Česar ne dokumentirate, vam lahko škodi

Avtor — 04.01.2013

V začetku se večini podjetnikov veliko stvari ne zdi pomembnih in jih ne dokumentirajo niti arhivirajo – nikar ne počnite tega, saj ne veste, kdaj vam bo določen dokument prišel prav. Vsi v podjetju morate dokumentirati postopke, sestanke in ostale pomembne in tiste manj pomembne dokumente.

Česar ne dokumentirate, vam lahko škodi

Česar ne dokumentirate vam lahko škodi. (Vir slike: sxc.hu)

Ni vse zgolj v tem, da dokumentirate in arhivirate – nadvse pomembno je tudi to, da želene dokumente najdete hitro in brez težav.

Preberite si nekaj najpogostejših napačnih predstav o managementu dokumentiranja:

“Moj posel je premajhen, da bi potreboval/a strategijo dokumentiranja”

Četudi imate zgolj enega zaposlenega, je zelo pomembno, da imate stvari organizirane, še posebej, če vaši dolgoročni cilji vključujejo rast podjetja.

“Za arhiviranje bom najel zunanjega izvajalca”

Mislite, da si boste prihranili ogromno časa, če boste za storitev dokumentacije, arhiviranja in uničevanja papirjev plačali drugemu podjetju? Niti ne. Sicer pa, ali pri nas sploh kdo ponuja to storitev? Dobra stran arhiviranja lastnih dokumentov je tudi ta, da vsakič, ko dokument potrebujete, točno veste, kje ga poiskati. Poleg tega pa imate dostop do celotne dokumentacije zgolj vi in vaša ekipa.

“Nimam časa za dokumentacijo”

Saj tudi za tožbo nimate časa, vendar je to precej realna grožnja za današnja podjetja. Zapisujte si stvari, arhivirajte dokumente in morda vas bo to kdaj rešilo iz hudih težav.

Pravilna organizacija in shranjevanje dokumentov je velik del poslovanja podjetja. Dokumentacija je ena izmed stvari, ki vam vzame nekaj časa, vendar vam ga na koncu prihrani mnogo več, kot ste pričakovali. Poleg tega pa je dokumentiranje in arhiviranje veliko lažje, kot si predstavljate.

Še preden ustvarite nov dokument, razmislite, ali imate zanj prostor in načrt dokumentiranja in arhiviranja.

Vir: entrepreneur.com

————————————————————————————————————————-

Želite izvedeti več? Vprašajte na forumu! Ste že naš oboževalec na Facebooku? Dodajte nas!

Oznake: , , ,