Nejc Zupan: »Podjetja, ki ne bodo delala na daljavo, čez desetletje, dve ali tri ne bodo več obstajala«
Nejc Zupan, NiteoWeb (Vir slike: osebni arhiv)
Vedno več podjetij sploh nima več svoje pisarne ali pa zaposluje posameznike v različnih pisarnah po celem svetu. Delo na daljavo je lahko izjemno učinkovito, vendar prinaša določene izzive, s katerimi se morajo soočiti vodilni kadri v podjetju. Kako organizirati delo zaposlenih na različnih lokacijah in v različnih časovnih pasovih? Kako zagotoviti, da se bodo posamezniki, ki delajo na različnih koncih sveta, počutili kot del ekipe?
Mic Melanšek je eden od ustanoviteljev podjetja Mali junaki. Ožja ekipa v podjetju šteje 10 posameznikov, ki prihajajo iz Slovenije – pet jih deluje iz pisarne v Ljubljani, strokovnjaka za IT sta locirana v Mariboru, Melanšek sam pa »ima pisarno vsakokrat drugje, trenutno pa na enem izmed tisočerih indonezijskih otokov«. Razširjena ekipa, ki vključuje tiskarne, avtorje, ilustratorje, lektorje itd., je razpršena po vsej Evropi in šteje več kot 25 posameznikov.
Nejc Zupan je soustanovitelj podjetja Niteo.co, v katerem je zaposlenih 10 posameznikov s celega sveta, večinoma iz Evrope in Azije. Podjetje je član MP coworkinga, lastne pisarne pa nimajo – tako je njihovo celotno delovanje organizirano na daljavo.
Melanšek in Zupan sta z nami delila svoje izkušnje z delom na daljavo, ponudila pa sta tudi nekaj nasvetov za vse podjetnike, ki razmišljajo o delu na daljavo. V nadaljevanju tako predstavljamo nekaj nasvetov za uspešno organizacijo in vodenje dela na daljavo.
1. Uporabljajte različne metode komunikacije
Komunikacija na daljavo je bolj zahtevna od komunikacije v živo, hkrati pa se poveča tudi možnost za različne šume v komunikaciji in nesporazume. Zato morate poskrbeti, da uporabljate primerne platforme za različne tipe sporočil oziroma komunikacije.
Različni kanali so tako primerni za različna sporočila:
- elektronska pošta: kratka, nevtralna izmenjava informacij
- klepet: neformalni pogovori, skupinske diskusije, splošna obvestila
- video klic (Skype, Google Hangouts, Zoom …): daljši, podrobnejši ali potencialno neprijetni pogovori
- telefon: daljši, podrobnejši ali potencialno neprijetni pogovori
Razlogi za takšno razdelitev so precej jasni. Elektronsko pošto prejemniki najlažje napačno razumejo, saj ne vključuje drugih elementov komunikacije, kot so ton glasu, telesna govorica in obrazna mimika. Zato je najbolje, da po elektronski pošti opravljate le objektivne in nevtralne pogovore.
Platforme za klepet so odlično orodje za vsako ekipo, ki dela na daljavo. Prek takšnih platform lahko svojim zaposlenim sporočate splošna obvestila, poleg tega pa so uporabne tudi za skupinske pogovore, ki so lahko tudi bolj neformalne narave.
Za poglobljene, daljše ali čustvene pogovore so primerna orodja za video klice. 45-minutni video pogovor z vašimi zaposlenimi je lahko veliko bolj produktiven od večurnega pošiljanja elektronskih sporočil. Poleg tega je pogovor iz oči v oči primeren tudi za sporočanje kritičnih povratnih informacij ali neprijetnih novic. Če vam video klic ni na voljo, se v takšnih primerih odločite za tradicionalno obliko klicanja.
2. Spodbujajte medsebojno povezovanje
Ali ima vaša ekipa priložnost za sproščeno klepetanje (angl. watercooler chat) o poljubnih tematikah, ki niso povezane z delom? Takšno klepetanje ni izguba časa, saj služi usklajevanju ekipe ter širjenju sporočil in idej znotraj organizacije, hkrati pa lahko sproži tudi produktivne debate.
Priložnosti za sproščeno klepetanje se v tradicionalnih pisarnah pojavljajo same po sebi, na primer v kuhinji, jedilnici, kadilnici … Pri delu na daljavo pa je treba priložnosti za takšne pogovore ustvariti – prav to je ena od nalog vodstva.
