Poslujete z državnimi inštitucijami? Preberite vse, kar morate vedeti o novem sistemu imenovanem eRačun! (Vir slike: Bigstockphotos.com)
Razvoju tehnologije in svetovnim dobrim praksam poslovanja sledi tudi slovenska zakonodaja, tokrat z uvedbo sistema eRačun. Ta določa, da morajo proračunski uporabniki, to so vsi, ki se financirajo iz naslova proračuna, od 1. 1. 2015 dalje prejemati in izdajati račune in spremljajoče dokumente v elektronski obliki (v nadaljevanju eRačuni). To pomeni, da se bo od šest do osem milijonov računov izdajalo le še po elektronskih poteh.
Verjetno je v zadnjih mesecih na veliko naslovov podjetji prišlo reklamno sporočilo, vezano na poslovanje z eRačuni. Verjamemo, da je veliko podjetji tovrstno spremembo že implementiralo v svoje poslovanje, vendar pa vas bo vsaj nekaj lovilo zadnji trenutek, zato se bomo v tem članku osredotočili na tista podjetja (v nadaljevanju izdajatelji računov), ki dobavljajo (ali pa bodo dobavljali v prihodnosti) storitve ali blago proračunskim uporabnikom. Nikoli ni prepozno, ampak zdaj je pravi čas, da začnete izdajati e-račune. Imate še čas, da se prilagodite in uredite vse potrebno.
Kdo so proračunski uporabniki?
Proračunski uporabniki (približno tri tisoč) so neposredni in posredni uporabniki državnega in občinskih proračunov. Med njimi so ministrstva, občine, sodišča, vladni uradi, šole, vrtci, zdravstveni domovi, bolnišnice, kulturni zavodi, krajevne skupnosti, razne agencije in drugi.
Kaj je eRačun?
eRačun je račun, ki ga izdajatelj računa za dobavljeno blago ali izvedene storitve izda svojemu dolžniku oziroma prejemniku računa v elektronski obliki in enakovredno zamenjuje račun v papirni obliki. Poenostavljeno povedano, račun v papirni obliki bo zamenjal ustrezni elektronski račun, saj sprejemanje računov na papirju po 1.1.2015 ne bo več dovoljeno.
Izmenjava eRačuna je proces posredovanja eRačuna od izdajatelja do prejemnika eRačuna. Na eni strani je prejemnik eRačuna proračunski uporabnik, ki mu je eRačun namenjen, na drugi strani pa je izdajatelj eRačuna, ki je v našem primeru fizična ali pravna oseba, ki eRačun izda.
eRačuna ne bo mogoče poslati proračunskemu uporabniku neposredno, temveč prek bank, ki bodo vključene v medbančno izmenjavo e-računov in drugih ponudnikov procesne obdelave podatkov, s katerimi ima uprava za javna plačila (UJP) sklenjene pogodbe o izmenjavi e-računov, za manjše dobavitelje pa tudi preko spletnega portala UJP.
Kaj veleva zakonodaja po 1. januarju 2015? Izvedeli boste na brezplačnem spletnem seminarju: »Obvezni e-računi v teoriji in praksi«
Katere listine so eRačun?
S skupnim imenom »eRačun« se označujejo dokumenti oziroma knjigovodske listine, ki vsebujejo zapise o poslovnih dogodkih, na osnovi katerih se spreminjajo sredstva ali obveznosti do njihovih virov, prihodki ali odhodki.
Za eRačune torej štejemo dokumente oziroma listine, ki vsebujejo obvezne elemente, in sicer ne glede na to, kako se listina imenuje (račun, dobropis, bremepis, avansni račun, zahtevek za plačilo,…).
Katere so prednosti eRačuna?
Prednosti eRačuna so predvsem naslednje:
- Eko: manjša poraba papirja
- Varno: pošiljanje podatkov po varni elektronski poti
- Hitro: avtomatizirana izmenjava računov pohitri poslovanje
- Pregledno: večja preglednost in nadzor nad delom z računi
- Natančno: avtomatski prevzem računov zmanjša število napak, saj prepisovanje podatkov ni potrebno
- Enostavno: celoten krog dela z računom je avtomatiziran (prejem računa, knjiženje v dokumentnem sistemu, knjiženje v računovodskem sistemu, priprava naloga za plačilo)
- Nižji stroški poslovanja: manj papirja, stroškov poštnih storitev, ročnega dela
- Hranjenje v elektronski obliki
eRačuni niso samo zamenjava za papirno poslovanje, temveč lahko avtomatizacija računov vpliva tudi na postopek in učinkovitost spremljanja denarnega toka v podjetju, na upravljanje terjatev do kupcev, finančno načrtovanje, omogoča večji pregled nad stroški podjetja in nad vedenjem kupcev z vidika plačil. Preglednejše in učinkovitejše je tudi spremljanje likvidnosti, plačilne sposobnosti in obratnega kapitala nasploh.
eRačun prinaša torej mnogo prednosti, sistem pa gre v koraku s časom s tehnološkim napredkom in sodobnimi oblikami poslovanja.
