Nejc Zupan: »Podjetja, ki ne bodo delala na daljavo, čez desetletje, dve ali tri ne bodo več obstajala«

V sodobnem svetu so geografsko razpršene ekipe vedno bolj pogoste, saj moderna tehnologija posameznikom s celega sveta omogoča sprotno sodelovanje. Delo na daljavo vključuje različne izzive – v nadaljevanju ponujamo nekaj nasvetov, kako se soočiti z njimi.
Nejc Zupan, NiteoWeb (Vir slike: osebni arhiv)

Nejc Zupan, NiteoWeb (Vir slike: osebni arhiv)

Vedno več podjetij sploh nima več svoje pisarne ali pa zaposluje posameznike v različnih pisarnah po celem svetu. Delo na daljavo je lahko izjemno učinkovito, vendar prinaša določene izzive, s katerimi se morajo soočiti vodilni kadri v podjetju. Kako organizirati delo zaposlenih na različnih lokacijah in v različnih časovnih pasovih? Kako zagotoviti, da se bodo posamezniki, ki delajo na različnih koncih sveta, počutili kot del ekipe?

Mic Melanšek je eden od ustanoviteljev podjetja Mali junaki. Ožja ekipa v podjetju šteje 10 posameznikov, ki prihajajo iz Slovenije – pet jih deluje iz pisarne v Ljubljani, strokovnjaka za IT sta locirana v Mariboru, Melanšek sam pa »ima pisarno vsakokrat drugje, trenutno pa na enem izmed tisočerih indonezijskih otokov«. Razširjena ekipa, ki vključuje tiskarne, avtorje, ilustratorje, lektorje itd., je razpršena po vsej Evropi in šteje več kot 25 posameznikov.

Nejc Zupan je soustanovitelj podjetja Niteo, v katerem je zaposlenih 10 posameznikov s celega sveta, večinoma iz Evrope in Azije. Podjetje je član MP coworkinga, lastne pisarne pa nimajo – tako je njihovo celotno delovanje organizirano na daljavo.

Melanšek in Zupan sta z nami delila svoje izkušnje z delom na daljavo, ponudila pa sta tudi nekaj nasvetov za vse podjetnike, ki razmišljajo o delu na daljavo. V nadaljevanju tako predstavljamo nekaj nasvetov za uspešno organizacijo in vodenje dela na daljavo.

1. Uporabljajte različne metode komunikacije

Komunikacija na daljavo je bolj zahtevna od komunikacije v živo, hkrati pa se poveča tudi možnost za različne šume v komunikaciji in nesporazume. Zato morate poskrbeti, da uporabljate primerne platforme za različne tipe sporočil oziroma komunikacije.

Različni kanali so tako primerni za različna sporočila:

  • elektronska pošta: kratka, nevtralna izmenjava informacij
  • klepet: neformalni pogovori, skupinske diskusije, splošna obvestila
  • video klic (Skype, Google Hangouts, Zoom …): daljši, podrobnejši ali potencialno neprijetni pogovori
  • telefon: daljši, podrobnejši ali potencialno neprijetni pogovori

Razlogi za takšno razdelitev so precej jasni. Elektronsko pošto prejemniki najlažje napačno razumejo, saj ne vključuje drugih elementov komunikacije, kot so ton glasu, telesna govorica in obrazna mimika. Zato je najbolje, da po elektronski pošti opravljate le objektivne in nevtralne pogovore.

Platforme za klepet so odlično orodje za vsako ekipo, ki dela na daljavo. Prek takšnih platform lahko svojim zaposlenim sporočate splošna obvestila, poleg tega pa so uporabne tudi za skupinske pogovore, ki so lahko tudi bolj neformalne narave.

Za poglobljene, daljše ali čustvene pogovore so primerna orodja za video klice. 45-minutni video pogovor z vašimi zaposlenimi je lahko veliko bolj produktiven od večurnega pošiljanja elektronskih sporočil. Poleg tega je pogovor iz oči v oči primeren tudi za sporočanje kritičnih povratnih informacij ali neprijetnih novic. Če vam video klic ni na voljo, se v takšnih primerih odločite za tradicionalno obliko klicanja.

