Kako napisati poslovni načrt

Svetujemo vam, da si najprej preberete članek Zakaj napisati poslovni načrt ter nato članek v katerem se nahajate in v katerem je poudarek predvsem na strukturi samega načrta. 

Struktura poslovnega načrta

Poslovni načrt ima standardno strukturo, pri čemer za vsako nadaljnje poglavje potrebujemo informacije iz prejšnjega poglavja. V prvem poglavju napišemo nekaj besed o panogi in postavimo vse skupaj v kontekst, da bo bralec razumel znotraj česa obstaja poslovna priložnost. Opišemo ključne značilnosti panoge ter zakonitosti, ki vplivajo na našo poslovno priložnost. Nato sledi opis ideje, s poudarkom na tem, katere probleme rešujemo, zakaj jih rešujemo bolje kot konkurenca ter kakšne koristi imajo kupci, če izberejo nas. V prvem poglavju našo idejo razvijemo tudi v vizijo, ki jo imamo v prihodnosti za naše podjetje, opredelimo poslanstvo ter nekaj ključnih vrednot na podlagi katerih bomo poslovali.

Prvo poglavje bazira predvsem na kreativnem procesu, zato je seveda drugo poglavje povsem analitično in govori o različnih analizah. Če gremo iz najbolj makro perspektive do mikro elementov, najprej začnemo pri analizi makroekonomskega okolja, kjer nameravamo poslovati, sploh če se bomo podali v tujino. Za analizo makroekonomskega okolja se uporablja standardna PEST analiza, kjer analiziramo politično, ekonomsko, socialno in tehnološko okolje. Če nameravamo poslovati v začetku zgolj na domačem trgu, ta analiza ni potrebna. V praksi tovrstno analizo vsebuje malo poslovnih načrtov. Sledi analiza trga v kateri določimo velikost trga, glavne trende ter druge informacije o trgu, ki so za nas pomembne. Seveda iščemo predvsem rastoče trge in nove paradigme, ki bi jih lahko izkoristili (prihod novih tehnologij). Potem sledi analiza konkurence, kjer navedemo glavne konkurente, njihove prednosti in slabosti ter jasno izpostavimo, kako se bomo diferencirali od njih. Na koncu pride še analiza kupcev, pri čemer je ključno, da kupce segmentiramo in z opisom idealnega kupca opišemo tipične nakupne ter druge vzorce, ki so poembni za učinkovito komunikacijo s kupcem. Izvedene analize so na eni strani, kot omenjeno povratna informacija za razvoj ideje, na drugi strani pa vhodni podatki za pripravo načrta trženja, ki je seveda tretje poglavje v poslovnem načrtu.

Po potrebi lahko pri analizah dodamo še PSPN matriko, oziroma bolj poznano kot SWOT analizo. Pri tej analizi opišemo Prednosti in Slabosti, ki izhajajo iz notranjosti organizacije ter Priložnosti in Nevarnosti, ki so zunanjega izvora in se nanašajo na okolje. SWOT analizo lahko apliciramo tako na člane tima, kot na posamezne produkte ali celotno podjetje. Na podlagi take analize tudi pripravimo strategijo, kako bomo vlagali v svoje prednosti in izkoristili priložnosti ter na drugi strani odpravili slabosti ter se izognili nevarnostim. Priprava analiz zahteva zbiranje informacij, kar nam lahko vzame kar nekaj časa. Pomembno je, da se analiz lotimo sistematično.

Tretje poglavje v poslovnem načrtu je načrt trženja. V tem poglavju se držimo klasičnega marketinškega 4P (product, price, promotion, placement). Na ravni produkta pripravimo tržno privlačen »paket«, v katerega bo naš produkt ali storitev zavita. Nato določimo še cenovno strategijo, politiko popustov ter sprejmemo ostale pomembne odločitve glede cene. Najobširnejši del poglavja v poslovnem načrtu je marketing in prodaja. Se pravi preko katerih medijev, kako pogosto ter na kakšen način bomo oglaševali. Najboljše je, da na konec dodamo preglednico, ki jasno prikazuje neprestane trženjske aktivnosti. Je pa res, da se večina podjetij na začetku poslovanja poslužuje gverilskih prijemov in akcij direktnega marketinga, vendar tudi to velja opredeliti v poslovnem načrtu.

