E-račun

Avtor Matija Kočevar — 10.10.2012
Komentiraj!
V Sloveniji zakonodajo s področja elektronskih računov urejajo predvsem Zakon o davku na dodano vrednost, Zakon o davčnem postopku, Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) ter Slovenski računovodski standardi.
E-račun

E-račun (Vir slike: sxc.hu)

Po Zakonu o davku na dodano vrednost (ZDDV-1-UPB2) davčni zavezanci lahko izdajajo in prejemajo račune v nematerializirani obliki, prav zato je tudi v Sloveniji zadnje čase močno v porastu elektronsko računovodstvo. Davčna uprava RS je pripravila kriterije, ki jih morajo izpolniti davčni zavezanci, da pridobijo dovoljenje za izdajanje in prejemanje elektronskih računov. Pod pojmom "računi so lahko izdani v nematerializirani obliki" je mišljena izmenjava podatkov med računalniki različnih davčnih zavezancev v neki standardni obliki računalniškega dokumenta (elektronskega računa). Izmenjava naj bi praviloma potekala avtomatsko, brez posredovanja človeka, v nepapirni obliki in prek telekomunikacij.

Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1-UPB2) v 84. členu določa, da se račun lahko izda v elektronski obliki v skladu s predpisi, ki določajo elektronsko poslovanje, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

  • zagotovljena mora biti avtentičnost izvirnika računa, tako da prejemnik računa lahko ugotovi, da je tak račun resnično poslal izdajatelj računa;
  • iz elektronskega sporočila morata biti razvidna čas in kraj odpošiljanja in prejema računa;
  • zagotovljena mora biti integriteta računa, tako da uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri onemogočajo spremembo podatkov na računu.

Ne glede na to se račun za namene DDV lahko pošlje ali je dan na razpolago na elektronski način z elektronsko izmenjavo podatkov (EDI), če je zajamčena avtentičnost izvora in integriteta vsebine.

Tretji odstavek 86. člena posebej določa pogoje in način hrambe dokumentacije v elektronski obliki. Davčni zavezanec lahko račune hrani tudi v elektronski obliki, če je davčnemu organu zagotovljen dostop do tako shranjenih podatkov, in če so izpolnjeni naslednji pogoji:

  • podatki, vsebovani v elektronskem dokumentu ali zapisu, so dosegljivi in primerni za poznejšo uporabo,
  • podatki so shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti,
  • iz shranjenega elektronskega sporočila je mogoče ugotoviti, od kod izvira, komu je bilo poslano ter čas in kraj njegovega pošiljanja ali prejema, in
  • uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri onemogočajo spremembo ali izbris podatkov, oziroma obstaja zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti podatkov oziroma sporočil.

Davčna uprava RS je določila kriterije za izdajo dovoljenja za izdajanje računov v elektronski obliki. Za podatke/dokumente (elektronske račune) v nematerializirani obliki mora davčni zavezanec izpolniti/zagotoviti naslednje pogoje:

  1. dosegljivost podatkov v času predpisanega roka hranjenja računov,
  2. primernost podatkov v času predpisanega roka hranjenja računov, verodostojnost podatkov,
  3. jasno in razvidno označena mora biti identifikacija pošiljatelja in prejemnika računa,
  4. zanesljivost opreme in postopkov za preprečevanje nespremenljivosti podatkov.

V skladu z načelom enakovrednosti papirne in elektronske oblike računa mora davčni zavezanec zagotoviti, da je elektronski račun podpisan z varnim elektronskim podpisom in overjen s kvalificiranim digitalnim potrdilom. Davčni zavezanec, ki želi izdajati račune v nematerializirani obliki, mora predložiti davčnemu organu skupaj z vlogo za izdajo dovoljenja tudi dokument, iz katerega je razvidno:

a) Kakšno računalniško rešitev bo zavezanec uporabljal za izmenjavo podatkov z ostalimi davčnimi zavezanci (kakšen operacijski sistem uporablja, opisati tehnologije za prenos podatkov, kateri standardi za prenos podatkov bodo uporabljeni, navesti, ali je aplikacija za prenos podatkov integrirana v informacijski sistem davčnega zavezanca ali je samostojna, navesti, ali se bo prenos podatkov vršil avtomatsko ali s posredovanjem človeka)

b) Vsebina računalniškega dokumenta (račun v nematerializirani obliki)

c) Varnost in zaščita (katere kontrole ima vgrajene v računalniško rešitev, ki zagotavljajo pravilno in zanesljivo obdelavo podatkov, katere kontrole ima vgrajene v računalniško rešitev, ki preprečujejo nepooblaščeno dodajanje, spreminjanje ali brisanje hranjenih računalniških zapisov)