Iščete načine, kako izboljšati produktivnost? Prisluhnite nasvetom Blaža Kosa na 4-urni delavnici Maksimalna produktivnost >>

2. Spodbujajte medsebojno povezovanje

Ali ima vaša ekipa priložnost za sproščeno klepetanje (angl. watercooler chat) o poljubnih tematikah, ki niso povezane z delom? Takšno klepetanje ni izguba časa, saj služi usklajevanju ekipe ter širjenju sporočil in idej znotraj organizacije, hkrati pa lahko sproži tudi produktivne debate.

Priložnosti za sproščeno klepetanje se v tradicionalnih pisarnah pojavljajo same po sebi, na primer v kuhinji, jedilnici, kadilnici … Pri delu na daljavo pa je treba priložnosti za takšne pogovore ustvariti – prav to je ena od nalog vodstva.

V okviru orodij, kot je Slack, lahko oblikujete nekaj zabavnih kanalov, ki bodo namenjeni sproščenemu klepetu, spoznavanju med sodelavci, iskanju skupnih točk … Prav omenjeno orodje za pisarniško komunikacijo uporabljajo v podjetju Niteo. Poleg službenih kanalov so oblikovali tudi watercooler kanal, ki je namenjen predvsem bolj sproščenim pogovorom.

Če se vaši zaposleni v prostem času ukvarjajo s kakšno zanimivo aktivnostjo, jih spodbudite, da jo predstavijo tudi drugim članom ekipe – morda jih bodo tako navdušili, da se jim bodo še sami pridružili.

Nejc Zupan opisuje tudi, kako v podjetju Niteo skrbijo za večjo stopnjo empatije in razumevanja med zaposlenimi: »Na Slacku in GitHubu morajo imeti vsi svojo profilno sliko, na kateri se vidi obraz. Ko bereš tekst, vidiš zraven obraz, kar te emocionalno poveže s pošiljateljem sporočila.« To je pomembno predvsem za sprejemanje neprijetnih sporočil.

S spodbujanjem medsebojnega povezovanja med člani ekipe boste spodbujali njihov ekipni duh, poskrbeli za njihove družabne potrebe in jim hkrati dali vedeti, da vam je mar zanje.

»Ljudje smo socialna bitja in potrebujemo socialen odnos do ostalih. Da bi ekipa dobro delovala, se dvakrat na leto vsi člani zberemo na neki lokaciji,« Zupan opisuje skrb za medsebojno povezovanje in teambuilding v podjetju Niteo. Januarja se tradicionalno dobijo nekje na toplem, letos so bili na primer na Tajskem, prav v tem mesecu pa so se vsi zbrali v Sloveniji. V okviru srečanj se pogovorijo o določenih tematikah, ki jih je dobro predebatirati v živo, organizirajo pa tudi kakšno strokovno predavanje in delavnico ter bolj neformalno druženje.

Spodbujajo tudi lokalno povezovanje zaposlenih, ki živijo v enem mestu ali na ožjem območju: »Slovenci se približno enkrat na mesec dobimo na daljšem kosilu, potem pa gremo skupaj še na kakšen zanimiv dogodek ali konferenco.« Predvsem v takšnih bolj sproščenih situacijah se porodi marsikatera zanimiva ideja.

3. Organizirajte delo in postavite jasna pričakovanja

Delo na daljavo je že po definiciji manj strukturirano od dela v pisarni. Zapisana značilnost je lahko sicer prednost, hkrati pa zahteva tudi bolj strukturirana pričakovanja.