Sledi še načrt distribucije, kjer opredelimo, kako bodo naši izdelki prišli od nas do končnega kupca. To je lahko neposredno ali posredno preko trgovcev. Na tej točki se vprašamo tudi o logistiki ter celotnem sistemu, ki podpira naš poslovni model. Potrebno je identificirati stroške v povezavi s tem, določiti marže ter vse ostale ključne informacije, ki jih nato vnesemo v finančni načrt. Če podjetje šele ustanavljamo je smiselno, da v okviru načrta trženja opišemo še strategijo vstopa na trg, kjer opredelimo, kako bomo pridobili prve kupce in na trgu že na začetku vzbudili določeno mero pozornosti.

Tako pokrijemo tri najobširnejše segmente v poslovnem načrtu. Nato sledi še več manjših samostojnih poglavij, ki so prav tako pomembna. Sem štejemo načrt proizvodnje, če je potreben ter načrt nadaljnjega razvoja podjetja. Pri slednjem lahko opišemo potencialne nove produkte, potencialno širjenje na tuje trge, vstop v novo panogo ipd. Naslednje takšno poglavje je gospodarsko pravo in intelektualna lastnina, kjer opišemo katera dovoljenja vse bomo morali pridobiti, kakšno obliko podjetja bomo ustanovili ter kje in katero intelektualno lastnino bomo zaščitili. V primeru intelektualne lastnine govorimo predvsem o poslovnih skrivnostih, blagovnih znamkah in patentih.

Naslednje pomembno poglavje v poslovnem načrtu je vodstvena skupina in načrt kadrov. Dejstvo je, da so podjetje ljudje in brez pravih ljudi, ki delujejo kot učinkovit tim težko uspemo. V tem poglavju je potrebna shema organizacijske strukture, opis članov vodstvene skupine, s poudarkom na dosedanjih dosežkih ter nato plan zaposlovanja novih sodelavcev glede na potrebe podjetja v rasti. Izjemno pomembno je, da je iz tega poglavja poslovnega načrta zelo dobro razvidna kompetentnost tima ter zavezanost, da se ideja realizira. Prav tako je pomembno, da ne navajamo ljudi, ki ne sodelujejo aktivno v projektu, čeprav si mi to želimo ali se z njimi na določeni točki samo okvirno pogovarjamo. Brez problema pa lahko navedemo zunanje svetovalce, morebitne že obstoječe investitorje ter druge, ki nam pomagajo na podjetniški poti.

Slediti še dve končni poglavji, to sta terminski plan in kritična tveganja. Pri terminskem planu navedemo glavne strateške korake predvsem v prvih letih poslovanja ter znotraj teh korakov konkretne aktivnosti, ki jih še časovno omejimo ter dodelimo odgovornost določenemu članu tima. Tako se poslovni načrt spremeni v ciljni dokument, pri čemer cilje lahko tudi dejansko merimo, obenem pa imamo jasno sliko zanesljivosti posameznih članov. Če želimo, oziroma v nekaterih primerih je to zelo smiselno, lahko pripravimo časovnico, enako kot pri vsaki projektni dokumentaciji. Za konec vsebinskega dela je tu še opredelitev kritičnih tveganj, pri čemer je bistveno, da na eni strani identificiramo ključna kritična tveganja, tako tehnološka, kot tudi poslovna, na drugi strani pa jasno opredelimo, kako bomo ravnali v primeru, če se določeno tveganje pojavi.