Zakon o davčnem postopku (ZdavP-2) določa, da mora mora davčni zavezanec, ki računalniško obdeluje podatke, na zahtevo davčnega organa zagotoviti izpis podatkov na zahtevanih medijih ter dostop do programske in strojne opreme, preizkušanje ustreznosti računalniških programov in ustreznosti računalniške obdelave podatkov.

Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP-UPB1) je pod določenimi pogoji (dosegljivost in primernost podatkov za poznejšo uporabo) izenačil klasično papirno in elektronsko obliko hranjenja.  Splošno formulacijo enakovrednosti papirne in elektronske oblike natančneje določa 12. člen ZEPEP-UPB-1. V njem je navedenih pet pogojev, ki morajo biti izpolnjeni, da je elektronsko hranjenje dokumentov (npr. računov) zakonsko nesporno oziroma sprejemljivo:

a) Podatki, vsebovani v elektronskem dokumentu ali zapisu, so dosegljivi in primerni za poznejšo uporabo. (Podatki morajo biti dosegljivi tudi po poteku daljšega obdobja od njihovega zapisovanja. V tej zahtevi je vključena potreba po zagotavljanju ustreznih varnostnih kopij in preventivnih ukrepov oziroma postopkov, ki bodo preprečevali izgubo podatkov, ki bi lahko nastala ob neustreznem delovanju elektronske opreme oziroma tehnologije. Poleg dosegljivosti je treba zagotoviti tudi primernost oblike, ki bo omogočila uporabo podatkov tudi po daljšem obdobju oziroma tudi v pogojih, ko se bodo spremenile tehnične značilnosti strojne in programske opreme.).

b) Podatki so shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti,  ali v kaki drugi obliki, ki verodostojno predstavlja oblikovane, poslane ali prejete podatke.

c) Iz shranjenega elektronskega sporočila je mogoče ugotoviti, od kod izvira, komu je bilo poslano ter čas in kraj njegovega pošiljanja ali prejema.

d) Uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri onemogočajo spremembo ali izbris podatkov, ki ga ne bi bilo mogoče preprosto ugotoviti, oziroma obstaja zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti sporočila.

Enakovrednost elektronske in papirne oblike računov pa ne velja za naslednje pravne posle: pravne posle, s katerimi se prenaša lastninska pravica na nepremičnini ali s katerimi se ustanavlja druga stvarna pravica na nepremičnini; oporočne posle; pogodbe o urejanju premoženjskih razmerij med zakoncema; pogodbe o razpolaganju s premoženjem oseb, ki jim je odvzeta poslovna sposobnost; pogodbe o izročitvi in razdelitvi premoženja za življenja; pogodbe o dosmrtnem preživljanju in sporazume o odpovedi neuvedenemu dedovanju; darilne obljube in darilne pogodbe za primer smrti; kupne pogodbe s pridržkom lastninske pravice; druge pravne posle, za katere zakon določa, da morajo biti sklenjeni v obliki notarskega zapisa.

Davčni zavezanec, ki pošilja in izdaja elektronske račune, mora svojo izbiro o elektronskem pošiljanju računov vnaprej priglasiti pristojnemu davčnemu organu na obrazcu eRačuni, drugače velja, da račun ni izdan za namene uveljavljanja odbitka vstopnega DDV. Obrazec eRačuni je v prilogi pravilnika in je njegov sestavni del. Obrazec eRačuni lahko davčni zavezanec predloži davčnemu organu v papirni obliki ali v elektronski obliki prek sistema eDavki. Davčni zavezanec sme elektronske račune uporabljati od prvega dne meseca, ki sledi dnevu priglasitve.

Gospodarska zbornica Slovenije je definirala standard e-računa (E-SLOG), ki si ga lahko ogledate tukaj.

VIRI:

  • Davčna uprava RS,
  • Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1-UPB2),
  • Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP-UPB1).
comments powered by Disqus
Prijavi se na e-novice!