Prvi poglobljen pogovor o vaših pričakovanjih mora potekati že v okviru procesa zaposlovanja, nato pa naj se takšni pogovori redno nadaljujejo. Vsak član ekipe mora tako vedeti:

  • kaj mora opraviti v naslednjem tednu
  • kakšni so njegovi splošni cilji za naslednjih nekaj mesecev
  • za katera opravila in naloge je zadolžen
  • na koga se lahko obrne, če potrebuje pomoč
  • koliko ur tedensko oziroma mesečno mora opraviti
  • kolikšno količino dela mora opraviti
  • kdaj in kako se lahko obrne na nadrejene
  • kdaj in kako mora biti na voljo

Mic Melanšek opisuje, kako v podjetju Mali junaki organizirajo in usklajujejo delo na daljavo: »S praktičnega vidika delo usklajujemo z rednimi sestanki, bodisi v živo ali preko Skypa, v vsakem primeru pa vsak član ekipe nosi odgovornost in ima sladko dolžnost, da potek dela organizira tako, kot se njemu zdi najbolj primerno. Nikoli si ne delamo utvar, da smo pojedli vse znanje na tem planetu, zato smo zelo, zelo naklonjeni novim pristopom k delu.«

V podjetju Niteo so po besedah Nejca Zupana uspešno implementirali metodo scrum, pri čemer s pridom izkoriščajo različna uporabna orodja. Zoom, orodje za video konference, video klice, spletne sestanke in klepet, uporabljajo za izvedbo dnevnega 15-minutnega sestanka, v okviru katerega vsak od zaposlenih »pove, kaj je delal prejšnji dan, kaj bo delal danes in ali se pojavljajo kakršni koli blockerji«.

Ker so na podlagi metode scrum in v okviru orodja GitHub odprti projekti in zadolžitve znotraj njih jasno razdelani ter ima tako vsak član ekipe »vedno pregled nad tem, kaj je treba narediti«, sam pa si lahko v dogovoru s celotno ekipo izbere, kateri nalogi se bo posvetil, Zupan glavno vlogo menedžmenta v podjetju vidi v odpravljanju t. i. blockerjev, ovir, ki zaposlenim preprečujejo, da bi opravili svoje delo.

»Midva z Dejanom (Murkom, soustanoviteljem, op. a.) v osnovi nimava podjetja zato, ker želiva nadzorovati ljudi; mi delamo zato, da bi nekaj naredili,« poudarja Zupan. Podjetje tako temelji na zaupanju v zaposlene in ne na stalnem nadzorovanju njihovega delovanja: »Če zaposlenega obravnavaš kot odraslega, odgovornega človeka, se velika večina ljudi tudi tako obnaša: odraslo in odgovorno.«

Samostojnost, odgovornost in proaktivnost so lastnosti, ki jih v podjetju Niteo iščejo že pri potencialnih novih kadrih. Ker se podjetje ne nahaja na eni lokaciji, ne morejo organizirati mentorstva oziroma uvajanja v tradicionalnem smislu. Namesto tega posameznika, ki se jim zdi primeren za delo pri njih, poskusno zaposlijo za en mesec. »Večina se jih ne obnese ravno zato, ker morajo biti zelo proaktivni, samostojni pri iskanju odgovorov na svoja vprašanja,« dodaja Zupan.

Da bi olajšali iskanje odgovorov na pogosta vprašanja, ki se porajajo začetnikom, sproti oblikujejo dokumentacijo, ki je na voljo vsem zaposlenim. Zupan nadalje opisuje izbiranje novih kadrov: »Potem izbiramo tiste, ki so sposobni prelistati kar nekaj strani interne dokumentacije ali pa sami najti odgovor s pomočjo Googla.«

4. Izpostavite namen nalog

Zaposleni, ki delajo na daljavo, se lahko počutijo izolirani od celotnega podjetja. Vodilni kadri v podjetju natančno veste, kako posameznik s svojim delom prispeva k izpolnjevanju dolgoročnih ciljev, vaši podrejeni pa takšnega splošnega pregleda nimajo.

Mic Melanšek med popotovanjem v Indiji. (Vir slike: osebni arhiv)

Situacijo lahko popravite na preprost način: Svojim zaposlenim povejte, kako se njihove individualne zadolžitve in naloge vključujejo v cilje celotne organizacije. Pri tem lahko uporabite tudi orodja, kot je Trello, v okviru katerega lahko zapišete dolgoročne cilje svoje ekipe, k njim pa pripišete individualne zadolžitve – vaši zaposleni bodo veliko bolj motivirani, ko bodo jasno videli povezavo med svojim delom in uspehom podjetja.

