Infografika: 10 nasvetov za bolj produktivne sestanke

Podjetniki se udeležijo približno 8 sestankov na teden. Se vam zdi, da na sestankih samo govorite? Predstavljamo 10 nasvetov za bolj produktivne sestanke.
Infografika: 10 nasvetov za bolj produktivne sestanke

Na sestankih ne izgubljajte časa po nepotrebnem. (Vir slike: Pixabay)

V podjetju SilverDoor so predstavili zanimive podatke o sestankih. Po nekaterih ocenah naj bi samo v Združenih državah Amerike vsak dan potekalo kar 11 milijonov formalnih sestankov. Hkrati pa raziskave kažejo, da se kar 47 odstotkom zaposlenih zdijo nepotrebni in neučinkoviti sestanki največja izguba časa.

Zato so pripravili privlačno infografiko, v kateri predstavljajo 10 nasvetov za zmanjšanje števila sestankov in povečanje produktivnosti nujno potrebnih sestankov.

Iščete načine, kako izboljšati produktivnost? Prisluhnite nasvetom Blaža Kosa na 4-urni delavnici Maksimalna produktivnost >>

1. Vprašajte se, ali je sestanek res nujen

Preden skličete sestanek, se vprašajte, ali je res nujen in ali lahko zastavljeno dosežete na kak drug način, na primer prek konferenčnega klica, sporočila vsem pristojnim ali individualnega pogovora.

Pomislite, koliko sestankov se vam je naknadno zdelo nesmiselnih, saj ste na njih samo izgubljali čas. Z zmanjšanjem števila nepotrebnih sestankov boste avtomatsko zvišali produktivnost v svojem podjetju.

2. Pripravite dnevni red in z njim predhodno seznanite udeležence

Najkasneje 24 ur pred napovedanim sestankom vsem udeležencem pošljite predvideni dnevni red sestanka in jih seznanite s temami in vprašanji, o katerih se boste pogovarjali.

Tako boste vsem udeležencem dali možnost, da se na sestanek predhodno pripravijo. Vedeli bodo, kaj lahko pričakujejo od sestanka in kaj bo pričakovano od njih. Vaš sestanek bo posledično krajši, bolj osredotočen in bolj produktiven.

3. Točke na dnevnem redu naj bodo v vprašalni obliki

Iz preprostih trdilnih povedi preoblikujte točke na dnevnem redu v vprašanja. Takšen dnevni red dokazano spodbuja razmišljanje in ustvarjalnost, saj vprašanja posameznikom predstavljajo izziv, ki ga želijo rešiti. Tako boste določili tudi cilje sestanka.

4. Preizkusite sestanke v stoje

Namesto tradicionalnih sestankov, na katerih vsi udeleženci sedijo, preizkusite »stoječe« sestanke. Če posamezniki na sestankih sedijo, se bolj sprostijo; v stoje pa bodo vsi udeleženci bolj osredotočeni na dnevni red, zaradi česar bo sestanek potekal hitreje, hkrati pa bo tudi bolj produktiven.

Preizkusite lahko tudi sestanke, na katerih udeleženci hodijo, ali pa svoj sestanek prestavite na prosto – sprememba okolja ima lahko pozitiven učinek na vašo produktivnost.

5. Sestanke začenjajte ob nenavadnih urah

Namesto da sestanek skličete ob okrogli uri, na primer ob 10.00, določite bolj nenavaden čas, na primer 10.06. Poskrbite, da se bo sestanek dejansko začel ob določeni uri – okrogli ali nenavadni.

Čakanje na zamudnike namreč vedno povzroča dodatno izgubljanje dragocenega časa. Če določite nenavadno uro, povečate verjetnost, da bodo udeleženci točni.

6. Določite čas zaključka sestanka

Poleg ure začetka sestanka določite tudi uro, ko boste s sestankom zaključili. Že na začetku sestanka o tem obvestite vse udeležence. Če imate na voljo le omejen čas, se vaši pogovori ne bodo nadaljevali v nedogled in po nepotrebnem zapletali.

Vsi skupaj morate poskrbeti, da boste v določenem času predelali vse točke dnevnega reda. Razmislite tudi o skrajšanju sestankov – s cele ure na 45 minut, s 45 minut na pol ure …

7. Najprej se posvetite najpomembnejšim temam

Upoštevajte pravilo 80/20, ki pravi, da le 20 odstotkov vzrokov vpliva na kar 80 odstotkov izidov. Na sestanku se tako najprej osredotočite na najpomembnejših 20 odstotkov dnevnega reda, da boste dosegli 80 odstotkov vrednosti sestanka, tudi če vam bo zmanjkalo časa za vse točke.

8. Vodite zapisnik in ga razpošljite v roku 24 ur

Ta nasvet verjetno že poznate, a je izjemno pomemben. Vodite natančen zapisnik (najbolje je, da določite zapisnikarja), nato pa ga, če je le mogoče, v roku 24 ur razpošljite vsem udeležencem sestanka.

Tako boste zagotovili, da se vsi udeleženci zavedajo svojih obveznosti in nalog; hkrati pa boste lahko hitro razrešili tudi morebitne nesporazume glede razporeditve dela.

9. Bodite odkriti in odprti

Potrudite se, da bodo vsi udeleženci sestanka pripravljeni na odkrit in jasen pogovor o vseh točkah dnevnega reda. Produktivni pogovori namreč zahtevajo odkrite misli in mnenja vseh strani. Seveda lahko pride tudi do prepirov in nesporazumov, vendar to ni nujno slabo.

