Zapisi z delavnice Maksimalna Produktivnost

Avtor — 16.02.2017
Z Blažem Kosom smo že tretjič izvedli delavnico Maksimalna Produktivnost. 4-urna delavnica je namenjena izboljšanju učinkovitosti in organizacije za večjo produktivnost. V nadaljevanju lahko preberete nekaj poudarkov z dogodka.
Zapisi z delavnice Maksimalna Produktivnost

Produktivnost

Delavnica je plod večletnega posvečanja izboljšanju učinkovitosti, čemur se je zavezal Blaž Kos. Poleg omenjene tematike se je Blaž na delavnici posvetil tudi nekoliko širši tematiki: splošnemu izboljšanju življenjskega sloga s pomočjo trikov in nasvetov. Ključ do maksimalne produktivnosti je namreč harmonija na vseh področjih, tudi na zasebnem.

Ključni poudarki Blaževega predavanja

Elektronska pošta

Na e-pošto nikoli ne odgovarjajmo v realnem času, saj je to izguba časa. Za velik del prejete pošte lahko že vnaprej ocenimo, da nam ne bo prinesla nobene koristi. Pošiljateljem se za takšno pošto na kratko zahvalimo in jim sporočimo, da nas sodelovanje ne zanima. Pošto pregledujmo dvakrat dnevno, okoli 10.00 in 16.00. Odgovarjajmo čimbolj kratko in jedrnato, da se izognemo dodatnim vprašanjem in pojasnilom.

Družabna omrežja

Facebook, Twitter in ostala družabna omrežja so veliki kradljivci časa. Blaž jih sicer še vedno uporablja, ampak na svoj način. Ne sledi več večini svojih prijateljev; namesto tega je pričel slediti izobraževalnim stranem. Na ta način se je izognil nekoristnemu spremljanju dnevnih aktivnosti svojih znancev in prijateljev ter tovrstne informacije zamenjal s koristnimi izobraževalnimi vsebinami.

Sestanki

Sestanki so največji kradljivec časa v podjetju, zato jih je treba omejiti. Večino sestankov je mogoče nadomestiti s telefonskimi pogovori, elektronsko pošto … Na ta način prihranimo čas, hkrati pa se ohrani tudi točen zapis predlogov, sklepov, dogovorjenega. Nujne sestanke lahko skrajšamo tako, da potekajo stoje in so omejeni na 15 ali 20 minut. Vsak sestanek se mora obvezno končati s sklepom: ali bomo sodelovali ali ne, kaj so naslednji koraki … Pred sestankom vnaprej določimo, koliko časa imamo, nato pa se držimo zastavljenih omejitev.

Dotaknili smo se tudi tako imenovanih strateških sestankov. Pri teh je še bolj pomembno, da postavimo cilje od sestanka do sestanka. Ugotoviti moramo tudi, kako pogosto so ti sestanki smiselni in kdo naj bo na njih prisoten.

Pametni telefoni

Ena od stvari, ki so najbolj zasvojljive, so igralni avtomati. Dandanes imamo vsi pametne telefone, ki so v veliko stvareh zelo podobni igralnim avtomatom. Blaž svetuje, da se najprej znebimo vseh motečih aplikacij. Telefon nujno izklopimo med sestanki, intenzivnim delom, pogovori s sodelavci in tudi bližnjimi.

Delavnico Maksimalna Produktivnost bomo ponovili 22. 2. 2017. Zagotovite si svoj termin >>

Ne izgubljajte časa po nepotrebnem

V širšem časovnem okviru izgubljamo precej časa z določenimi stvarmi, na primer s čakanjem na sestanek, čakanjem, da se prižge računalnik, iskanjem neurejenih datotek na računalniku. Vzemimo si nekaj časa in omenjene stvari organizirajmo tako, da nam bodo na dnevni ravni vzele kar se da malo časa. Na dolgi rok lahko na ta način prihranimo ogromno časa.

Prioritete

Današnji svet je zastavljen tako, da smo večino časa preobremenjeni. Zato moramo določiti prioritete. Naloge razdelimo na: nujne / nenujne, pomembne / nepomembne. Na ta način lahko že v prvi fazi odkrijemo naloge, za katere ugotovimo, da niso nujne, niso potrebne – te lahko zavržemo. 