»Ker ta trenutek sedim na zaprašeni ulici otočja Wakatobi v Indoneziji, vam lahko iz prve roke povem, da v kolikor bi na Male junake gledal izključno kot na mojo službo, takšno delo na daljavo ne bi bilo mogoče,« opozarja na pomen predanosti službi v okviru dela na daljavo Melanšek.

Pri Malih junakih tako težijo k temu, da vsem zaposlenim delo v podjetju predstavlja predvsem izziv in priložnost za samoaktualizacijo: »Sledenje nareku nikoli ni bila naša vrlina. Izzivi so tako zgolj v glavi. Vse, kar potrebujemo, je strast in internet. Slednjega najdete tudi na najbolj odročnih kotičkih našega planeta. Prvo pa … imaš ali pa nimaš.«

5. Sledite napredku

Poleg strukturiranih ciljev morate oblikovati tudi strukturirano in dosledno metodo za spremljanje napredka – tako posameznikov kot celotne ekipe.

Najpreprostejši način spremljanja napredka je, da vam zaposleni vsak dan pošljejo povzetek opravljenih zadolžitev v obliki treh alinej. Na voljo pa so vam tudi različna orodja, s katerimi lahko avtomatizirate velik del celotnega procesa in tako olajšate to opravilo tako sebi kot svojim podrejenim.

Sledenje napredku naj bo naloga vaših zaposlenih, saj na ta način dodatno prevzemajo odgovornost za svoje delo in so bolj opolnomočeni. Vseeno pa ne ignorirajte poročil o napredku, temveč se pravočasno odzovite nanje s povratnimi informacijami, nasveti in priporočili.

6. Bodite odkriti

Če boste popolnoma odkriti s člani svoje ekipe, boste izboljšali hitrost in kvaliteto sprejemanja odločitev. Več kot zaposleni vedo, lažje delujejo samostojno.

V okviru rednih sestankov se pogovorite o situaciji v podjetju, prihajajočih odločitvah, nedavnih spremembah, finančni situaciji itd. Menedžerji in direktorji podjetij se pogosto izogibajo takšnim pogovorom, vendar so pozitivne posledice transparentnosti veliko večje od potencialnih negativnih.

Tudi pomembne debate opravljajte javno. Če bodo imeli vsi člani ekipe dostop do istih informacij, bodo lažje razmišljali in delovali kot celota, kar je pri delu na daljavo še posebej pomembno. Poleg tega pa se na ta način izognete tudi širjenju polresnic in nepopolnih informacij, na kar opozarja tudi Nejc Zupan.

V podjetju Niteo tako, kot že rečeno, sproti oblikujejo dokumentacijo, v katero vnašajo tudi nove informacije. Zupan spodbuja sodelavce, da naj ne odgovarjajo na vprašanja začetnikov, temveč naj popravijo oziroma dopolnijo dokumentacijo in nato pošljejo povezavo do odgovora: »Ko bo začetnik pozabil odgovor, mu ne bo treba še enkrat razlagati, ampak bo lahko v dokumentaciji ponovno prebral, kar ga zanima.«

Iščete načine, kako izboljšati produktivnost? Prisluhnite nasvetom Blaža Kosa na 4-urni delavnici Maksimalna produktivnost >>

Zaključek

Melanšek ob koncu opozarja tudi, da vsak oddelek oziroma posameznik s specifičnimi nalogami ni primeren za delo na daljavo: »Denimo oddelek za pomoč uporabnikom mora biti v vsakem primeru del osrednje pisarne, saj je pretok informacij tam najvišji in pogosto zahteva takojšnje ukrepanje. Na drugi strani pa oddelku za kreativo še kako dobro dene, da ni v vsakem danem trenutku ‘bombardiran’ s tisoč in enim izzivom ostalih oddelkov.«

Po njegovih besedah se zadeve vsekakor prepletajo, vendar sam iz prve roke ve, da »postavljanje koncepta za novo knjigo daje super rezultate, če se ga morda lotimo pod kakšno palmo s kokosom v roki«. Pri tem pa mladim podjetnikom, ki razmišljajo o uvedbi dela na daljavo v svoje podjetje, polaga na srce: »Najprej ustvarite organizacijsko kulturo, ki temelji na strasti, nato razmišljajte o delu na daljavo.«