10. Vzemite si pet minut za zaključek in povzetek

Zadnjih pet minut vsakega sestanka posvetite povzetku dogovorjenega. Prepričajte se, da vsi udeleženci vedo, kakšne so njihove zadolžitve. Tako boste zagotovili, da boste vsi osredotočeni na skupni cilj, pojasnili naloge posameznikov in ustvarili občutek, da je bil sestanek uspešen in produktiven.

V spodnji infografiki si lahko ogledate predstavljene nasvete za bolj produktivne sestanke.

Vir: Marketing Profs

Morda vas zanima tudi sorodna vsebina
Z dobro jutranjo rutino do boljše produktivnosti skozi dan

Z dobro jutranjo rutino do boljše produktivnosti skozi dan

V povprečju se človek v odrasli dobi prebudi v 25 tisoč novih dni in le od njega samega je odvisno, kako jih bo izkoristil. Skrivnost dobro izkoriščenih dni naj bi se skrivala predvsem v dobri jutranji rutini, saj naj bi prav ta določala, kako bo potekal posameznikov dan. Preberite več >>

Škodljive navade so sovražnik produktivnosti

Škodljive navade so sovražnik produktivnosti

Če želite biti bolj produktivni, začnite delati bolj pametno in izkoristite vsak dan. V prispevku predstavljamo, kako se znebiti pogostih slabih navad. Preberite več >>

5 jutranjih navad za izboljšanje produktivnosti

5 jutranjih navad za izboljšanje produktivnosti

Zdi se, da se po jutru res dan pozna. Včasih ste že zjutraj osredotočeni na vsak detajl, drugič pa se želite v pisarno pretihotapiti neprespani. Preberite več >>

Video: Kako se izogniti nekoristnim sestankom

Video: Kako se izogniti nekoristnim sestankom

Sodelavci in nadrejeni nam vsak dan kradejo čas, pravi David Grady. S tem cilja na nekoristne in neproduktivne sestanke, ki so stalnica poslovnega okolja. Preberite več >>

Ideje za pokončno podjetniško držo in razbremenitev stresnega dneva

Ideje za pokončno podjetniško držo in razbremenitev stresnega dneva

Redno gibanje je izjemno pomembno za ohranjanje zdravja in vitalnosti. Vendar pri napetem življenjskem slogu pogosto zmanjka volje in energije za šport. Preberite več >>

Video: Kako upravljati z največjim tatom našega časa?

Video: Kako upravljati z največjim tatom našega časa?

Čeprav bi se ravno podjetniki morali zavedati, kako odlašanje negativno vpliva na posel, tudi oni podležejo moči stavka "Ah, saj to lahko opravim jutri." Preberite več >>

Naučite se bolje upravljati s svojim časom

Naučite se bolje upravljati s svojim časom

Pogosta težava podjetnikov je pomanjkanje časa. Mnogi si želijo več opraviti v danem času, a jim to zaradi napačne organizacije ne uspeva. Preberite več >>

Bolje upravljajte s svojim časom

Bolje upravljajte s svojim časom

Pomanjkanje časa je pogosta težava podjetnikov. Marsikdo si želi več opraviti v danem času, a večini to ne uspeva. Upravljanja s časom se je mogoče naučiti. Preberite več >>

Pripravite se na delovni teden – že v nedeljo!

Pripravite se na delovni teden – že v nedeljo!

Produktivnost se začne s pripravo. Če vnaprej veste, kaj morate storiti, se boste hitro vrgli v delo. Zato ne začnite delati nepripravljeni. Preberite več >>

15 navad za izboljšanje produktivnosti

15 navad za izboljšanje produktivnosti

Posamezniki, ki vsak dan opravijo veliko obveznosti, niso superjunaki; njihova prednost so njihove navade. Preizkusite jih, izboljšajte svojo produktivnost! Preberite več >>

Oznake:
Iskanje
↓ Pomagamo vam pri rasti ↓

Trendi digitalnega marketinga 2018

02.02.2018 od 15:00 do 19:00
Trendi digitalnega marketinga 2018

Pridružite se nam na letnem dogodku Trendi digitalnega marketinga in spoznajte napredne tehnike in uporabne trike s ključnih področij digitalnega marketinga - od vsebinskega marketinga, spletne analitike in družabnih omrežij do mobilnega marketinga, optimizacije prodajnega lijaka ter izboljšanja uporabniške izkušnje. Če iščete napredno znanje, kako na spletu prodati več, tega dogodka preprosto ne smete zamuditi.
Preberite več >>

Delavnica: Z blog marketingom do novih strank na spletu

09.02.2018 od 9:00 do 17:00
Delavnica: Z blog marketingom do novih strank na spletu

Sanjate, da stranke pridejo k vam same od sebe? Želite prevzeti vodilno pozicijo na spletu in prehiteti konkurente? Pridružite se nam na delavnici, na kateri se boste naučili, kako z blog marketingom priti do novih strank, močnejše blagovne znamke in dodatnega prihodka.
Preberite več >>

MP delavnica: Facebook oglaševanje

23.02.2018 od 9:00 do 16:00
MP delavnica: Facebook oglaševanje

Facebook je koristno orodje tako za grajenje blagovne znamke kot tudi za povečanje prodaje. Na tokratni delavnici se bomo s strokovnjakom za Facebook oglaševanje osredotočili na prodajni del: Facebook oglase. S pomočjo Jureta Knehtla iz Adstar boste izvedeli, kako svoje oglase kar najbolje optimizirati za doseganje nadpovprečnih prodajnih rezultatov.
Preberite več >>

Vse za podjetje