Kakšen bo pravzaprav vpliv obveznih e-računov na slovenska podjetja in obrtnike?
Z novim letom bo prejem e-računov obvezen le za proračunske uporabnike in podjetja, ki poslujejo z njimi. Ocenjujemo pa, da bo obvezna odredba sprožila množično uporabo e-računov v gospodarstvu nasploh, podobno kot so v preteklosti e-davki že bili sprožilec množične uporabo e-poslovanja.
Ali ta sprememba predstavlja korak naprej ali vidite pomanjkljivosti?
Na daljši rok bo sprememba vsekakor pozitivna, saj predstavlja za podjetja velike prihranke v primerjavi s papirnim poslovanjem na strani prejema računov. Vsekakor pa na kratek rok ne bo šlo brez investicij v programsko opremo, glavni izziv pa je kot navadno povezan s sposobnostjo prilagajanja spremembam. Tu se največkrat zatakne, saj se ljudje v osnovi bojimo sprememb. Kot vedno bodo uspešnejši tisti, ki so se že vajeni prilagajati in izboljševati svoje procese.
Kako naj se podjetja pripravijo na elektronsko poslovanje?
Podjetja, ki poslujejo z javnimi zavodi potrebujejo programsko opremo, ki jim omogoča upravljanje z e-računi v skladu z zakonodajo. Medtem, ko morajo imeti proračunski uporabniki potrjena notranja pravila pri Arhivu Republike Slovenije pa gospodarske družbe niso obvezane k temu.
Kakorkoli, podjetjem priporočamo sprejetje notranjih pravil za delo, oziroma, da definirajo postopke po katerih bodo upravljali z dokumentacijo. Prav tako priporočamo, da si zagotovijo povezavo z akreditiranim elektronskim arhivom za hranjenje e-računov.
Kako lahko SAOP pomaga podjetjem pri spremembi?
V SAOP smo se elektronskega poslovanja lotili med prvimi v Sloveniji na celosten način. To pomeni, da uporabniku zagotovimo tako poslovno programsko opremo iCenter, kot tudi dokumentni sistem eRegistrator. Ne gre torej le za izdajanje in prejemanje e-računov, temveč tudi elektronsko likvidacijo računov, elektronsko pošiljanje plačilnih list in elektronsko podpisovanje dokumentov.
Prav tako imamo vzpostavljene povezave s ponudniki akreditirane dolgoročne hrambe in sodelovanje s ponudnikom vzorčnih notranjih pravil. Z izobraževanji uporabnikov smo pričeli že v začetku leta, saj se zavedamo, da uporabnike v kratkem čakajo še druge zakonodajne spremembe s katerimi se bodo morali spoprijeti.
Podjetja, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki izkoriščajo prehod tudi za posodobitev procesov. Kako naj se tega lotijo?
Pri uvajanju e-računov je glavno sporočilo podjetjem naj s spremembami ne odlašajo do konca leta, saj sprememba poslovnih procesov v okviru rokovanja z brezpapirno dokumentacijo ni mogoča čez noč in terja določen premislek. Mnoga podjetja se zavedajo, da dobro izveden prehod na brezpapirno poslovanje zagotavlja enormne prihranke, odvisno seveda od velikosti podjetja oz. količine dokumentacije.
Ali se brezpapirnega poslovanja lotevajo tudi manjša podjetja in obrtniki?
Tako je. Brezpapirno poslovanje ni le domena velikih in tehnološko naprednih podjetij. Naš uporabnik, mizarsko podjetje, je svojim kupcem poslal obvestilo, da bi jim rad izdajal elektronske račune. V enem mesecu je prejel prek 80% pozitivnih odgovorov, tako s strani velikih, kot tudi malih podjetij.
Opažamo, da se v manjših podjetjih še bolj izrazito kaže želja po tem, da bi podjetnik poenostavil procese, se čimmanj ukvarjal z birokratskimi opravili in se posvečal svojemu osnovnemu poslu. Malim podjetjem navadno priporočamo naš miniMAX, ki je zaradi enostavne uporabe že najbolj priljubljen spletni poslovni program v Sloveniji.
Vir: miniMAX