S tem zaključimo vsebinski del poslovnega načrta in tako imamo vse vhodne podatke za pripravo finančnega načrta. V okviru finančnega načrta je potrebno izdelati projekcije bilance stanja, izkaza uspeha in denarnih tokov za prihodnjih 3 do 5 let poslovanja. Običajno prvo leto planiramo po mesecih, drugo leto po kvartalih, vsako nadaljnje na letni ravni. Na podlagi projekcij nato tudi opredelimo potrebe po kapitalu, različne kazalnike ter druge pomembne finančne kategorije. Priprava projekcij je najbolj zahteven del poslovnega načrta in za pripravo potrebujemo zelo podrobne podatke, ki morajo biti tudi opredeljeni v vsebinskem delu, kot so na primer, višina plač, politika popustov, planirana sredstva za marketing itn.

Najučinkovitejša pot do poslovnega načrta

Pisanja poslovnega načrta se je najbolj smiselno lotiti projektno in sistematično. Preden se lotimo aktivnega pisanja je nujno, da najprej zelo dobro razmislimo, kaj je naša poslovna ideja. Najbolj smiselno je, da na polovico A4 strani jasno napišemo, kateri problem rešujemo, v čem smo boljši od drugih in kdo je naša tipična stranka, ki je pripravljena plačati za našo storitev. To so osnovni elementi vsake poslovne ideje, ki morajo biti na mestu, drugače sploh nimamo dobrega izhodišča za začetek analitičnega procesa.

Ko imamo jasno izoblikovano idejo je mogoče pametno razmisliti še o poslovnem modelu, torej o osnovni strukturi našega posla, ki nam pokaže, kako dejansko nameravamo ustvarjati denar. Podjetništvo se res začne pri ideji, vendar brez prodaje in pritoka denarja podjetje enostavno ne obstaja. Prav tako namen podjetja ni druženje ljudi z enakimi interesi, za to obstajajo društva in združenja. Namen podjetja je večanje premoženja lastnikov in težnja po dolgoročnem obstoju. Dobra ekipa je običajen pogoj, da podjetje ne propade, dober model pa osnova, da lahko podjetje čim hitreje raste in se razvija. Model lahko skiciramo na list papirja in tako dodatno razvijemo našo idejo. Na podlagi modela lahko v tabeli naredimo tudi osnovno ekonomiko, da vidimo, če celotni model stoji tudi finančno. Samo idejo, kot tudi model, lahko predstavimo in razvijamo z diapozitivi (PowerPoint predstavitev), tako da nam pisanje vzame čim manj časa.

Ko imamo jasno idejo in poslovni model je najboljši trenutek, da se dejansko lotimo pisanja poslovnega načrta, oziroma začnemo zbirati informacije za izdelavo analiz. Na internetu lahko najdemo veliko predlog za pisanje in večina teh vsebuje standardno strukturo poglavij, ki jo velja upoštevati. Lahko si pogledamo več predlog in sestavimo svojo glede na naravo našega posla. Pomembno je, da se zavedamo, da gre zgolj za predloge in da jih moramo nujno prilagoditi naši panogi in poslovni ideji. V podjetništvu je zelo pomembno, da smo prilagodljivi. Predlogo naj bi tudi oblikovno prilagodili celostni grafični podobni našega podjetja.

Na koncu se na podlagi vseh zbranih in urejenih informacij lotimo še finančnih projekcij. Finančne projekcije lahko izdelamo povsem samostojno v preglednicah. Vendar za to potrebujemo ogromno znanja ali pomoč finančnega strokovnjaka. Priprava takih projekcij je zahtevna, saj gre za najbolj zahtevni del poslovnega načrta, prav tako potrebujemo res dobre vhodne podatke. Druga alternativa je, da za izdelavo finančnih projekcij uporabimo ustrezno orodje. Čar orodij je, da nam sama pripravijo finančne izkaze na podlagi vhodnih informacij, ki so nam znane (število zaposlenih, plače itn.). Na koncu dobimo na podlagi vpisanih informacij izdelano bilanco stanja, izkaz uspeha in denarne tokove.

Eno izmed najboljših orodij za poslovno načrtovanje pri nas je orodje Tovarne podjemov. Vsebuje tako vsebinsko predlogo za poslovni načrt, kot izjemno intuitiven in praktičen pristop do izdelave finančnih projekcij. Gre za samostojno aplikacijo, ki si jo namestimo na računalnik in se lahko primerja z najboljšimi svetovnimi aplikacijami. Druge alternative so orodja, ki so običajno ustvarjena znotraj Excel datoteke. Za ta orodja potrebujemo več znanja, pa tudi veliko manj fleksibilna so.

