Ukrotite svoj inbox

Elektronska pošta, ki vas čaka v nabiralniku - vseh 432 sporočil - vsa predstavljajo odločitev, ki jo morate sprejeti. Hitreje, kot boste poskrbeli za pošto, bolj boste učinkoviti. Zelo pomembno pa je tudi, da vaša elektronska pošta ne nadomešča vašega seznama opravil.

Ne uporabljajte vaše elektronske pošte namesto seznama opravil, saj vaš elektronski poštni nabiralnik temu ni namenjen in vam bo hitro kaj ušlo. Namesto tega morate vsako elektronsko sporočilo jemati kot odločitev, ki jo morate sprejeti – odgovoriti, posredovati, zbrisati ali arhivirati.

Predstavljamo vam 5 tehnik, namenjenih podjetnikom z manjšimi podjetji, ki vam bodo pomagale, da boste ukrotili svoj elektronski poštni nabiralnik.

1. Izklopite opozorila.

Prvi korak pri prevzemu kontrole nad vašim predalom za elektronsko pošto je, da izklopite opozorila, ki vas opozarjajo na prispelo pošto. Tovrstna opozorila vas zmotijo, zmanjšajo koncentracijo in posledično vplivajo na slabšo produktivnost.

Morda se vam zdi sprotno preverjanje prispele elektronske pošte popolnoma nedolžno, vendar so mnoge študije pokazale, da temu ni tako.

2. Odjavite se od nezaželene pošte.

Morda se vam zdi enostavneje izbrisati nezaželeno pošto, ko jo dobite, vendar je vsakodnevno brisanje nezaželenega t. i. newsletterja lahko zamudno opravilo, še posebej, če na koncu leta ocenite, koliko časa ste porabili zgolj za brisanje nezaželene pošte.

Poleg tega ima nezaželena pošta še eno slabost – lahko se zgodi, da se pomembna pošta pomeša z nepomembno in hitro lahko kaj spregledate.

3. Naučite se iskati elektronska sporočila.

Pomembna sporočila se rada skrijejo, ko jih želite poiskati. Namesto da uporabljate datoteke, se raje naučite učinkovitega iskanja sporočil. Glede na to, da imajo različni ponudniki elektronskih nabiralnikov različne načine iskanja, se pozanimajte, kako deluje vaš.

Priporočamo vam, da se naučite iskati po različnih skupinah, kot so:

  • “has:attachment” (ima datoteko) – na tak način boste iskali pošto s pripetim dokumentom;
  • “before:” (pred) – na tak način boste iskali pošto, prispelo pred določenim datumom;
  • “filename:” (ime datoteke) – na tak način boste iskali pošto, ki vsebuje določene datoteke.

4. Pričnite arhivirati.

Da boste kar se da uspešno upravljali z vašo elektronsko pošto, morate pričeti arhivirati. Takoj, ko ne potrebujete več določenega sporočila, ga prestavite v drugo datoteko. Če boste uporabljali ta sistem, potem bosta v vašem inboxu ostajali zgolj dve vrsti sporočil:

  1. sporočila, ki jih še niste prebrali in
  2. majhno število sporočil, ki se jim morate nujno posvetiti.

Vsa ostala pošta se bo nahajala v arhivu.

5. Prečistite stara sporočila.

Še preden se boste lotili novega sistema urejanja elektronske pošte, je čas, da pregledate vsa stara sporočila v vašem elektronskem nabiralniku. Vsa sporočila, ki so starejša od 30 dni, lahko arhivirate takoj, ne da bi jih sploh odpirali. Če boste kasneje ugotovili, da sporočilo potrebujete, ga boste brez problema našli v arhivu. Za vsa ostala sporočila, ki so mlajša od 30 dni, pa si vzemite čas. Vsak dan si vzemite nekaj minut, jih odprite, preglejte in se odločite: odgovoriti, arhivirati ali zbrisati.

Zapomnite si, elektronska pošta vam mora biti pri poslu v pomoč in ne moteč faktor, ki vam zmanjšuje produktivnost.

Vir: entrepreneur.com

Oznake: , , , ,
Iskanje
↓ Pomagamo vam pri rasti ↓

MP dogodek: Razvij svojo idejo v donosen posel!

25.10.2017 od 17:00 do 19:00
MP dogodek: Razvij svojo idejo v donosen posel!

Mnogokrat se na nas obrnejo posameznice in posamezniki z idejo, ki bi jo radi pretvorili v posel. V večini primerov ostane pri poizvedovanju, pa čeprav gre velikokrat za ideje, ki imajo velik potencial.
Preberite več >>

MP delavnica: Maksimalna Produktivnost

27.10.2017 od 14:00 do 18:00
MP delavnica: Maksimalna Produktivnost

Povečajte svojo produktivnost z naprednimi vitkimi in agilnimi prijemi. V celotni zgodovini človeštva sta predvsem inoviranje in superiorna organiziranost vedno vodili na vrh ter do novih nepričakovanih uspehov - tudi v podjetništvu in poslovnem svetu.
Preberite več >>

MP delavnica: Google Analytics

04.11.2017 od 9:00 do 16:30
MP delavnica: Google Analytics

Imate spletno stran oziroma trgovino ter za oglaševanje vašega produkta ali storitve zapravite več 100 ali 1000 evrov mesečno, pa se to pri prodaji ne pozna dovolj? Kaže, da imate težave pri učinkovitosti oglasov. Obstaja rešitev, ki se ji reče Google Analytics.
Preberite več >>

MP dogodek: Optimizacija spletnih strani

10.11.2017 od 14:00 do 17:30
MP dogodek: Optimizacija spletnih strani

Klasična trgovina z odličnimi izdelki in nizkimi cenami ni vredna veliko, če se nahaja na odročni lokaciji, kjer je nihče ne obišče. Podobno velja za spletne strani in spletne trgovine. Če vas obiskovalci ne najdejo, potem tudi nakupa ne morejo opraviti. Zato je tu optimizacija spletnih strani.
Preberite več >>

MP delavnica: Trening javnega nastopanja

15.11.2017 od 17:00 do 19:30
MP delavnica: Trening javnega nastopanja

Se vam zatakne v grlu, ko morate stopiti pred občinstvo? Vabimo vas na 4-tedenski trening javnega nastopanja, kjer bomo obdelali prvine dobrega javnega nastopa, pogledali tremi v oči, se ji globoko nasmejali in skupaj izboljšali vaš javni nastop.
Preberite več >>

Vse za podjetje