Infografika: 10 nasvetov za bolj produktivne sestanke

Podjetniki se udeležijo približno 8 sestankov na teden. Se vam zdi, da na sestankih samo govorite? Predstavljamo 10 nasvetov za bolj produktivne sestanke.
Infografika: 10 nasvetov za bolj produktivne sestanke

Na sestankih ne izgubljajte časa po nepotrebnem. (Vir slike: Pixabay)

V podjetju SilverDoor so predstavili zanimive podatke o sestankih. Po nekaterih ocenah naj bi samo v Združenih državah Amerike vsak dan potekalo kar 11 milijonov formalnih sestankov. Hkrati pa raziskave kažejo, da se kar 47 odstotkom zaposlenih zdijo nepotrebni in neučinkoviti sestanki največja izguba časa.

Zato so pripravili privlačno infografiko, v kateri predstavljajo 10 nasvetov za zmanjšanje števila sestankov in povečanje produktivnosti nujno potrebnih sestankov.

Iščete načine, kako izboljšati produktivnost? Prisluhnite nasvetom Blaža Kosa na 4-urni delavnici Maksimalna produktivnost >>

1. Vprašajte se, ali je sestanek res nujen

Preden skličete sestanek, se vprašajte, ali je res nujen in ali lahko zastavljeno dosežete na kak drug način, na primer prek konferenčnega klica, sporočila vsem pristojnim ali individualnega pogovora.

Pomislite, koliko sestankov se vam je naknadno zdelo nesmiselnih, saj ste na njih samo izgubljali čas. Z zmanjšanjem števila nepotrebnih sestankov boste avtomatsko zvišali produktivnost v svojem podjetju.

2. Pripravite dnevni red in z njim predhodno seznanite udeležence

Najkasneje 24 ur pred napovedanim sestankom vsem udeležencem pošljite predvideni dnevni red sestanka in jih seznanite s temami in vprašanji, o katerih se boste pogovarjali.

Tako boste vsem udeležencem dali možnost, da se na sestanek predhodno pripravijo. Vedeli bodo, kaj lahko pričakujejo od sestanka in kaj bo pričakovano od njih. Vaš sestanek bo posledično krajši, bolj osredotočen in bolj produktiven.

3. Točke na dnevnem redu naj bodo v vprašalni obliki

Iz preprostih trdilnih povedi preoblikujte točke na dnevnem redu v vprašanja. Takšen dnevni red dokazano spodbuja razmišljanje in ustvarjalnost, saj vprašanja posameznikom predstavljajo izziv, ki ga želijo rešiti. Tako boste določili tudi cilje sestanka.

4. Preizkusite sestanke v stoje

Namesto tradicionalnih sestankov, na katerih vsi udeleženci sedijo, preizkusite »stoječe« sestanke. Če posamezniki na sestankih sedijo, se bolj sprostijo; v stoje pa bodo vsi udeleženci bolj osredotočeni na dnevni red, zaradi česar bo sestanek potekal hitreje, hkrati pa bo tudi bolj produktiven.

Preizkusite lahko tudi sestanke, na katerih udeleženci hodijo, ali pa svoj sestanek prestavite na prosto – sprememba okolja ima lahko pozitiven učinek na vašo produktivnost.

5. Sestanke začenjajte ob nenavadnih urah

Namesto da sestanek skličete ob okrogli uri, na primer ob 10.00, določite bolj nenavaden čas, na primer 10.06. Poskrbite, da se bo sestanek dejansko začel ob določeni uri – okrogli ali nenavadni.

Čakanje na zamudnike namreč vedno povzroča dodatno izgubljanje dragocenega časa. Če določite nenavadno uro, povečate verjetnost, da bodo udeleženci točni.

6. Določite čas zaključka sestanka

Poleg ure začetka sestanka določite tudi uro, ko boste s sestankom zaključili. Že na začetku sestanka o tem obvestite vse udeležence. Če imate na voljo le omejen čas, se vaši pogovori ne bodo nadaljevali v nedogled in po nepotrebnem zapletali.

