Iz Slovenskega podjetnika: Učinkovito upravljanje s časom

Avtor Verlag Dashöfer — 11.12.2012
Komentiraj!
V današnjem času imamo občutek, da je nemogoče biti kos vsem nalogam, ki jih moramo oziroma želimo opraviti. Težko lovimo ravnotežje med službo, družino in časom zase. Kaj šele, da ga nekaj namenimo dodatnemu izobraževanju.
Iz Slovenskega podjetnika: Učinkovito upravljanje s časom

V današnjem času imamo občutek, da je nemogoče biti kos vsem nalogam, ki jih moramo oziroma želimo opraviti.

Ljudje, ki jim to uspeva, so redki. V čem je njihova skrivnost? Prelagajo več obveznosti na druge? Se znajo upreti nepotrebnim nalogam, ki ne prinašajo želenega učinka? Se znajo bolje organizirati? So umetniki, lažnivci ali lenuhi?

Kategorija časa ima določene značilnosti, ki jih predstavljamo v vestniku Slovenski podjetnik. Vsekakor je njegova ponudba neelastična in se ne more prilagoditi našemu povečanemu povpraševanju po njem. Tudi če nam kdaj ostane kakšna ura »odvečnega« časa, je ne moremo uskladiščiti in uporabiti kasneje. Namesto časa ne moremo uporabiti kakšne druge dobrine, kot lahko to storimo pri materialu. Časa se ne da zaustaviti (kar je na zobozdravniškem stolu še sreča), žal tudi kupiti ne. Pa vendar je imeti ali ne imeti čas stvar naše odločitve. Kako?

Obstaja veliko teorij in metod načrtovanja in organizacije dela pa vendar se le malokdo loti analize lastnega časa, delovnega in prostega. Čeprav poznamo veliko »trikov« upravljanja s časom, jih le redko uporabimo. Nekateri ljudje pa porabijo za načrtovanje nalog skoraj toliko časa kot za njihovo opravljanje.

Vedno je čas za spremembe in izboljšanje svojega življenja!

Cilji gospodarjenja s časom

Želimo si, da bi bilo naše delo čim bolj učinkovito. Da bi v danem času lahko opravili čim več prioritetnih nalog za doseganje cilja, ki smo si ga zastavili. Želimo si, da bi te naloge opravili čim bolj kakovostno. V svoje življenje bi radi vnesli več ustvarjalnosti, novih pristopov k reševanju problemov. Želimo zmanjšati stres, nervozo, slabo voljo in postati bolj potrpežljivi. Želimo si izboljšati medosebne odnose na delovnem mestu in doma. Želimo se več družiti s prijatelji, se posvečati športu, branju in drugim hobijem. Skratka, vsi imamo enako časa, samo različno ga znamo izkoristiti.

Kako izrabljamo svoj čas?

Najpogostejše izjave ljudi, ki ne planirajo svojega časa in ga zato tudi slabo izkoristijo:

  • Neprestano nekam hitim in sem ves čas v časovni stiski.
  • Ne vem, ali bom sploh kdaj prišel »na tekoče«.
  • Ves čas »lovim roke«.
  • Komaj še uspem vse narediti, kar mi naložijo.
  • Ne vem, kdaj si bom sploh lahko vzel čas samo zase ali za družino; če bo šlo tako naprej – nikoli.
  • Vedno bolj sem utrujen, nemiren, nervozen.
  • Najraje bi ušel na samotni otok …

Učinkovita izraba časa je ključnega pomena za visoko produktivnost in dobro delovno klimo.

Motnje pri delu in učinek žaginega lista

Zjutraj pridete v službo pol ure prej, da bi v miru napisali tedensko poročilo. Psihično ste se pripravili na nalogo, ki vam sicer ni ravno pri srcu. Takoj se naloge lotite, čez 5 minut pa vstopi kolega. Navdušeno vam začne komentirati včerajšnjo hokejsko tekmo. Vljudno mu par minut prisluhnete, nato pa se opravičite, da imate pred seboj zahtevno nalogo. Kolega odide. Koliko časa ste izgubili? Računati ne smemo le časa obiska, temveč še čas, ki ga porabite, da se ponovno lotite dela, tokrat z zmanjšano zagnanostjo in slabšo osredotočenostjo. Če vas minuto zatem pokliče še jezna stranka, ki vas zaradi neupravičene pritožbe vrže s tira, boste po pogovoru potrebovali še nekaj časa za pomiritev, nalogo pa (če boste imeli še kaj volje) začeli pisati znova.

