Napake, ki jih delamo pri naslavljanju v elektronskih sporočilih

Avtor Maruša Žibert — 12.04.2015
Komentiraj!
Če se prijavljate na razpisano delovno mesto, komunicirate s svojimi sodelavci ali pa pošiljate ponudbe svojim potencialnim strankam, vedite, da dober naslov elektronskega sporočila predstavlja prvo stopničko do vašega uspeha.
Napake, ki jih delamo pri naslavljanju v elektronskih sporočilih

Pazite, da bo vaše sporočilo brezhibno (Vir slike: YouTube).

Dober naslov je namreč najboljše orodje, kako pritegniti pozornost našega naslovnika. Ko sestavimo sporočilo, se pogosto vprašamo, kako bi ga naslovili, pri tem pa pogosto naredimo tudi napake.

Pomembno je, da zapišete naslov. Zagotovo ste že prejeli elektronsko sporočilo, ki ni imelo naslova. Prejem takšnega sporočila ni prijeten. Pomislite, da bi bili na mestu delodajalca, in bi prejeli sporočilo brez naslova. Če upoštevamo, da podjetja dnevno prejmejo na stotine sporočil, bo vaše sporočilo morda ostalo nepregledano.

Sporočila brez naslovov bodo romala v koš

Naslov je zato pomemben del vsakega elektronskega sporočila – pogosto tudi odloča, ali bo prejemnik odprl sporočilo ali ne. Vplival pa bo tudi na to, ali bo nanj odgovoril. Sporočila brez naslova bodo pogosteje spregledana, izgubljena, morda celo izbrisana.

Veste, kdaj vas lahko na račun elektronskih sporočil obišče inšpektor? >>

Polovica sporočil se prebere na telefonih

Izogibajte se predolgim naslovom. Običajno nam spletne poštne storitve prikažejo okoli 60 znakov sporočila, na mobilnem telefonu od 25 do 30. Če upoštevamo podatek, da je danes skoraj polovica elektronskih sporočil pregledana kar na telefonih, moramo temu primerno prilagoditi tudi naš naslov. Če boste napisali več kot osem besed, na začetku pa izpustili najpomembnejše besede oziroma podatke, se lahko zgodi, da bo prejemnik vaše sporočilo preprosto ignoriral.

Jasno in direktno sporočilo

Bodite jasni. Naj vaš naslov izraža točna in jasna navodila. Bodite natančni, direktni in uporabljate dobre ključne besede, ki bodo vašega prejemnika pritegnile k odprtju in branju vašega elektronskega sporočila.

Uporabite dobre ključne besede. Za naslov ne uporabljajte besed, kot so Živjo, Hvala in podobno. Če se prijavljate za delovno mesto, zapišite, za katero delovno mesto se prijavljate.

Brez velikih tiskanih črk in klicajev

Izogibajte se velikim tiskanim črkam v naslovu. Že res, da boste s tem pritegnili pozornost prejemnika, vendar na povsem napačen način. Velike tiskane črke v digitalnem svetu oziroma komunikaciji simbolizirajo kričanje. Naša naloga ob pošiljanju elektronskih sporočil pa je spodbuditi sproščeno vzdušje, ne pa živčnost. Izogibajte se tudi (pretirani) uporabi klicajev.

Uporabljate klicaje in vprašaje v sporočilih? Potem preberite to >>

Spoštujte prejemnikov čas

Izogibajte se tudi pisanju naslovov, ki se končajo v sporočilu. Če začenjate naslov sporočila z mislijo ali vprašanjem, ki se nato konča v sporočilu, je prejemnik primoran odpreti sporočilo, da izve, kaj mu želite sporočiti. Tak način naslavljanja mnogi označujejo kot moteče. Glede na to, da je bistvo naslova jasnost in spoštljiv odnos do prejemnikovega časa, je to popolnoma napačna pot.

Brez napak!

Pazite, da bo vaše sporočilo brezhibno. Torej, brez napak in s pravim naslavljanjem. Preverite, kdo je prejemnik vašega sporočila. Najbolje je, da pred pošiljanjem še enkrat preverite naslov sporočila in njegovo vsebino.

Določite rok za odziv

Prejemniki sporočil želijo vedeti, ali morajo resnično prebrati vaše sporočilo ob samem prejetju in ali se morajo nanj odzvati. Če se morajo odzvati, to napišite na jasen način. Določite tudi rok za odziv. V tem primeru zapišite, prosim za odgovor do petka. Če ne zahtevate odgovora, zapišite, da odgovor ni potreben.

Kako naj prejemnik ve, da je sporočilo naslovljeno povsem zanj?

Dober trik za vzbujanje pozornosti je tudi, da v naslov sporočila zapišete ime in priimek prejemnika. Tako bo prejemnik točno vedel, da je namenjen njemu in da sporočilo vsebuje zanj pomembne informacije.

comments powered by Disqus
Prijavi se na e-novice!