Poslovni načrt moramo nato vedno nadgrajevati. Prvi poslovni načrt je običajno napisan bolj splošno, kot generalna usmeritev in se z njim podamo na prve korake v podjetništvu. Nato dobimo povratne informacije, naš posel se sproti spreminja, uvedemo nove produkte ali izboljšamo obstoječe in poslovni načrt hitro postane zastarel. Takrat ga moramo nadgraditi in tako z vsako verzijo poslovni načrt postaja bolj konkreten. Obenem so tudi napovedi s tem bolj in bolj realne.

V splošnem imamo dva pristopa k podjetništvu in sicer praktičnega ter vzročnega. Praktični pristop pomeni, da smo v akciji in delamo posel, vzročni, da analiziramo, pišemo strategijo itn. Najboljši podjetniki imajo oboje. Zato je zelo smiselno, da vsaj enkrat letno pogledamo poslovni načrt, ga nadgradimo in iz vseh informacij pripravimo letni plan dela.

Poslovni načrt kot prodajni dokument

Poznamo notranje in zunanje motive za izdelavo poslovnega načrta. Notranji razlogi se nanašajo na podjetnika in zanj poslovni načrt predstavlja neke vrste kompas za realizacijo ideje. S poslovnim načrtom pridobi še vse druge koristi, ki smo jih že omenili, tako na strateški, kot tudi taktični in operativni ravni. Vendar se uporabnost poslovnega načrta tukaj še ne konča. Poslovni načrt je tudi eden izmed ključnih prodajnih dokumentov, sploh v začetnih fazah poslovanja.

Kot prodajni dokument se začne, ko ga uporabimo za gradnjo jedrnega tima. Prve navdušence običajno pridobimo tako, da jim pokažemo del poslovnega načrta, ki ga nato celotni tim razvije skupaj. Nujno je, da se skozi pisanje poslovnega načrta tim uskladi ter verjame v isto vizijo ter strategijo. Poslovni načrt služi tudi kot prodajni dokument pri bankirjih, investitorjih tveganega kapitala ter drugih deležnikih, pri katerih se zaupanje poveča potem, ko preberejo poslovni načrt. Glede na to, da poslovni načrt berejo različne skupine in tipi ljudi, ga seveda prilagajamo, nadgrajujemo ter izpostavljamo različne podatke.

Ne smemo pozabiti tudi na to, da lahko določene dele poslovnega načrta uporabimo tudi v različnih marketinških in ostalih materialih podjetja. Vizijo, poslanstvo, vrednote lahko dodamo na spletno stran, določene segmente v predstavitveno brošuro itn. Skratka, poslovnega načrta bi se morali že od začetka lotiti pisati tako, da lahko čim več napisanih podatkov in informacij direktno uporabimo. Tako naredimo več stvari na en mah.

Večina poslovnih načrtov je napisanih narobe

Včasih je argument proti pisanju poslovnega načrta ta, da sploh ne vemo kaj se bo dogajalo v praksi. To je res, saj se v veliki večini primerov izkaže, da je realizirano stanje drugačno od načrtovanega. Zopet v veliki večini primerov na žalost slabše, kot je bilo planirano. Vendar to nikakor ni tehten argument, da se ne bi lotili pisanja poslovnega načrta. Do sedaj smo večkrat izpostavili, da je nujna fleksibilnost. Tako tudi pridemo do dejstva, do so plani neuporabni, planiranje pa nujno. Realno gledano imamo po določenem času dve sliki, ki ju lahko primerjamo ter zberemo dodatne informacije, v katero smer bomo šli v prihodnje. Ljudje imamo določene subjektivne predstave, ki jih tudi vključimo v poslovni načrt in tako slej kot prej ozavestimo, kje smo se motili.