Vsi skupaj morate poskrbeti, da boste v določenem času predelali vse točke dnevnega reda. Razmislite tudi o skrajšanju sestankov – s cele ure na 45 minut, s 45 minut na pol ure …

7. Najprej se posvetite najpomembnejšim temam

Upoštevajte pravilo 80/20, ki pravi, da le 20 odstotkov vzrokov vpliva na kar 80 odstotkov izidov. Na sestanku se tako najprej osredotočite na najpomembnejših 20 odstotkov dnevnega reda, da boste dosegli 80 odstotkov vrednosti sestanka, tudi če vam bo zmanjkalo časa za vse točke.

8. Vodite zapisnik in ga razpošljite v roku 24 ur

Ta nasvet verjetno že poznate, a je izjemno pomemben. Vodite natančen zapisnik (najbolje je, da določite zapisnikarja), nato pa ga, če je le mogoče, v roku 24 ur razpošljite vsem udeležencem sestanka.

Tako boste zagotovili, da se vsi udeleženci zavedajo svojih obveznosti in nalog; hkrati pa boste lahko hitro razrešili tudi morebitne nesporazume glede razporeditve dela.

9. Bodite odkriti in odprti

Potrudite se, da bodo vsi udeleženci sestanka pripravljeni na odkrit in jasen pogovor o vseh točkah dnevnega reda. Produktivni pogovori namreč zahtevajo odkrite misli in mnenja vseh strani. Seveda lahko pride tudi do prepirov in nesporazumov, vendar to ni nujno slabo.

10. Vzemite si pet minut za zaključek in povzetek

Zadnjih pet minut vsakega sestanka posvetite povzetku dogovorjenega. Prepričajte se, da vsi udeleženci vedo, kakšne so njihove zadolžitve. Tako boste zagotovili, da boste vsi osredotočeni na skupni cilj, pojasnili naloge posameznikov in ustvarili občutek, da je bil sestanek uspešen in produktiven.

V spodnji infografiki si lahko ogledate predstavljene nasvete za bolj produktivne sestanke.

Vir: Marketing Profs

Morda vas zanima tudi sorodna vsebina
MP delavnica: Maksimalna Produktivnost

MP delavnica: Maksimalna Produktivnost

Povečajte svojo produktivnost z naprednimi vitkimi in agilnimi prijemi. V celotni zgodovini človeštva sta predvsem inoviranje in superiorna organiziranost vedno vodili na vrh ter do novih nepričakovanih uspehov - tudi v podjetništvu in poslovnem svetu. Preberite več >>


Ideje za pokončno podjetniško držo in razbremenitev stresnega dneva

Ideje za pokončno podjetniško držo in razbremenitev stresnega dneva

Redno gibanje je izjemno pomembno za ohranjanje zdravja in vitalnosti. Vendar pri napetem življenjskem slogu pogosto zmanjka volje in energije za šport. Preberite več >>

Z dobro jutranjo rutino do boljše produktivnosti skozi dan

Z dobro jutranjo rutino do boljše produktivnosti skozi dan

V povprečju se človek v odrasli dobi prebudi v 25 tisoč novih dni in le od njega samega je odvisno, kako jih bo izkoristil. Skrivnost dobro izkoriščenih dni naj bi se skrivala predvsem v dobri jutranji rutini, saj naj bi prav ta določala, kako bo potekal posameznikov dan. Preberite več >>

Blaž Kos: “Če želim kaj narediti, bom moral zavihati rokave”

Blaž Kos: “Če želim kaj narediti, bom moral zavihati rokave”

Tudi najbolj ambiciozni posamezniki lahko postanete žrtve brezplodnega trdega dela. Da se vam to ne bi pripetilo, si preberite nasvete Blaža Kosa. Preberite več >>

Škodljive navade so sovražnik produktivnosti

Škodljive navade so sovražnik produktivnosti

Če želite biti bolj produktivni, začnite delati bolj pametno in izkoristite vsak dan. V prispevku predstavljamo, kako se znebiti pogostih slabih navad. Preberite več >>

Triki za produktivne sestanke najuspešnejših vodij

Triki za produktivne sestanke najuspešnejših vodij

V ZDA vsak dan opravijo kar 11 milijonov sestankov. Neproduktivni sestanki povzročijo 37 milijard dolarjev izgube letno. Preberite več >>

Nejc Zupan: »Podjetja, ki ne bodo delala na daljavo, čez desetletje, dve ali tri ne bodo več obstajala«

Nejc Zupan: »Podjetja, ki ne bodo delala na daljavo, čez desetletje, dve ali tri ne bodo več obstajala«