Nejc Zupan pa vsem podjetnikom, ki želijo preizkusiti delo na daljavo, priporoča v branje knjigo REMOTE, ki so jo izdali člani ekipe Basecamp. Po njegovem mnenju knjiga odgovori na vsa vprašanja, ki jih ima vodstvo podjetja, ko začne razmišljati o delu na daljavo: »Kako zagotoviti, da bodo zaposleni sploh delali? Ali ne bodo vsi samo bluzili? Zakaj je delo na daljavo sploh dobro?«

Po njegovem mnenju podjetja, ki ne bodo delala na daljavo, čez desetletje, dve ali tri ne bodo več obstajala: »Delo na daljavo ti omogoča, da si veliko bolj produktiven, saj se navadiš delati asinhrono.«

Asinhroni način je primeren predvsem za kreativno delo, na primer dizajn ali programiranje, saj posamezniku omogoča, da si vzame določeno količino časa, ko zbrano dela in pade v t. i. zanos (angl. flow), fazo popolnega osredotočanja in usmerjene pozornosti na izvajanje določene mentalne ali fizične aktivnosti. Delo v pisarni je tradicionalno zelo sinhrono, saj se mora posameznik posvetiti vsaki motnji, medtem ko delo na daljavo spodbuja asinhroni način opravljanja zadolžitev.

Tako zaradi internacionalizacije poslovanja kot zaradi omenjenega asinhronega načina delovanja, ki izjemno poveča produktivnost posameznikov, Zupan meni, da organizacij, ki ne bodo privzele vsaj asinhronega dela, če ne tudi dela na daljavo, kmalu ne bo več.

Viri: Harvard Business Review, Hubstaff

Morda vas zanima tudi sorodna vsebina
MP delavnica: Maksimalna Produktivnost

MP delavnica: Maksimalna Produktivnost

Povečajte svojo produktivnost z naprednimi vitkimi in agilnimi prijemi. V celotni zgodovini človeštva sta predvsem inoviranje in superiorna organiziranost vedno vodili na vrh ter do novih nepričakovanih uspehov - tudi v podjetništvu in poslovnem svetu. Preberite več >>


Ideje za pokončno podjetniško držo in razbremenitev stresnega dneva

Ideje za pokončno podjetniško držo in razbremenitev stresnega dneva

Redno gibanje je izjemno pomembno za ohranjanje zdravja in vitalnosti. Vendar pri napetem življenjskem slogu pogosto zmanjka volje in energije za šport. Preberite več >>

Z dobro jutranjo rutino do boljše produktivnosti skozi dan

Z dobro jutranjo rutino do boljše produktivnosti skozi dan

V povprečju se človek v odrasli dobi prebudi v 25 tisoč novih dni in le od njega samega je odvisno, kako jih bo izkoristil. Skrivnost dobro izkoriščenih dni naj bi se skrivala predvsem v dobri jutranji rutini, saj naj bi prav ta določala, kako bo potekal posameznikov dan. Preberite več >>

Blaž Kos: “Če želim kaj narediti, bom moral zavihati rokave”

Blaž Kos: “Če želim kaj narediti, bom moral zavihati rokave”

Tudi najbolj ambiciozni posamezniki lahko postanete žrtve brezplodnega trdega dela. Da se vam to ne bi pripetilo, si preberite nasvete Blaža Kosa. Preberite več >>

Škodljive navade so sovražnik produktivnosti

Škodljive navade so sovražnik produktivnosti

Če želite biti bolj produktivni, začnite delati bolj pametno in izkoristite vsak dan. V prispevku predstavljamo, kako se znebiti pogostih slabih navad. Preberite več >>

Triki za produktivne sestanke najuspešnejših vodij

Triki za produktivne sestanke najuspešnejših vodij

V ZDA vsak dan opravijo kar 11 milijonov sestankov. Neproduktivni sestanki povzročijo 37 milijard dolarjev izgube letno. Preberite več >>

Infografika: 10 nasvetov za bolj produktivne sestanke

Infografika: 10 nasvetov za bolj produktivne sestanke

Podjetniki se udeležijo približno 8 sestankov na teden. Se vam zdi, da na sestankih samo govorite? Predstavljamo 10 nasvetov za bolj produktivne sestanke. Preberite več >>

