Poslovanje brez papirja

Avtor Saba Resnik — 17.12.2012
Komentiraj!
Pisarna brez papirja so sanje skoraj vsakega podjetnika. Marsikdo ima občutek, da vsak dan v pisarno prispe več papirja – ni čudno, saj se je poraba papirja po svetu med letoma 1999 in 2000 podvojila. Danes se poraba papirja sicer znižuje, vendar je kljub temu še vedno visoka.
Poslovanje brez papirja

Poslovanje brez papirja. (Vir slike: sxc.hu)

Zakaj se je z digitalizacijo povečala poraba papirja?

Že res, da so podjetja pričela shranjevati podatke v digitalni obliki, vendar so tiskalniki postali toliko bolj dostopni in delavci so tiskali tudi že digitalizirane dokumente.

Stran s fascikli

Ne glede na to, da imamo na voljo ogromno digitalnih shramb za dokumente, nas še vedno večina hrani račune, odrezke, naročilnice in dobavnice v papirni obliki v fasciklih, mapah ali kartonskih škatlah. S takim načinom shranjevanja ponavadi nihče nima problemov, dokler ni treba česa poiskati. Takrat se začne mučno brskanje po kupu papirja, ki lahko traja v nedogled – se vam ne zdi, da bi lahko za to obstajala boljša rešitev? Da, obstaja boljši način, ki se mu reče digitalizacija.

Za pisarno brez papirja potrebujete ...

Da bi prešli iz papirne dobe v digitalno, potrebujete tri stvari:

  1. spletni prostor za shranjevanje dokumentov Dropbox (ali Google Drive, Apple iCloud, SugarSync ...),
  2. zmogljiv in kvaliteten skener,
  3. največji in najmočnejši uničevalec papirja in dokumentov.

Zelo pomembno je, da kupite dober skener in vse papirje, ki jih dobite, skenirate in spravite tako, da boste znali kar se da hitro poiskati dokument, ko ga boste potrebovali. V kolikor ima posamezen dokument več strani in vsebuje še dodatne papirje, te skenirajte tako, da bo posamezen dokument shranjen v en PDF dokument (ne shranjujte vsake strani dokumenta posebej).

V kolikor se težko organizirate in vedno pozabite ime dokumenta in prostor, kamor ste ga shranili, naj vas nič ne skrbi, saj lahko s pomočjo iskalnika OCR (Optical Character Recognition) iščete med dokumenti s pomočjo besed v dokumentih (in ne zgolj besed, ki so v naslovu dokumenta).

Zelo preprosto je digitalizirati dokumente, vendar bodite pozorni, da imate dokumente vedno shranjene vsaj na dveh mestih (npr.: na lokalnem disku in na spletnem mestu).

Za konec pa smo pustili še najslajše – vzemite velik kup papirja in ga spustite čez uničevalnik. Nikar ne bodite skopuški, kupite si takšnega, ki bo za šalo raztrgal tudi cel imenik.

Vir: business-opportunities.biz

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Želite izvedeti več? Vprašajte na forumu! Ste že naš oboževalec na Facebooku? Dodajte nas!

XR06 - single static MP coworking
comments powered by Disqus
Prijavi se na e-novice!