V okviru orodij, kot je Slack, lahko oblikujete nekaj zabavnih kanalov, ki bodo namenjeni sproščenemu klepetu, spoznavanju med sodelavci, iskanju skupnih točk … Prav omenjeno orodje za pisarniško komunikacijo uporabljajo v podjetju Niteo. Poleg službenih kanalov so oblikovali tudi watercooler kanal, ki je namenjen predvsem bolj sproščenim pogovorom.
Če se vaši zaposleni v prostem času ukvarjajo s kakšno zanimivo aktivnostjo, jih spodbudite, da jo predstavijo tudi drugim članom ekipe – morda jih bodo tako navdušili, da se jim bodo še sami pridružili.
Nejc Zupan opisuje tudi, kako v podjetju Niteo skrbijo za večjo stopnjo empatije in razumevanja med zaposlenimi: »Na Slacku in GitHubu morajo imeti vsi svojo profilno sliko, na kateri se vidi obraz. Ko bereš tekst, vidiš zraven obraz, kar te emocionalno poveže s pošiljateljem sporočila.« To je pomembno predvsem za sprejemanje neprijetnih sporočil.
S spodbujanjem medsebojnega povezovanja med člani ekipe boste spodbujali njihov ekipni duh, poskrbeli za njihove družabne potrebe in jim hkrati dali vedeti, da vam je mar zanje.
»Ljudje smo socialna bitja in potrebujemo socialen odnos do ostalih. Da bi ekipa dobro delovala, se dvakrat na leto vsi člani zberemo na neki lokaciji,« Zupan opisuje skrb za medsebojno povezovanje in teambuilding v podjetju Niteo. Januarja se tradicionalno dobijo nekje na toplem, letos so bili na primer na Tajskem, prav v tem mesecu pa so se vsi zbrali v Sloveniji. V okviru srečanj se pogovorijo o določenih tematikah, ki jih je dobro predebatirati v živo, organizirajo pa tudi kakšno strokovno predavanje in delavnico ter bolj neformalno druženje.
Spodbujajo tudi lokalno povezovanje zaposlenih, ki živijo v enem mestu ali na ožjem območju: »Slovenci se približno enkrat na mesec dobimo na daljšem kosilu, potem pa gremo skupaj še na kakšen zanimiv dogodek ali konferenco.« Predvsem v takšnih bolj sproščenih situacijah se porodi marsikatera zanimiva ideja.
3. Organizirajte delo in postavite jasna pričakovanja
Delo na daljavo je že po definiciji manj strukturirano od dela v pisarni. Zapisana značilnost je lahko sicer prednost, hkrati pa zahteva tudi bolj strukturirana pričakovanja.
Prvi poglobljen pogovor o vaših pričakovanjih mora potekati že v okviru procesa zaposlovanja, nato pa naj se takšni pogovori redno nadaljujejo. Vsak član ekipe mora tako vedeti:
- kaj mora opraviti v naslednjem tednu
- kakšni so njegovi splošni cilji za naslednjih nekaj mesecev
- za katera opravila in naloge je zadolžen
- na koga se lahko obrne, če potrebuje pomoč
- koliko ur tedensko oziroma mesečno mora opraviti
- kolikšno količino dela mora opraviti
- kdaj in kako se lahko obrne na nadrejene
- kdaj in kako mora biti na voljo
Mic Melanšek opisuje, kako v podjetju Mali junaki organizirajo in usklajujejo delo na daljavo: »S praktičnega vidika delo usklajujemo z rednimi sestanki, bodisi v živo ali preko Skypa, v vsakem primeru pa vsak član ekipe nosi odgovornost in ima sladko dolžnost, da potek dela organizira tako, kot se njemu zdi najbolj primerno. Nikoli si ne delamo utvar, da smo pojedli vse znanje na tem planetu, zato smo zelo, zelo naklonjeni novim pristopom k delu.«
V podjetju Niteo so po besedah Nejca Zupana uspešno implementirali metodo scrum, pri čemer s pridom izkoriščajo različna uporabna orodja. Zoom, orodje za video konference, video klice, spletne sestanke in klepet, uporabljajo za izvedbo dnevnega 15-minutnega sestanka, v okviru katerega vsak od zaposlenih »pove, kaj je delal prejšnji dan, kaj bo delal danes in ali se pojavljajo kakršni koli blockerji«.
