamor vpišete »zadevo« oziroma naslov vašega sporočila, je izjemno pomembno. Tudi na podlagi tega se odločamo, katero pismo bomo najprej prebrali, katera pa bodo počakala. V to polje zato vpišite na kratko razložen namen vašega sporočila in se ob tem izogibajte preveč splošnim opredelitvam, na primer: »Težava«, »Vabilo«, »Informacija«, … .

6. Dan in čas sta pomembna.

Zares pomembnih zadev ne pošiljajte v petek popoldan, še posebej, če te zahtevajo hitro ukrepanje. Najbolje je spletno pošto odposlati v ponedeljek zjutraj. Vaše sporočilo bo na vrhu prejete pošte, ko se bodo v organizaciji odločili pregledati sporočila, prejeta čez konec tedna. V večini organizacij pošto pregledajo zjutraj oziroma v dopoldanskih urah, zato je to pravi čas za pošiljanje.

Priporočamo: Profesionalni email in SMS marketing.

7. Če ni odgovora, pismo ponovno pošljite.

Bolj kot je prejemnik zaposlen (in star), manjša je verjetnost, da vam bo na sporočilo odgovoril. Tu ne gre za nič osebnega, nič nima proti vam, zato ne bodite užaljeni. Preprosto pošljite sporočilo še enkrat, pri čemer izrazite razumevanje za njegovo situacijo (»Vem, da ste zelo zaposleni, toda …«).

Vir: inc.com

shranjeno pod: ,
comments powered by Disqus
Prijavi se na e-novice!
Najbolj brane novice