Iz vseh teh navedenih dejstev, lahko tudi izpeljemo, kakšna naj bo dejanska in pragmatična dolžina poslovnega načrta. Za nekoga, ki dodobra pozna panogo in je delal že v več podjetjih ter je seznanjen s podjetništvom, lahko dober poslovni načrt pomeni eno stran ali skico na prtičku. Ob pogovoru s prijatelji ali poslovnimi partnerji bo znal odgovoriti na vse, od tega, kakšna je marža, kdo so glavni konkurenti, kakšne so njihove prednosti in slabosti. Na drugi strani nekdo, ki se prvič poda v podjetništvo, v panogo, ki je ne pozna, lahko potrebuje tudi več kot sto strani z vsemi prilogami. Pravila igre si postavljamo sami in uspela so tako podjetja, ki sploh niso imela poslovnega načrta, kot tudi podjetja, ki so se dnevno posvečala dobremu planiranju.

Izjeme potrjujejo pravila in v na začetku omenjenih večinah najdemo tudi veliko uspešnih podjetnikov, ki ne da niso imeli poslovnega načrta, vendar ga enostavno niso potrebovali. Eden izmed takih je bil na primer tudi Bill Gates. Če nas stranke že kličejo, da želijo produkt takoj in so zanj pripravljene plačati, branžo obvladamo, skupaj z dobavitelji, partnerji in vsem ostalim je seveda ključno da najprej poskrbimo za posel in stranke. V primeru, da gledamo veliki priložnosti v oči, seveda ne bomo zamižali in se lotili pisanja poslovnega načrta. Vendar slej kot prej pride trenutek, ko potrebujemo strateški dokument, pa naj bo to poslovni načrt, letni plan, strategija ali poimenovan kakor koli drugače.

Povzetek poslovnega načrta in prezentacija

Čisto za konec še nekaj besed o povzetku poslovnega načrta in prezentaciji. Povzetek poslovnega načrta je eden izmed najpomembnejših sestavnih delov celotnega dokumenta. Povzetek mora imeti enak učinek kot kratek napovednik za film, ki jih gledamo pred izbranimi filmi in med katerimi slej kot prej naletimo na takšnega, ko rečemo, ta film si pa resnično želim ogledati. Poslovni načrt je potem dejansko celotni film. Vsi vemo, da zmanjkuje časa za branje in zato se večina bralcev poslovnih načrtov najprej posveti povzetku. Če je ta dober in pritegne, se prebere celotni poslovni načrt.

Povzetek se napiše na koncu, običajno ne vsebuje več ko 10 odstotkov celotnega dokumenta. Vsebuje ključne podatke iz vsakega poglavja poslovnega načrta, v enaki strukturi, kot so ti podatki navedeni v celotnem dokumentu. Povzetek poslovnega načrta mora biti še bolj konkreten, kratek in jedrnat ter mora vsebovati ključne informacije. Na koncu pa predvsem konkretno ponudbo, z jasno opredelitvijo zakaj bralec sploh bere poslovni načrt.

Če je poslovni načrt dobro napisan in res obstaja poslovna priložnost, bomo slej kot prej povabljeni na sestanek. Pri tem velja preprosto pravilo in sicer za navadne ljudi izrek »mislim torej sem«, za podjetnike, »čustveno prodajam svojo idejo«, torej sem. To pomeni, da moramo na predstavitvi pokazati vse svoje navdušenje, profesionalnost, zavezanost in kompetentnost, kar vse odraža že sam poslovni načrt, če smo pravi podjetniki. Tukaj ni nobene druge skrivnosti, kot upoštevanje standardnih pravil predstavljanja ter izjemno dobre priprave. Težko pa imamo dobro predstavitev brez izjemno dobro napisanega poslovnega načrta.

Preverite storitve podjetja VentureLab, katerega direktor je Blaž Kos, 
avtor članka.

Preverite sorodni članek: Poslovni načrt.

Blaž Kos, je vodja kluba Poslovni angeli Slovenije in direktor podjetja VentureLab.

Piše tudi svoj blog o podjetništvu ter o osebnem in poslovnem uspehu.