So sestanki zapravljanje časa? Spremenite to!

Mogoče ste se že tako navadili slabih sestankov, da jih jemljete le še kot nujno zlo. Dobro načrtovani sestanki predstavljajo najbolj učinkovit način predstavitve podatkov, soočenja mnenj in sprejemanja odločitev. In kako voditi takšne uspešne sestanke?
So sestanki zapravljanje časa? Spremenite to!

Več kot 8 ljudi na sestanku je preveč (Vir slike: Freeimages.com)

Slabe sestanke najdemo povsod, tako v startupih kot v velikih korporacijah. So sestanki zapravljanje časa ali priložnost za dvig delovne morale? Z upoštevanjem naslednjih nasvetov bodo vaši sestanki zagotovo postali bolj učinkoviti.

1. Vsak sestanek potrebuje vodjo.

Sestanek med enakovrednimi akterji ponavadi ne prinese vidnega rezultata, ker se na koncu navzoči trudijo sklepati kompromise namesto sprejemati težke odločitve. Vodja sestanka naj bo tisti, ki sprejema odločitve, zato, da se vsi prisotni zavedajo, kdo ima zadnjo in odločilno besedo.

2. Sestanek mora imeti jasen cilj in strukturo.

Sestanek, ki se razvleče, zagotovo nima oblikovanega jasnega cilja ali strukture. Vodja sestanka oziroma tisti, ki skliče sestanek, mora zagotoviti dobro vsebino, postaviti cilje, povabiti relevantne udeležence in vsaj en dan pred sestankom razposlati dnevni red. Vodja sestanka je nato odgovoren tudi za povzemanje odločitev in nadaljnjo razdelitev nalog. To pomeni, da mora navzočim in tudi drugim vpletenim razdeliti določene naloge v najkrajšem možnem času, zraven pa navesti tudi roke, do kdaj naj bi bile zaključene.

3. Tudi informativni in brainstorming sestanki potrebujejo vodjo.

Sestanki, ki so namenjeni le izmenjavi mnenj ali idej, se hitro lahko spremenijo v brezglavo sanjarjenje in zapravljanje časa. Tudi takšni sestanki potrebujejo ključno vodjo, ki vodi in usmerja sestanek ter se trudi najti skupne odločitve.

4. Skličite sestanek samo, ko je nujno.

Če sestanek nima točno določenega namena, potem sestanka raje ne sklicujte. Če imate sestanek samo zaradi sestanka samega ali iz navade, potem je morda bolje, da se najprej vprašate, kaj želite s sestankom doseči. Sestanek je smiselen samo, ko ima določen namen.  

Poznate pravilo dveh pic podjetnika Jeff Bezosa?

5. Več kot 8 ljudi je preveč.

Na sestanek vključite samo toliko ljudi, kot je potrebno. Vsi, ki so na sestanku, so tam zato, da prispevajo svoje ideje, želje, mnenja. Zunanji opazovalci, ki so tam le zato, da sledijo, kaj se dogaja, na tak način samo zapravljajo svoj čas, ki bi ga lahko izkoristili bolj produktivno. Preveč navzočih tudi zmanjšuje kakovost debate. Rezultate sestanka lahko na koncu še vedno delite tudi s tistimi, ki bi jim informacije s sestanka lahko koristile.  

6. Držite se časovnega okvira sestankov.

Začnite ob uri in končajte v roku, ki ste ga predvideli. Na koncu si vedno pustite nekaj časa za povzemanje ključnih odločitev sestanka. Če se vam zdi, da bo sklicani sestanek precej dolg, potem si vzemite tudi čas za odmore. Upoštevajte načelo »manj je več«, saj se pogosto zgodi, da motivacija po eni uri drastično upada. Povabljene vedno tudi seznanite, koliko časa naj si vzamejo za določen sestanek, saj ni nujno, da imajo na razpolago ves delovnik. Če sestanek končate prej, kot ste predvideli, še toliko bolje. Prej kot se vsi vrnejo na delo, bolje je.

