10 pravil za učinkovito pošiljanje elektronske pošte

Pri pošiljanju uvodnih oziroma predstavitvenih sporočil, prek katerih prvič stopate v stik z neko osebo oziroma povezujete dva neznanca, morate biti naprej pozorni na nekaj splošnih priporočil. Poskrbite, da bodo vaše povezave koristne za vse vključene prejemnike. Prejemnikom sporočila olajšajte odgovarjanje nanj. Na podlagi vsakega sporočila izgrajujte odnos in zaupanje ter svoj ugled.

Predstavljeni nasveti vam seveda lahko pomagajo, vendar je veliko odvisno tudi od tega, kdo je pošiljatelj sporočila in kakšna pričakovanja je ustvaril na podlagi preteklih interakcij – to velja tako za posameznike kot za blagovne znamke oziroma podjetja. Oblikovanje pozitivnih poslovnih odnosov in grajenje zaupanja sta tako pomemben del vsake komunikacije.

V nadaljevanju predstavljamo 10 nasvetov za učinkovito pošiljanje uvodnih elektronskih sporočil.

1. Pridobite dovoljenje

Ko vas nekdo prosi, da ga prek elektronske pošte predstavite svojemu znancu, poslovnemu partnerju ali sodelavcu, tega najprej prosite za dovoljenje. Tako se lahko potencialni naslovnik uvodnega sporočila že vnaprej odloči, ali želi stopiti v stik s tisto osebo.

Če pa sami prosite za vzpostavitev povezave, posrednika vprašajte, ali mu lahko pri tem kako pomagate, da sam ne bo izgubljal časa in energije po nepotrebnem.

2. Samostojno sporočilo, primerno za nadaljnje posredovanje

Posredniku med vami in vašim novim kontaktom lahko pomagate s pomočjo oblikovanja samostojnega sporočila, ki mora vsebovati primerno zadevo, uvodni odstavek in jasen poziv k dejanju. Takšno sporočilo lahko posrednik preprosto posreduje naslovniku, ne da bi moral sam oblikovati uvodno sporočilo – doda mu lahko le kratek uvodni stavek.

Tudi naslovniku s takšnim sporočilom olajšate delo, saj ima na voljo vse pomembne informacije in jasen poziv k dejanju. Tako se lahko preprosto odloči, ali vam bo odgovoril ali ne.

3. Prilagodite sporočilo naslovniku

Predhodno se pozanimajte o naslovniku pošte in prilagodite uvodno sporočilo zbranim informacijam. To pomeni, da naj sporočilo vključuje poved ali dve, ki bosta vaš namen povezali z delovanjem prejemnika in opisali, kaj sam lahko prejme v zameno za sodelovanje z vami.

4. Poskrbite za to, da bo naslovnik prebral vaše sporočilo

Vsi smo že slišali, da je manj včasih več. Poskrbite, da bo vaše sporočilo čim krajše in čim bolj jasno. Najpomembnejši del zapišite krepko – tako bo prejemnik takoj videl, kaj želite. Pomembne informacije lahko tudi podčrtate.

Povezave vključite v besedilo. Ne uporabljajte različnih pisav – še posebej pozorni bodite pri kopiranju in lepljenju. Vaš podpis naj vsebuje pomembne informacije o vas in vašem podjetju.

Poskrbite za primerno obliko svojega elektronskega sporočila. (Vir slike: Pixabay)

5. Ciljajte posameznike

Če pošljete elektronsko sporočilo vsem, ga v bistvu niste poslali nikomur. Če sporočilo pošljete na primer vsem partnerjem v nekem podjetju, nihče ne bo vedel, kdo naj vam odgovori, ali pa bodo vsi predvidevali, da bo za to poskrbel nekdo drug – na koncu pa se ne bo odzval nihče. Najbolje je, da sporočilo pošljete eni osebi; če morate vanj vključiti tudi druge, jih dodajte v kopijo.

6. Odzivanje

Če ste prosili za vzpostavitev stika z nekom in je posrednik poslal uvodno sporočilo, sami nanj ne odgovorite takoj. Naslovniku dajte nekaj časa, da se odzove na prejeto sporočilo. Ko prejmete odgovor, pa se sami hitro vključite v pogovor – na primer s predlogom za srečanje v živo ali nadaljnje sodelovanje prek elektronske pošte.

7. Skrita kopija in hitri odzivi

Funkcija skrite kopije je izjemno koristna. Ko je vzpostavljen kontakt med dvema osebama, posrednika ne potrebujeta več. Da ta ne bi prejemal vseh nadaljnjih sporočil, ga lahko hitro prestavite v skrito kopijo, nato pa ga preprosto izločite iz komunikacije.

Izjemno koristni so tudi hitri odzivi na prejeta sporočila. Če v nekem trenutku nimate časa za obširen odgovor ali pa ste se začeli ukvarjati s tistim, kar je od vas želel pošiljatelj, lahko potrdite prejem s kratkim »Potrjujem.« ali podobnim odzivom.

Preverite delavnico Kako z email marketingom do vrhunskih rezultatov? >>

8. Sklenite krog

Po vzpostavitvi stika posrednika na kratko obvestite o končnem rezultatu – ne glede na to, ali je ta dober ali slab. Ta korak ni nujen, vendar lahko tako nadalje utrjujete pozitivne odnose in gradite zaupanje, poleg tega pa bo posrednik vesel tudi povratnih informacij.

9. Opomniki

Poslali ste elektronsko pošto, vendar še niste dobili odgovora. Kaj pa zdaj? Priporočljivo je, da pošljete od enega do dva opomnika v doglednem časovnem obdobju, na primer v roku nekaj dni ali tednov. Najenostavneje je, da ponovno pošljete prvotno sporočilo in dodate »Spominjam na spodnje sporočilo.«, »Predvideni rok za … je v ponedeljek, zato je pomembno, da pravočasno preberete spodnje sporočilo.« ali »Preverjam, ali je sporočilo pristalo med nezaželeno pošto.«

10. Zadnji poskus

Če tudi po nekaj opomnikih ne prejmete odgovora na pomembno sporočilo, še ne smete obupati. Naslovniku pošljite še en opomnik, v katerem izrazite svoje predvidevanje, da do želenega sodelovanja ne bo prišlo. Nekaj primerov: »Glede na neodzivnost predvidevam, da žal ne bomo sodelovali, vendar sem se želel prepričati …«, »Videti je, da vaše podjetje ne želi sodelovati z nami …«

Takšna sporočila so nekoliko bolj ostra, zato jih ne uporabljajte kar vsepovprek, temveč le za najpomembnejše kontakte, katerih odziv bi vam resnično koristil.

Če boste sledili predstavljenim nasvetom, boste olajšali življenje prejemnikom svojih sporočil, s tem pa tudi povečali verjetnost pozitivnega odziva in nadaljnjega sodelovanja.

Vir: Forbes