Se kdaj vprašate, koliko stane vaša delovna ura in koliko stane vaša »motena« delovna ura? Neprestane motnje in prekinitve terjajo od nas dodatno energijo in zagon, da nadaljujemo delo tam, kjer smo končali.

Vsakokrat, ko nalogo/aktivnost odložimo, gre v nič velik del porabljenega časa. Naša storilnost se zaradi njih znatno zmanjša.

Kateri so vaši tatovi časa?

Vas sodelavci med delom velikokrat zmotijo? Vam pogosto zvoni telefon, klic pa ni namenjen vam? So vaši sestanki predolgi? Ste perfekcionist? Vas nenehno zanima, kdo je ravnokar šel mimo vrat? Se obotavljate in zavlačujete z nalogami, ki vam niso najbolj všeč? Se težko odločite, katero nalogo bi najprej opravili? Če ste na večino vprašanj odgovorili pritrdilno, potem je pravi čas, da definirate motnje pri delu in tako poiščete vaše tatove časa. Tokrat Slovenski podjetnik predstavlja prva dva, in sicer papirji/dokumentacija ter sestanki ter predlaga možne praktične rešitve:

Načrtovanje aretacij tatov časa

TAT ČASA

MOŽNE REŠITVE

PAPIRJI/DOKUMETACIJA

 

Ÿ PREJEMAM PREVEČ PAPIRJEV

 

Ÿ PAPIRJI SE MI KOPIČIJO NA MIZI

 

Ÿ IZGUBLJAM, ZALOŽIM, NE NAJDEM JIH

 

- razporedite papirje (ali vaša tajnica): »nujno«, »kasneje«, »informacija«

- določite obvestila in poročila, ki jih morate nujno prejemati

- izbrišejo naj vas iz seznama prejemnikov za vas nekoristnih informacij

- naročite povzetek, ne poročila

- naučite se diagonalnega branja

- sproti preglejte in uredite pošto

- prve pol ure dneva si rezervirajte za nujna sporočila

- vsak dan obdelajte vsaj 90% vseh papirjev

- manj nujno branje načrtujte za konec dneva

- imejte na mizi red

- ne zadržujte papirjev, sproti jih rešite in takoj arhivirajte

- odlaganje si uredite tako, da boste papirje hitro in enostavno našli

 

 

 

 

Ÿ PISANJE SPOROČIL

 

Ÿ PISANJE POROČIL, ANALIZ

 

 

- več uporabljajte telefon

- opustite formalne pisne potrditve

- pišite jedrnate opombe (»da«, »ne«, »prosim razgovor«)

- preverite, ali lahko prejemnik poročila pride do podatkov kako drugače

- preverite, ali je taka frekvenca poročil res potrebna

- vprašajte se, kakšen je cilj poročil

- pišite v alinejah in ne v prostem tekstu

- poglejte, ali se podatki iz poročil ne podvajajo s poročili sodelavcev

- dokument primi v roko samo enkrat (ko začneš, končaj v enem zamahu)

 

SESTANKI

MOŽNE REŠITVE

 

Ÿ  SESTANKI SO PREDOLGI

 

Ÿ SESTANKI NISO UČINKOVITI

 

Ÿ NE DRŽIMO SE DNEVNEGA REDA

 

Ÿ NA SESTANKIH TEŽKO OBLIKUJEMO SKLEPE

- odpravite periodične sestanke, če res niso potrebni

- naj vas črtajo iz seznama udeležencev sestankov, kjer vaša prisotnost ni nujna (priskrbite si sklepe, pošljite nekoga drugega)

- na vabilih napišite trajanje sestanka: od–do

- ne oddaljujte se od dnevnega reda, nove teme obravnavajte na naslednjem sestanku

- določite pravila obnašanja

- ne dolgovezite, ne čvekajte

- vsaka točka dnevnega reda mora imeti cilj–sklep

- predloge pripravite in pošljite vnaprej – ne šele na sestanku

- manj udeležencev, krajši sestanki

Naslednji teden lahko preberete in poiščete še preostale tatove ter nove praktične rešitve na področju obiskov/pogovorov, delovnih nalog in telefonov.

Polona Zupančič, univ. dipl. ekon.

Več o Slovenskem podjetniku >>

shranjeno pod:
comments powered by Disqus
Prijavi se na e-novice!
Najbolj brane novice