V sodobnem svetu so geografsko razpršene ekipe vedno bolj pogoste, saj moderna tehnologija posameznikom s celega sveta omogoča sprotno sodelovanje. Delo na daljavo vključuje različne izzive – v nadaljevanju ponujamo nekaj nasvetov, kako se soočiti z njimi. Preberite več >>

Z Munchy Monday do okusnih in zdravih prigrizkov

Z Munchy Monday do okusnih in zdravih prigrizkov

Na slovenskem trgu je pod okriljem podjetja Optiweb pred kratkim začela delovati nova storitev: dostava bolj zdravih prigrizkov v podjetja. Preberite več >>

MP delavnica: Maksimalna Produktivnost

MP delavnica: Maksimalna Produktivnost

Povečajte svojo produktivnost z naprednimi vitkimi in agilnimi prijemi. V celotni zgodovini človeštva sta predvsem inoviranje in superiorna organiziranost vedno vodili na vrh ter do novih nepričakovanih uspehov - tudi v podjetništvu in poslovnem svetu. Preberite več >>

Želite biti bolj produktivni? Znebite se škodljivih navad

Želite biti bolj produktivni? Znebite se škodljivih navad

Večja produktivnost ni posledica večje količine dela, temveč pametnejšega delovanja in izkoriščanja vsakega dne. Zastavljeni cilj opraviti več v krajšem času boste lažje dosegli, če se boste znebili slabih navad, ki jih predstavljamo skupaj z nasveti, kako jih premagati. Preberite več >>

Oznake:
Iskanje
↓ Pomagamo vam pri rasti ↓

Dan odprtih vrat v MP coworkingu

24.10.2017 od 14:00 do 18:00
Dan odprtih vrat v MP coworkingu

V torek, 24. oktobra 2017, v coworkingu Zavoda mladi podjetnik organiziramo dan odprtih vrat. Vabljeni, da se oglasite in nas spoznate.
Preberite več >>

MP dogodek: Razvij svojo idejo v donosen posel!

25.10.2017 od 17:00 do 19:00
MP dogodek: Razvij svojo idejo v donosen posel!

Mnogokrat se na nas obrnejo posameznice in posamezniki z idejo, ki bi jo radi pretvorili v posel. V večini primerov ostane pri poizvedovanju, pa čeprav gre velikokrat za ideje, ki imajo velik potencial.
Preberite več >>

MP delavnica: Maksimalna Produktivnost

27.10.2017 od 14:00 do 18:00
MP delavnica: Maksimalna Produktivnost

Povečajte svojo produktivnost z naprednimi vitkimi in agilnimi prijemi. V celotni zgodovini človeštva sta predvsem inoviranje in superiorna organiziranost vedno vodili na vrh ter do novih nepričakovanih uspehov - tudi v podjetništvu in poslovnem svetu.
Preberite več >>

MP delavnica: Google Analytics

04.11.2017 od 9:00 do 16:30
MP delavnica: Google Analytics

Imate spletno stran oziroma trgovino ter za oglaševanje vašega produkta ali storitve zapravite več 100 ali 1000 evrov mesečno, pa se to pri prodaji ne pozna dovolj? Kaže, da imate težave pri učinkovitosti oglasov. Obstaja rešitev, ki se ji reče Google Analytics.
Preberite več >>

MP dogodek: Optimizacija spletnih strani

10.11.2017 od 14:00 do 17:30
MP dogodek: Optimizacija spletnih strani

Klasična trgovina z odličnimi izdelki in nizkimi cenami ni vredna veliko, če se nahaja na odročni lokaciji, kjer je nihče ne obišče. Podobno velja za spletne strani in spletne trgovine. Če vas obiskovalci ne najdejo, potem tudi nakupa ne morejo opraviti. Zato je tu optimizacija spletnih strani.
Preberite več >>

MP delavnica: Trening javnega nastopanja

15.11.2017 od 17:00 do 19:30
MP delavnica: Trening javnega nastopanja

Se vam zatakne v grlu, ko morate stopiti pred občinstvo? Vabimo vas na 4-tedenski trening javnega nastopanja, kjer bomo obdelali prvine dobrega javnega nastopa, pogledali tremi v oči, se ji globoko nasmejali in skupaj izboljšali vaš javni nastop.
Preberite več >>

Vse za podjetje