Bistvo učinkovitega delovanja je, da poskrbimo za to, da je odločitev čim manj. Zavrzite vse stvari, ki jih ne potrebujete, na primer obleke, ki jih ne nosite. Svojo pozornost usmerite v stvari, ki so nujno potrebne. Prioritete si morate postaviti tako v službenem / poslovnem kot tudi v zasebnem svetu. Ključ do dobre produktivnosti je ravnotežje tudi v zasebnem svetu: na področjih zdravja, odnosov …

Delegiranje

Čim prej se moramo naučiti delegiranja. Za vsako nalogo, ki jo prejmemo, se vprašajmo: ali lahko oziroma ali moram nalogo opraviti sam? Jo lahko komu delegiram? Pri vzpostavitvi tovrstnega sistema se moramo v začetku morda zanesti na avtokratski način vodenja.

Orodij za delegiranje je precej, pogosto pa se pojavi velik problem v implementaciji oziroma uporabi teh orodij na dnevni bazi. Za začetek zadostuje elektronska pošta, v nadaljevanju pa lahko začnemo uporabljati katerega od spletnih orodij, ki so na voljo.

Opravljanje več nalog hkrati in seznami opravil (angl. to-do lists)

Blaž ugotavlja, da je opravljanje več nalog hkrati (angl. multitasking) največji sovražnik produktivnosti. Izberimo si nalogo, se ji 100-odstotno posvetimo in jo opravimo do konca.

Orodij za organiziranje seznamov opravil je veliko: od sistema Evernote do sistema Kanban (sistem samolepljivih listkov, ki jih premikamo od načrtovanja do zaključka). Obstajajo tudi precej kompleksni sistemi, ki omogočajo bolj konkretno načrtovanje (100-dnevni načrt, 14-dnevni sprinti …). Najboljše orodje ne obstaja. Vsak posameznik naj sam preizkusi več možnih sistemov in se odloči za tistega, ki je zanj najbolj primeren. 

Nekaj zaključnih besed

Dobre prakse ne obstajajo. Težko je posnemati obstoječe sisteme ljudi, pri katerih ti sistemi delujejo. Kar za nekoga odlično deluje, se morda pri kom drugem ne obnese. Spoznati moramo čim več različnih načinov in orodij, jih preizkusiti in na podlagi testa izbrati način oziroma sistem, ki se nam zdi najbolj učinkovit.

Uvajanje sprememb v sistem je zahteven in dolgotrajen proces. Lotiti se ga moramo premišljeno, z jasno izdelanim načrtom, z definiranimi željami in pričakovanji. Pri tem bodimo potrpežljivi s svojimi sodelavci oziroma člani ekipe.

Vtisi udeležencev

“Hvala Blažu za predavanje. Kot pri vsaki stvari se da tovrstne stvari prebrati na spletu, ampak jih je zelo koristno slišati v strnjeni obliki, ki je bila preverjena in preizkušena v praksi. Na predavanju sem si postavil 5 konkretnih ciljev, ki jih bom od jutri naprej implementiral v svoj vsakdan.” Lojze Bertoncelj, CorpoHub

Delavnico Maksimalna Produktivnost bomo ponovili 22. 2. 2017. Zagotovite si svoj termin >>

Morda vas zanima tudi sorodna vsebina
Nejc Zupan: »Podjetja, ki ne bodo delala na daljavo, čez desetletje, dve ali tri ne bodo več obstajala«

Nejc Zupan: »Podjetja, ki ne bodo delala na daljavo, čez desetletje, dve ali tri ne bodo več obstajala«

V sodobnem svetu so geografsko razpršene ekipe vedno bolj pogoste, saj moderna tehnologija posameznikom s celega sveta omogoča sprotno sodelovanje. Delo na daljavo vključuje različne izzive – v nadaljevanju ponujamo nekaj nasvetov, kako se soočiti z njimi. Preberite več >>

Ideje za pokončno podjetniško držo in razbremenitev stresnega dneva

Ideje za pokončno podjetniško držo in razbremenitev stresnega dneva

Prav vsak podjetnik dobro ve, kako pomembno je redno tedensko gibanje za ohranjanje zdravja in vitalnosti. Vendar realnost je žal taka, da pri napetem podjetniškem življenjskem slogu pogosto zmanjka volje in energije za šport ter redno telesno aktivnost. Preberite več >>

Želite biti bolj produktivni? Znebite se škodljivih navad

Želite biti bolj produktivni? Znebite se škodljivih navad

Večja produktivnost ni posledica večje količine dela, temveč pametnejšega delovanja in izkoriščanja vsakega dne. Zastavljeni cilj opraviti več v krajšem času boste lažje dosegli, če se boste znebili slabih navad, ki jih predstavljamo skupaj z nasveti, kako jih premagati. Preberite več >>

Kako ostati fit na službenem potovanju?

Kako ostati fit na službenem potovanju?