7. Bodite z mislimi pri sestanku.

Če boste upoštevali vsa zgornja navodila, potem boste po novem na sestankih prisotni le, če bo to res nujno potrebno. Prav zato je pomembno, da ste ves čas pozorni in se vključujete v pogovor, namesto da zamaknjeno poslušate in preverjate e-poštna sporočila ali kaj je novega na Facebooku. Če na sestanku ne potrebujete prenosnikov, tablic ali mobilnih naprav, potem prosite navzoče, naj jih ne nosijo s seboj ali vsaj zaprejo/ugasnejo. Če vam uspe vsaj to, ste že na pol poti do učinkovitejših sestankov.  

Oznake: , , , ,
Iskanje
↓ Pomagamo vam pri rasti ↓

Google Analytics delavnica in Marko Penko

31.05.2018 od 16:00 do 01.06.2018 19:30
Google Analytics delavnica in Marko Penko

Imate spletno stran oziroma trgovino ter za oglaševanje vašega produkta ali storitve zapravite več 1000 evrov mesečno, pa se to pri prodaji ne pozna dovolj? Kaže, da imate težave pri učinkovitosti oglasov. Obstaja rešitev, ki se ji reče Google Analytics delavnica, ki jo za nas pripravlja Marko Penko.
Preberite več >>

NOVO! Delavnica Kako pravilno pisati za splet?

01.06.2018 od 8:30 do 12:00
NOVO! Delavnica Kako pravilno pisati za splet?

Ali se besedila na spletu razlikujejo od tistih v časopisih, revijah, knjigah? Seveda se, bi se glasil odgovor slehernega avtorja, ki svoje misli objavlja na spletu. Kaj pa če bi vrtali še globlje in vprašali, v čem se besedila razlikujejo, zakaj se razlikujejo in - najpomembneje - ali vse te specifike kot pisci besedil upoštevajo ob njihovi pripravi? Prepričani smo, da odgovor ne bi bil tako suveren.
Preberite več >>

Google AdWords delavnica in Marko Penko

07.06.2018 od 9:00 do 17:00
Google AdWords delavnica in Marko Penko

Pri oglaševanju na Googlu je zelo pomembno poznavanje navodil, trikov in smernic za uspešno postavitev in vodenje AdWords kampanje. Da boste svoje oglaševanje vzpostavili kar se da učinkovito, je tu Google AdWords delavnica, v okviru katere boste spoznali Google AdWords: od osnov do potankosti. Z nami bo izkušeni Google AdWords mojster Marko Penko, ki je v svoji karieri upravljal na milijone evrov oglaševalskih proračunov.
Preberite več >>

Izbor MP leta 2018: Predstavitve polfinalistov

08.06.2018 od 16:00 do 18:00
Izbor MP leta 2018: Predstavitve polfinalistov

Letos bomo četrtič v okviru izbora Mladi podjetnik leta organizirali dogodek, ki je namenjen zgolj predstavitvam kandidatov. Predstavilo se bo 10 polfinalistov, ki jih bomo izbrali med vsemi prijavljenimi kandidati na izbor Mladi podjetnik leta 2018.
Preberite več >>

Izbor MP leta 2018: Predstavitve finalistov in razglasitev zmagovalca

15.06.2018 od 18:10 do 20:00
Izbor MP leta 2018: Predstavitve finalistov in razglasitev zmagovalca

V petek, 15. 06. 2018, bo v okviru konference Mladi podjetnik? Zakaj pa ne! potekalo sklepno dejanje letošnjega izbora Mladi podjetnik leta. Na sporedu bodo javne predstavitve finalistov, ki jih je komisija izbrala izmed vseh prijavljenih kandidatov, in razglasitev Mladega podjetnika leta 2018.
Preberite več >>

Vse za podjetje