7 smrtnih grehov poslovnega sestanka

Predstavljamo vam sedem smrtnih grehov poslovnih sestankov in sedem načinov, kako se jim izogniti.

1. Sestanki, ki postanejo neuporabni in se izvajajo zgolj iz navade.

Veliko podjetij ima tedenske (ali mesečne) sestanke zgolj zato, ker so zapisani na urniku. Sestanki, ki so navada in nimajo nobene prave vrednosti (in niso nujni) so največkrat dolgočasni. Na dolgočasnih sestankih pa se sodelujoči slej ko prej »izklopijo«.

Nasvet: Ne sklicujte sestankov, če to ni potrebno. Za vsak sestanek morate vedeti točno o čem se boste pogovarjali in zakaj je to pomembno za podjetje. Pred vsakim sestankom morate pripraviti vsebino in jo razposlati vsem sodelujočim, da se na sestanek lahko pripravijo.

2. Sestanki, ki so monolog.

Prisotni na sestanku, ki je v obliki predavanj z dolgočasno PowerPoint predstavitvijo pogosto z mislimi odtavajo drugam. Enosmerna komunikacija je najslabši način izobraževanja, treningov in motivacije.

Nasvet: Spodbujajte prisotne na sestanku, da povedo svoje mnenje, ideje in da komentirajo pravkar slišane informacije.

3. Sestanki brez vodje sestanka.

Velikokrat se pri spletnih (virtualnih) sestankih dogaja, da se mnogo časa izgubi za čakanje posameznikov in se kasneje čas izgublja še za obrazložitev že povedanih stvari tistim, ki so zamudili na sestanek. Vsa ta izguba časa in potrpljenja kaznuje tiste udeležence sestanka, ki so dejansko prišli pravočasno.

Nasvet: Izberite vodjo sestanka, ki je organiziran in zna doseči svoje. Tak vodja ne bo prizanašal zamudnikom in le-ti si bodo morali sami razložiti določene stvari, ki so jih zamudili.

4. Sestanki, ki so osredotočeni na ovire in ne na strategijo.

Na sestankih se lahko hitro zgodi, da se ekipa pogovarja več kot 90 odstotkov časa o tem, zakaj določeni rezultati niso bili doseženi in zgolj slabih 10 odstotkov o tem, kakšna bo strategija v prihodnje. Zato ni presenetljivo, da na takšne sestanke ekipa hodi z odporom.

Nasvet: Uporabite pretekle rezultate za razumevanje in načrtovanje prihodnosti. Nikar ne uporabljajte preteklih rezultatov zato, da grajate vašo ekipo.

5. Sestanki, ki se organizirajo v najbolj produktivnem času dneva.

Veliko podjetij organizira sestanke zjutraj – s tem zmotijo zaposlene takrat, ko so le-ti najbolj produktivni.

Nasvet: Sestanke organizirajte v popoldanskem času, ko se bodo zaposleni veselili odmora od trenutnega dela.

6. Sestanki, ki so organizirani v pustem okolju.

Največkrat so sestanki organizirani v pustih sejnih sobah, kjer so vse oči uprte v govornika pred tablo oz. ekranom. Tovrstno okolje slabo vpliva na vzpodbujanje diskusije in ustvarjanje kreativnih idej.

Nasvet: Odpravite se na sprehod v najbližji park ali pa zgolj do sosednjega parkirišča. Ko boste hodili vzporedno s svojo ekipo boste izvedeli veliko več, kot v sejni sobi, kjer se gledate direktno iz oči v oči.

7. Sestanki, ki so preveč formalni in togi.

Zelo malo vodij sestanka ima smisel za humor. Rezultat tega je soba polna naveličanih in zdolgočasenih zaposlenih.

Nasvet: Popestrite sestanke z glasbo, video vsebinami, šalami in navdihujočimi zgodbami. V obdobju YouTube-a enostavno nimate razloga zakaj ne bi vnesli nekaj brezskrbnosti in popestritve v sestanek in si s tem pridobili pozornost ekipe.

Vir: entrepreneur.com