Poslovanje brez papirja

Pisarna brez papirja so sanje skoraj vsakega podjetnika. Marsikdo ima občutek, da vsak dan v pisarno prispe več papirja – ni čudno, saj se je poraba papirja po svetu med letoma 1999 in 2000 podvojila. Danes se poraba papirja sicer znižuje, vendar je kljub temu še vedno visoka.
Poslovanje brez papirja

Poslovanje brez papirja. (Vir slike: sxc.hu)

Zakaj se je z digitalizacijo povečala poraba papirja?

Že res, da so podjetja pričela shranjevati podatke v digitalni obliki, vendar so tiskalniki postali toliko bolj dostopni in delavci so tiskali tudi že digitalizirane dokumente.

Stran s fascikli

Ne glede na to, da imamo na voljo ogromno digitalnih shramb za dokumente, nas še vedno večina hrani račune, odrezke, naročilnice in dobavnice v papirni obliki v fasciklih, mapah ali kartonskih škatlah. S takim načinom shranjevanja ponavadi nihče nima problemov, dokler ni treba česa poiskati. Takrat se začne mučno brskanje po kupu papirja, ki lahko traja v nedogled – se vam ne zdi, da bi lahko za to obstajala boljša rešitev? Da, obstaja boljši način, ki se mu reče digitalizacija.

Za pisarno brez papirja potrebujete …

Da bi prešli iz papirne dobe v digitalno, potrebujete tri stvari:

  1. spletni prostor za shranjevanje dokumentov Dropbox (ali Google Drive, Apple iCloud, SugarSync …),
  2. zmogljiv in kvaliteten skener,
  3. največji in najmočnejši uničevalec papirja in dokumentov.

Zelo pomembno je, da kupite dober skener in vse papirje, ki jih dobite, skenirate in spravite tako, da boste znali kar se da hitro poiskati dokument, ko ga boste potrebovali. V kolikor ima posamezen dokument več strani in vsebuje še dodatne papirje, te skenirajte tako, da bo posamezen dokument shranjen v en PDF dokument (ne shranjujte vsake strani dokumenta posebej).

V kolikor se težko organizirate in vedno pozabite ime dokumenta in prostor, kamor ste ga shranili, naj vas nič ne skrbi, saj lahko s pomočjo iskalnika OCR (Optical Character Recognition) iščete med dokumenti s pomočjo besed v dokumentih (in ne zgolj besed, ki so v naslovu dokumenta).

Zelo preprosto je digitalizirati dokumente, vendar bodite pozorni, da imate dokumente vedno shranjene vsaj na dveh mestih (npr.: na lokalnem disku in na spletnem mestu).

Za konec pa smo pustili še najslajše – vzemite velik kup papirja in ga spustite čez uničevalnik. Nikar ne bodite skopuški, kupite si takšnega, ki bo za šalo raztrgal tudi cel imenik.

Vir: business-opportunities.biz

————————————————————————————————————————-

Želite izvedeti več? Vprašajte na forumu! Ste že naš oboževalec na Facebooku? Dodajte nas!

Oznake: , , , ,
Iskanje
↓ Pomagamo vam pri rasti ↓

Dan odprtih vrat v MP coworkingu

24.10.2017 od 14:00 do 18:00
Dan odprtih vrat v MP coworkingu

V torek, 24. oktobra 2017, v coworkingu Zavoda mladi podjetnik organiziramo dan odprtih vrat. Vabljeni, da se oglasite in nas spoznate.
Preberite več >>

MP dogodek: Razvij svojo idejo v donosen posel!

25.10.2017 od 17:00 do 19:00
MP dogodek: Razvij svojo idejo v donosen posel!

Mnogokrat se na nas obrnejo posameznice in posamezniki z idejo, ki bi jo radi pretvorili v posel. V večini primerov ostane pri poizvedovanju, pa čeprav gre velikokrat za ideje, ki imajo velik potencial.
Preberite več >>

MP delavnica: Maksimalna Produktivnost

27.10.2017 od 14:00 do 18:00
MP delavnica: Maksimalna Produktivnost

Povečajte svojo produktivnost z naprednimi vitkimi in agilnimi prijemi. V celotni zgodovini človeštva sta predvsem inoviranje in superiorna organiziranost vedno vodili na vrh ter do novih nepričakovanih uspehov - tudi v podjetništvu in poslovnem svetu.
Preberite več >>

MP delavnica: Google Analytics

04.11.2017 od 9:00 do 16:30
MP delavnica: Google Analytics

Imate spletno stran oziroma trgovino ter za oglaševanje vašega produkta ali storitve zapravite več 100 ali 1000 evrov mesečno, pa se to pri prodaji ne pozna dovolj? Kaže, da imate težave pri učinkovitosti oglasov. Obstaja rešitev, ki se ji reče Google Analytics.
Preberite več >>

MP dogodek: Optimizacija spletnih strani

10.11.2017 od 14:00 do 17:30
MP dogodek: Optimizacija spletnih strani

Klasična trgovina z odličnimi izdelki in nizkimi cenami ni vredna veliko, če se nahaja na odročni lokaciji, kjer je nihče ne obišče. Podobno velja za spletne strani in spletne trgovine. Če vas obiskovalci ne najdejo, potem tudi nakupa ne morejo opraviti. Zato je tu optimizacija spletnih strani.
Preberite več >>

MP delavnica: Trening javnega nastopanja

15.11.2017 od 17:00 do 19:30
MP delavnica: Trening javnega nastopanja

Se vam zatakne v grlu, ko morate stopiti pred občinstvo? Vabimo vas na 4-tedenski trening javnega nastopanja, kjer bomo obdelali prvine dobrega javnega nastopa, pogledali tremi v oči, se ji globoko nasmejali in skupaj izboljšali vaš javni nastop.
Preberite več >>

Vse za podjetje