Z Munchy Monday do okusnih in zdravih prigrizkov

Z Munchy Monday do okusnih in zdravih prigrizkov

Na slovenskem trgu je pod okriljem podjetja Optiweb pred kratkim začela delovati nova storitev: dostava bolj zdravih prigrizkov v podjetja. Preberite več >>

MP delavnica: Maksimalna Produktivnost

MP delavnica: Maksimalna Produktivnost

Povečajte svojo produktivnost z naprednimi vitkimi in agilnimi prijemi. V celotni zgodovini človeštva sta predvsem inoviranje in superiorna organiziranost vedno vodili na vrh ter do novih nepričakovanih uspehov - tudi v podjetništvu in poslovnem svetu. Preberite več >>

Želite biti bolj produktivni? Znebite se škodljivih navad

Želite biti bolj produktivni? Znebite se škodljivih navad

Večja produktivnost ni posledica večje količine dela, temveč pametnejšega delovanja in izkoriščanja vsakega dne. Zastavljeni cilj opraviti več v krajšem času boste lažje dosegli, če se boste znebili slabih navad, ki jih predstavljamo skupaj z nasveti, kako jih premagati. Preberite več >>

Oznake: , ,
Iskanje
↓ Pomagamo vam pri rasti ↓

Dan odprtih vrat v MP coworkingu

24.10.2017 od 14:00 do 18:00
Dan odprtih vrat v MP coworkingu

V torek, 24. oktobra 2017, v coworkingu Zavoda mladi podjetnik organiziramo dan odprtih vrat. Vabljeni, da se oglasite in nas spoznate.
Preberite več >>

MP dogodek: Razvij svojo idejo v donosen posel!

25.10.2017 od 17:00 do 19:00
MP dogodek: Razvij svojo idejo v donosen posel!

Mnogokrat se na nas obrnejo posameznice in posamezniki z idejo, ki bi jo radi pretvorili v posel. V večini primerov ostane pri poizvedovanju, pa čeprav gre velikokrat za ideje, ki imajo velik potencial.
Preberite več >>

MP delavnica: Maksimalna Produktivnost

27.10.2017 od 14:00 do 18:00
MP delavnica: Maksimalna Produktivnost

Povečajte svojo produktivnost z naprednimi vitkimi in agilnimi prijemi. V celotni zgodovini človeštva sta predvsem inoviranje in superiorna organiziranost vedno vodili na vrh ter do novih nepričakovanih uspehov - tudi v podjetništvu in poslovnem svetu.
Preberite več >>

MP delavnica: Google Analytics

04.11.2017 od 9:00 do 16:30
MP delavnica: Google Analytics

Imate spletno stran oziroma trgovino ter za oglaševanje vašega produkta ali storitve zapravite več 100 ali 1000 evrov mesečno, pa se to pri prodaji ne pozna dovolj? Kaže, da imate težave pri učinkovitosti oglasov. Obstaja rešitev, ki se ji reče Google Analytics.
Preberite več >>

MP dogodek: Optimizacija spletnih strani

10.11.2017 od 14:00 do 17:30
MP dogodek: Optimizacija spletnih strani

Klasična trgovina z odličnimi izdelki in nizkimi cenami ni vredna veliko, če se nahaja na odročni lokaciji, kjer je nihče ne obišče. Podobno velja za spletne strani in spletne trgovine. Če vas obiskovalci ne najdejo, potem tudi nakupa ne morejo opraviti. Zato je tu optimizacija spletnih strani.
Preberite več >>

MP delavnica: Trening javnega nastopanja

15.11.2017 od 17:00 do 19:30
MP delavnica: Trening javnega nastopanja

Se vam zatakne v grlu, ko morate stopiti pred občinstvo? Vabimo vas na 4-tedenski trening javnega nastopanja, kjer bomo obdelali prvine dobrega javnega nastopa, pogledali tremi v oči, se ji globoko nasmejali in skupaj izboljšali vaš javni nastop.
Preberite več >>

Vse za podjetje