Ker so na podlagi metode scrum in v okviru orodja GitHub odprti projekti in zadolžitve znotraj njih jasno razdelani ter ima tako vsak član ekipe »vedno pregled nad tem, kaj je treba narediti«, sam pa si lahko v dogovoru s celotno ekipo izbere, kateri nalogi se bo posvetil, Zupan glavno vlogo menedžmenta v podjetju vidi v odpravljanju t. i. blockerjev, ovir, ki zaposlenim preprečujejo, da bi opravili svoje delo.
»Midva z Dejanom (Murkom, soustanoviteljem, op. a.) v osnovi nimava podjetja zato, ker želiva nadzorovati ljudi; mi delamo zato, da bi nekaj naredili,« poudarja Zupan. Podjetje tako temelji na zaupanju v zaposlene in ne na stalnem nadzorovanju njihovega delovanja: »Če zaposlenega obravnavaš kot odraslega, odgovornega človeka, se velika večina ljudi tudi tako obnaša: odraslo in odgovorno.«
Samostojnost, odgovornost in proaktivnost so lastnosti, ki jih v podjetju Niteo iščejo že pri potencialnih novih kadrih. Ker se podjetje ne nahaja na eni lokaciji, ne morejo organizirati mentorstva oziroma uvajanja v tradicionalnem smislu. Namesto tega posameznika, ki se jim zdi primeren za delo pri njih, poskusno zaposlijo za en mesec. »Večina se jih ne obnese ravno zato, ker morajo biti zelo proaktivni, samostojni pri iskanju odgovorov na svoja vprašanja,« dodaja Zupan.
Da bi olajšali iskanje odgovorov na pogosta vprašanja, ki se porajajo začetnikom, sproti oblikujejo dokumentacijo, ki je na voljo vsem zaposlenim. Zupan nadalje opisuje izbiranje novih kadrov: »Potem izbiramo tiste, ki so sposobni prelistati kar nekaj strani interne dokumentacije ali pa sami najti odgovor s pomočjo Googla.«
4. Izpostavite namen nalog
Zaposleni, ki delajo na daljavo, se lahko počutijo izolirani od celotnega podjetja. Vodilni kadri v podjetju natančno veste, kako posameznik s svojim delom prispeva k izpolnjevanju dolgoročnih ciljev, vaši podrejeni pa takšnega splošnega pregleda nimajo.
Situacijo lahko popravite na preprost način: Svojim zaposlenim povejte, kako se njihove individualne zadolžitve in naloge vključujejo v cilje celotne organizacije. Pri tem lahko uporabite tudi orodja, kot je Trello, v okviru katerega lahko zapišete dolgoročne cilje svoje ekipe, k njim pa pripišete individualne zadolžitve – vaši zaposleni bodo veliko bolj motivirani, ko bodo jasno videli povezavo med svojim delom in uspehom podjetja.
»Ker ta trenutek sedim na zaprašeni ulici otočja Wakatobi v Indoneziji, vam lahko iz prve roke povem, da v kolikor bi na Male junake gledal izključno kot na mojo službo, takšno delo na daljavo ne bi bilo mogoče,« opozarja na pomen predanosti službi v okviru dela na daljavo Melanšek.
Pri Malih junakih tako težijo k temu, da vsem zaposlenim delo v podjetju predstavlja predvsem izziv in priložnost za samoaktualizacijo: »Sledenje nareku nikoli ni bila naša vrlina. Izzivi so tako zgolj v glavi. Vse, kar potrebujemo, je strast in internet. Slednjega najdete tudi na najbolj odročnih kotičkih našega planeta. Prvo pa … imaš ali pa nimaš.«
5. Sledite napredku
Poleg strukturiranih ciljev morate oblikovati tudi strukturirano in dosledno metodo za spremljanje napredka – tako posameznikov kot celotne ekipe.
Najpreprostejši način spremljanja napredka je, da vam zaposleni vsak dan pošljejo povzetek opravljenih zadolžitev v obliki treh alinej. Na voljo pa so vam tudi različna orodja, s katerimi lahko avtomatizirate velik del celotnega procesa in tako olajšate to opravilo tako sebi kot svojim podrejenim.
