Primer računa in izdaja dokumenta v računovodskem programu

Na izdanem dokumentu je pri d.o.o. in d.d. pravnih osebah potrebno dopisati še znesek osnovnega kapitala in znesek še nevplačanih zneskov. Če je izdajatelj fakture DDV zavezanec, pa je potrebno na primer računa navesti še davčno številko oziroma ID za DDV. Uporabnikom spletnega programa Minimax so na spletni strani na voljo navodila za izdajanje faktur. Na blog strani pa so tudi predstavljene obvezne sestavine negotovinske fakture.

Primer računa z obveznimi podatki, ki se spreminjajo

Izdana faktura mora vsebovati določene obvezne splošne podatke, ki pa se ob vsaki izdaji spreminjajo. Mednje spada na primer datum izdaje dokumenta in datum opravljene storitve oziroma dobave blaga, zaporedna številka dokumenta, datum zapadlosti in podatki o prejemniku fakture.

Klasična negotovinska faktura ali elektronski račun pa morata vsebovati tudi obračunske podatke, ki so povezani z zneski in opisom opravljenih storitev ali produktov in se po vsebini razlikujejo glede na to, ali je izdajatelj zavezanec za DDV ali ne. Ker so zahteve pri izdajanju računov za DDV zavezance nekoliko bolj zahtevne, si lahko v Minimax predelku baze znanja pogledate določene smernice. Na voljo so tudi e-priročniki in spletni seminarji.

Primer računa v programu z avtomatičnim številčenjem

Prednost izdajanja negotovinskih faktur v Minimax spletnem računovodskem programu v oblaku je v tem, da sistem številči dokumente samodejno in zato ne prihaja do zapletov s podvajanjem ali napačnimi zapisi zaporednih številk, ki največkrat lahko nastanejo pri ročnem pisanju faktur v Wordu. Napačno številčene fakture lahko kupci zavrnejo, hkrati pa lahko prihaja do težav pri knjiženju knjigovodskih listin.

Enostavno dodajanje novih strank v program za račune

Če podjetnik ročno vnaša podatke v Word, tedaj mora pri izdani fakturi iz spletne baze podatkov prepisati naziv in naslov podjetja ter davčno številko. Velikokrat pa se zgodi, da podatki niso zajeti iz posodobljene javne baze ali pa podjetnik napačno prepiše podatke o kupcu. Minimax računovodski program pa omogoča enostavno dodajanje novih kupcev, pri čemer sistem samodejno črpa podatke iz posodobljene javne baze.

Izstavljanje e računa iz programa v oblaku

Če podjetnik ročno piše izdane fakture v Wordu, tedaj ne more izdajati elektronskih dokumentov proračunskim uporabnikom, saj mora fakture tudi digitalno podpisati. Minimax računovodski program v oblaku pa pripravi osnutek elektronskega računa oziroma primer računa v XML obliki, ki ga podjetnik lahko kupcu posreduje po različnih elektronskih kanalih, povezanih s programom. Če potrebujete le izdane račune, lahko najamete paket izdani računi, ki vsebuje predračune, negotovinske in gotovinske fakture ter elektronske fakture.