Uporabljate klicaje in vprašaje v sporočilih? Prenehajte!

Elektronska sporočila marsikomu povzročajo težave. Kako začeti s pisanjem, naj prejemnika vikam ali tikam, so vprašanja, ki se pletejo po glavi, ko začenjamo s pisanjem. Pri pisanju moramo biti toliko bolj previdni, saj so pisane besede lahko hitro tolmačene narobe.
Uporabljate klicaje in vprašaje v sporočilih? Prenehajte!

Na sliki Igor Panjan (Vir slike: osebni arhiv).

»Ton pogovora je predvsem odvisen od tega, ali osebo že poznamo ali ne. Na začetku mora biti jezik uraden, z ustreznim nagovorom kot na primer Spoštovani, g. / ga., sporočilo zaključimo S spoštovanjem,« pravi Igor Panjan iz Datafy.it. Šele ko se oseba enkrat podpiše s svojim prvim imenom, je to običajno znak, da lahko komunikacijo spremenimo v manj formalno. Takšna sporočila oziroma komunikacijo začnemo s Pozdravljen/a, zaključimo z LP, Prijazen pozdrav in podobno. »Pomembno je, da pridobimo občutek, kdaj lahko zamenjamo ton komunikacije, kar pa seveda pridobimo z vajo,« pojasnjuje Panjan.

Kako sogovornika spraviti v enakovreden položaj?

Tudi v Sloveniji se pogosto uporablja naslavljanje našega prejemnika z »Dragi/a«, opaža Panjan, vendar pa sam najraje uporablja Pozdravljeni in prvo ime osebe. »S takšnim nagovorom sogovornika spravim v enakovreden položaj pri pogovoru tudi, če se ne poznava,« nagovor pa konča S spoštovanjem.

Kdaj tikati in kdaj vikati?

»Na začetku dopisovanja osebo vedno vikamo, razen, ko gre za vrstnika, znanca in vemo, da si lahko privoščimo bolj sproščen ton komunikacije,« tikamo pa šele takrat, ko oseba zaprosi, da se pogovor preide na »Ti«. Takrat se lahko sprostimo v komunikaciji.

Kdaj vas lahko obišče inšpektor? >>

Kako je oblikovano dobro elektronsko sporočilo?

Oblikovano naj bo po istih načelih, kot veljajo pri vsakdanji komunikaciji, svetuje Panjan. Vključena naj bodo torej načela vljudnosti, jedrnatosti in jasnosti. »Zavedati se moramo, da je pisana beseda veliko bolj eksplicitna kot govorjena, posledično to pomeni, da so lahko napisane besede tolmačene narobe.«

NE KRIČITE, PROSIM!!!

To lahko na primer dosežemo, če v elektronskem sporočilu uporabimo velike tiskane črke. Te namreč v elektronski komunikaciji pomenijo kričanje. »Veliko število klicajev in vprašajev običajno pomeni konfrontacijo oziroma izzivanje v pisani besedi,« uporabo naštetega pa odsvetuje, saj običajno vodi v konflikt. Dodaja, da se moramo zavedati dejstva, da pisano besedo v elektronskem sporočilu lahko strežniki hranijo kar nekaj časa, zato lahko takšen način komunikacije vpliva tudi na našo podobo in splošen vtis še dolgo po tem, ko je bilo sporočilo poslano prejemniku.

Sogovorniku ne izpostavljajte svojih težav

Kaj storiti, če prejemamo takšna sporočila? Panjan pravi, da v poslovnem svetu tega nikoli ne izpostavljamo, razen v primeru, da smo si s to osebno blizu, saj bi izpostavljanje takšnega načina komunikacije oseba lahko vzela kot napad. »Boljša taktika je takšno osebo pacificirati s pravilno izbiro jezika na naši strani komunikacije,« dodaja. Takšen način komunikacije je po njegovem mnenju odraz »globljih težav osebe ali pa gre le za konfliktno osebo«.

Priznava pa, da je, ko je še delal v korporacijskem okolju, precej rad pisal elektronska sporočila s kupom vprašajev in klicajev. A le osebam, ki jih je želel »spraviti iz tira«. »Taktika je vedno delovala 100-odstotno,« pove v smehu.

Ste danes odgovorili na vsa sporočila?

Bonton elektronske komunikacije vključuje tudi pravočasno odgovarjanje. Po bontonu naj bi na sporočilo odgovorili še znotraj delovnega dneva, poudarja, čeprav se zaveda, da je to v praksi pogosto težko uresničljiv cilj. »Sam se držim pravila prioritet. Prioritetna sporočila odgovorim takoj, manj pozneje, včasih tudi več dni kasneje.«Panjan svetuje še, naj bo sporočilo čim krajše, a ne prekratko v smislu, da ni več jasno, kaj želimo sporočiti. Sporočilo mora biti dolgo ravno toliko, da je namen vsakemu jasen.

Oznake: , ,
Iskanje
↓ Pomagamo vam pri rasti ↓

Trendi digitalnega marketinga 2018

02.02.2018 od 15:00 do 19:00
Trendi digitalnega marketinga 2018

Pridružite se nam na letnem dogodku Trendi digitalnega marketinga in spoznajte napredne tehnike in uporabne trike s ključnih področij digitalnega marketinga - od vsebinskega marketinga, spletne analitike in družabnih omrežij do mobilnega marketinga, optimizacije prodajnega lijaka ter izboljšanja uporabniške izkušnje. Če iščete napredno znanje, kako na spletu prodati več, tega dogodka preprosto ne smete zamuditi.
Preberite več >>

Delavnica: Z blog marketingom do novih strank na spletu

09.02.2018 od 9:00 do 17:00
Delavnica: Z blog marketingom do novih strank na spletu

Sanjate, da stranke pridejo k vam same od sebe? Želite prevzeti vodilno pozicijo na spletu in prehiteti konkurente? Pridružite se nam na delavnici, na kateri se boste naučili, kako z blog marketingom priti do novih strank, močnejše blagovne znamke in dodatnega prihodka.
Preberite več >>

MP delavnica: Facebook oglaševanje

23.02.2018 od 9:00 do 16:00
MP delavnica: Facebook oglaševanje

Facebook je koristno orodje tako za grajenje blagovne znamke kot tudi za povečanje prodaje. Na tokratni delavnici se bomo s strokovnjakom za Facebook oglaševanje osredotočili na prodajni del: Facebook oglase. S pomočjo Jureta Knehtla iz Adstar boste izvedeli, kako svoje oglase kar najbolje optimizirati za doseganje nadpovprečnih prodajnih rezultatov.
Preberite več >>

Vse za podjetje