elektronski račun
Elektronski račun predstavlja izstavljanje in posredovanje računa v elektronski obliki. To pomeni, da se lahko račun izstavi kar preko vsem znanega Worda ali Excela. Za njegovo izstavljanje se čedalje pogosteje uporabljajo tudi razni programi in aplikacije, ki poskrbijo za to, da je možnost za napake čim manjša.
Elektronski račun mora vsebovati nekatere obvezne komponente. Iz njega mora biti razvidno, za kakšno storitev ali izdelke se izstavlja, njihova količina, datum opravljene storitve oziroma dobave blaga, datum zapadlosti računa, podatki o naslovniku in o pošiljatelju računa.
Izstavljanje elektronskega računa v primeru, če je naslovnik uporabnik proračuna
Kljub temu, da je način izstavljanja elektronskega računa dokaj ohlapen pa je v primeru, ko podjetje račun izstavi proračunskemu uporabniku oziroma državni upravi, elektronski račun zelo jasno definiran. Izstavimo ga lahko le preko UJP portala, v katerega pa se moramo predhodno registrirati in pridobiti digitalno potrdilo, ki služi elektronski identifikaciji izdajatelja oziroma elektronskemu podpisovanju računov. Elektronski račun se vpiše v poseben obrazec, tudi pošlje se ga prek UJP portala. Izstavljalec računa lahko pregleduje stanje računa; kdaj je bil ta dostavljen, kdaj obdelan in kdaj poravnan.
V vseh drugih primeru
V vseh drugih primerih (če je naslovnik računa fizična oseba ali podjetje) so pravila manj ohlapna. Treba je paziti le, da elektronski račun vsebuje vse obvezne komponente. Posredovanje večinoma poteka kar prek elektronske pošte. Dobrodošlo je, da si izdajatelj priskrbi poseben program za izstavljanje računov, sploh če je obseg izdanih računov na mesec velik. Tak program se da proti plačilu pridobiti pri ustreznih ponudnikih. Moramo pa biti previdni in se odločiti res za tistega ponudnika, ki za ugodno ceno ponuja kar najbolj kakovostno storitev. potrebno je imeti tudi določen sistem za shranjevanje elektronskih računov, saj je pravilo tako, da je treba elektronski račun hraniti še najmanj 2 leti od njegove izdaje.
Vsekakor ima elektronski račun številne prednosti pred klasičnim, saj nam omogoča boljšo organizacijo (vse imamo na enem mestu), hitrejšo dostavo ter manjše stroške na račun papirja. Na tak način se izognemo tudi stroškom za poštne storitve, saj elektronski račun pošljemo kar prek elektronske pošte.