Kako je eRačun sestavljen?
Čeprav je eRačun po vsebini enak navadnemu računu, pa ima drugačno obliko in zato tudi drugačno pot do prejemnika, drugačno obdelavo, a enako vsebino in vrednost.
eRačun je sestavljen iz treh glavnih elementov, katerim so lahko dodane tudi predloge. Pri sestavi eRačuna je potrebno poznati tudi nekaj tehničnih izrazov, ki se mogoče zdijo na prvi pogled zapleteni, vendar temu ni tako. Za posamezni element e-računa kliknite na povezavo in si oglejte predloge, primere in dodatne usmeritve.
- Ovojnica eRačuna – dokument v xml strukturi namenjen usmerjanju eRačuna
- Sheme ovojnice ICL
- e-SLOG, verzija 1.5, e-SLOG, verzija 1.6 – enotna standardizirana oblika eRačuna v xml strukturi, ki jo je definirala Gospodarska zbornica Slovenije
- poljubne priloge (npr. vizualizacija eRačuna v PDF obliki).
Če kot malo ali srednje podjetje pri svojem poslovanju že uporabljate informacijsko podporo, lahko to prilagodite za izdajo e-računov. Pazite le, da nadgradite obliko računov na standard eSlog 1.5 ali 1.6.
Kako lahko izdajatelji pošiljajo eRačune proračunskim uporabnikom?
Izdajatelji računov lahko pošiljajo eRačune proračunskim uporabnikom na naslednje načine:
- preko bank vključenih v medbančno izmenjavo eRačunov oziroma procesorja Bankart;
- preko ponudnikov elektronske poti, s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe:
- seznam vseh ponudnikov elektronske poti
- seznam ponudnikov elektronskih poti, ki aktivno izmenjujejo eRačune prek UJP
- preko portala UJP eRačun, prek katerega bodo lahko izdajatelji pošiljali eRačune neposredno proračunskim uporabnikom. Portal bo podpiral pošiljanje eRačunov za manjše izdajatelje, ki v javni sektor oziroma proračunskim uporabnikom na letni ravni posredujejo manjše število eRačunov (do 5 eRačunov mesečno). Portal bo omogočal ročni vnos eRačunov in bo dostopen prek spletne strani UJP od 1. 1. 2015 dalje.
Kaj veleva zakonodaja po 1. januarju 2015? Izvedeli boste na brezplačnem spletnem seminarju: »Obvezni e-računi v teoriji in praksi«
Kaj je UJP, UJPnet in UJP eRačun
»UJP« (sicer Uprava Republike Slovenije za javna plačila) je enotna vstopna oziroma izstopna točka za izmenjavo računov in spremljajočih dokumentov v elektronski obliki, ki jih izdajajo in prejemajo proračunski uporabniki. eRačune morajo proračunski uporabniki prejemati in izdajati le prek UJP.
Spletna aplikacija »UJP eRačun« je namenjena izključno pravnim osebam iz gospodarskega sektorja in fizičnim osebam. Prek spletne aplikacije UJP eRačun bo mogoče e-račune pošiljati v javni sektor od 1.1.2015 dalje.
»UJPnet« pa je spletna aplikacija namenjena elektronskemu poslovanju proračunskih uporabnikov.
Kako se vključiti v prejemanje oziroma izdajanje eRačunov na portalu UJPnet?
Proračunski uporabniki prejemajo oziroma bodo prejemali eRačune prek spletne aplikacije UJPnet.
Preden bodo dobavitelji proračunskemu uporabniku lahko pošiljali eRačune, se bo proračunski uporabnik moral vpisati v evidenco za prejemanje in/ali izdajanje eRačunov.
Po vključitvi proračunskega uporabnika v storitev prejemanja eRačunov se bo lahko proračunski uporabnik naročil na prejemanje eRačunov posameznega izdajatelja. Izdajatelj po prejemu naročila za prejemanje eRačunov vključi proračunskega uporabnika med prejemnike eRačunov ter mu ob naslednjem obračunu posreduje eRačun.
Kakšna bodo nadomestila in stroški izmenjave eRačunov?
Nadomestila in stroške izdanih eRačunov, ki jih zaračunavajo banke in drugi ponudniki elektronske poti, bodo krili izdajatelji eRačunov med tem ko je prejemanje eRačunov za proračunske uporabnike brezplačno. V zvezi z nadomestili se je potrebno obrniti na izbrano banko in/ali ponudnika računovodskega sistema.
Za konec velja opozoriti, da presečni datum za poslane račune ni 1. januar. Račun, ki bo do prejemnika prispel 1. januarja, bo moral biti izdan že kot e-račun. Presečni datum je torej 31. december.