Sledenje napredku naj bo naloga vaših zaposlenih, saj na ta način dodatno prevzemajo odgovornost za svoje delo in so bolj opolnomočeni. Vseeno pa ne ignorirajte poročil o napredku, temveč se pravočasno odzovite nanje s povratnimi informacijami, nasveti in priporočili.
6. Bodite odkriti
Če boste popolnoma odkriti s člani svoje ekipe, boste izboljšali hitrost in kvaliteto sprejemanja odločitev. Več kot zaposleni vedo, lažje delujejo samostojno.
V okviru rednih sestankov se pogovorite o situaciji v podjetju, prihajajočih odločitvah, nedavnih spremembah, finančni situaciji itd. Menedžerji in direktorji podjetij se pogosto izogibajo takšnim pogovorom, vendar so pozitivne posledice transparentnosti veliko večje od potencialnih negativnih.
Tudi pomembne debate opravljajte javno. Če bodo imeli vsi člani ekipe dostop do istih informacij, bodo lažje razmišljali in delovali kot celota, kar je pri delu na daljavo še posebej pomembno. Poleg tega pa se na ta način izognete tudi širjenju polresnic in nepopolnih informacij, na kar opozarja tudi Nejc Zupan.
V podjetju Niteo tako, kot že rečeno, sproti oblikujejo dokumentacijo, v katero vnašajo tudi nove informacije. Zupan spodbuja sodelavce, da naj ne odgovarjajo na vprašanja začetnikov, temveč naj popravijo oziroma dopolnijo dokumentacijo in nato pošljejo povezavo do odgovora: »Ko bo začetnik pozabil odgovor, mu ne bo treba še enkrat razlagati, ampak bo lahko v dokumentaciji ponovno prebral, kar ga zanima.«
Zaključek
Melanšek ob koncu opozarja tudi, da vsak oddelek oziroma posameznik s specifičnimi nalogami ni primeren za delo na daljavo: »Denimo oddelek za pomoč uporabnikom mora biti v vsakem primeru del osrednje pisarne, saj je pretok informacij tam najvišji in pogosto zahteva takojšnje ukrepanje. Na drugi strani pa oddelku za kreativo še kako dobro dene, da ni v vsakem danem trenutku ‘bombardiran’ s tisoč in enim izzivom ostalih oddelkov.«
Po njegovih besedah se zadeve vsekakor prepletajo, vendar sam iz prve roke ve, da »postavljanje koncepta za novo knjigo daje super rezultate, če se ga morda lotimo pod kakšno palmo s kokosom v roki«. Pri tem pa mladim podjetnikom, ki razmišljajo o uvedbi dela na daljavo v svoje podjetje, polaga na srce: »Najprej ustvarite organizacijsko kulturo, ki temelji na strasti, nato razmišljajte o delu na daljavo.«
Nejc Zupan pa vsem podjetnikom, ki želijo preizkusiti delo na daljavo, priporoča v branje knjigo REMOTE, ki so jo izdali člani ekipe Basecamp. Po njegovem mnenju knjiga odgovori na vsa vprašanja, ki jih ima vodstvo podjetja, ko začne razmišljati o delu na daljavo: »Kako zagotoviti, da bodo zaposleni sploh delali? Ali ne bodo vsi samo bluzili? Zakaj je delo na daljavo sploh dobro?«
Po njegovem mnenju podjetja, ki ne bodo delala na daljavo, čez desetletje, dve ali tri ne bodo več obstajala: »Delo na daljavo ti omogoča, da si veliko bolj produktiven, saj se navadiš delati asinhrono.«
Asinhroni način je primeren predvsem za kreativno delo, na primer dizajn ali programiranje, saj posamezniku omogoča, da si vzame določeno količino časa, ko zbrano dela in pade v t. i. zanos (angl. flow), fazo popolnega osredotočanja in usmerjene pozornosti na izvajanje določene mentalne ali fizične aktivnosti. Delo v pisarni je tradicionalno zelo sinhrono, saj se mora posameznik posvetiti vsaki motnji, medtem ko delo na daljavo spodbuja asinhroni način opravljanja zadolžitev.
Tako zaradi internacionalizacije poslovanja kot zaradi omenjenega asinhronega načina delovanja, ki izjemno poveča produktivnost posameznikov, Zupan meni, da organizacij, ki ne bodo privzele vsaj asinhronega dela, če ne tudi dela na daljavo, kmalu ne bo več.
Viri: Harvard Business Review, Hubstaff