Eden največjih izzivov za podjetnike je, kako skrbeti za svoje zdravje, telesno pripravljenost in dobro počutje na stresnih službenih potovanjih. V prispevku predstavljamo nekaj nasvetov, kako lahko s pomočjo preprostih trikov ostanete zdravi in fit tudi na poti. Preberite več >>

Infografika: 10 nasvetov za bolj produktivne sestanke

Infografika: 10 nasvetov za bolj produktivne sestanke

Statistika kaže, da se tržniki in podjetniki udeležijo približno osmih sestankov na teden. Se vam to zdi preveč? Se vam zdi, da na sestankih samo govorite, pri tem pa ne storite nič produktivnega? V prispevku vam predstavljamo 10 nasvetov za bolj produktivne sestanke. Preberite več >>

Podjetnik, se ti je okoli trebuha začel nabirati šlauf? Ukrepaj takoj!

Podjetnik, se ti je okoli trebuha začel nabirati šlauf? Ukrepaj takoj!

Podjetniško življenje je lahko ena najbolj pestrih življenjskih dogodivščin. Uresničevanje norih idej, spreminjanje sveta, kreativno delo, vznemirljivi izzivi, kovanje strategij za prevlado na trgu in še bi lahko naštevali. Preberite več >>

Kakšen je zajtrk zmagovalnih podjetnikov?

Kakšen je zajtrk zmagovalnih podjetnikov?

Pregovor pravi, da se po jutru dan pozna. Zajtrk za nekatere predstavlja najpomembnejši obrok dneva, za druge pa ne – odvisno od potreb in ciljev posameznika. Za moč in energijo je pomembno, da čez dan telesu zagotovimo temeljno gorivo v obliki ključnih sklopov hranil. Preberite več >>

Video: Kako do kulture velikodušnosti v podjetju?

Video: Kako do kulture velikodušnosti v podjetju?

Zaposleni lahko na svojem delovnem mestu ravnajo kot dajalci, jemalci ali izenačevalci. V TED nastopu organizacijskega psihologa Adama Granta boste spoznali nekaj preprostih strategij, da boste v vašem podjetju uspeli ustvariti kulturo, ki bo dovoljevala največjo produktivnost. Preberite več >>

5 jutranjih navad za izboljšanje produktivnosti

5 jutranjih navad za izboljšanje produktivnosti

Zdi se, da se po jutru res dan pozna. Včasih ste že zjutraj osredotočeni na vsak detajl, pripravite si odličen zajtrk in preizkusite novo pričesko. Včasih pa se želite že navsezgodaj pretihotapiti v pisarno neprespani in oblečeni v včerajšnjo srajco. Se zgodi – tudi najboljšim. Preberite več >>

Škodljive navade so sovražnik produktivnosti

Škodljive navade so sovražnik produktivnosti

Če želite biti bolj produktivni, začnite delati bolj pametno in izkoristite vsak dan. Pri doseganju zastavljenega cilja – opraviti več v krajšem času – vas ovirajo nekatere škodljive navade. V prispevku predstavljamo, kako se lahko znebite najpogostejših slabih navad. Preberite več >>

Oznake:
Iskanje
MP izobraževanja

MP svetovanje

MP svetovanje

Ste pred ustanovitvijo podjetja, a imate premalo informacij? Ne veste, kateri stroški so povezani z ustanovitvijo? Je za vas bolj primeren s.p. ali d.o.o.? Kako je z obdavčitvijo podjetja? Se vam splača postati normirani s.p.? Kako je s popoldanskim s.p.? Vabljeni na individualno svetovanje. Preberite več >>

Pravno svetovanje

Pravno svetovanje

Imate v svojem podjetju težave pri sestavljanju in pregledu pogodb? Niste prepričani, če so pogoji uporabe na vaši spletni strani ustrezni? Bi radi izboljšali pogodbo o zaposlitvi, poslovodenju ali ostale pogodbe? Imate težave s kršenjem blagovne znamke? Rešitev je pravno svetovanje. Preberite več >>

MP dogodek: Facebook oglaševanje

MP dogodek: Facebook oglaševanje

Facebook oglaševanje je koristno orodje tako za grajenje blagovne znamke kot tudi za izboljšanje prodaje. Na tokratnem dogodku se bomo s strokovnjakom za Facebook oglaševanje osredotočili na prodajni del: Facebook oglase. Preberite več >>

MP dogodek: Razvij svojo idejo v donosen posel!

MP dogodek: Razvij svojo idejo v donosen posel!

Mnogokrat se na nas obrnejo posameznice in posamezniki z idejo, ki bi jo radi pretvorili v posel. V večini primerov ostane le pri poizvedovanju, pa čeprav gre velikokrat za ideje, ki imajo s pravim pristopom velik potencial. Preberite več >>

Vse za podjetje