20 nasvetov za boljše upravljanje s časom

Predstavljam vam 20 nasvetov za boljše upravljanje s časom:

1. Vsakodnevni načrt. Načrt, ki ga napišete zjutraj oz. zvečer, vam bo služil kot dober pregled nad prihajajočim dnem. Vse kar morate storiti je, da se držite napisanega načrta.
2. Vsako opravilo oz. naloga naj ima svoj rok. Npr.: nalogo A je treba dokončati do 10:00, nalogo B do 15:00 in nalogo C do 17:30. Takšen načrt vam omogoča, da z delom ne posegate v čas, ki ste ga namenili drugim aktivnostim.
3. Uporabljajte koledar. Koledar je ključ k boljšemu upravljanju s časom. Največkrat je koledar že kar del vaše programske opreme za elektronsko pošto (Outlook, Lotus Notes, Google Calendar, itd.). Če je le možno si koledar uskladite z mobilnim telefonom, da boste do njega lahko dostopali kjerkoli.
4. Uporaba organizatorja. Organizator je vaše najpomembnejše orodje, ki vam omogoča pregled nad celotnim dnem, mesecem, letom, omogoča zapis to-do seznamov, projektov in ostalih pomembnih stvari.
5. Vidno označeni roki. Roki za dokončanje določenih nalog morajo biti vidno označeni tako na koledarju, kot tudi v organizatorju. Le tako se lahko izognemo neprijetnim presenečenjem.
6. Naučite se reči NE. Ne smete si naložiti več dela, kot ste ga sposobni opraviti, zato je potrebno odločno reči ne oz. sprejeti nalogo pod pogojem, da jo preložite na kasnejše obdobje.
7. Naj bo vaš cilj končati nalogo pred rokom oz. priti na sestanek nekaj minut pred začetkom. Če načrtujemo, da bomo točni se velikokrat zgodi, da zamudimo, zato je potrebno načrtovati opravljeno nalogo pred rokom, da bomo točni.
8. Časovno omejite svoje dejavnosti na določeno število ur v dnevu. Več o tem si lahko preberete tukaj.
9. Ura na vidnem mestu. Včasih se nam zgodi, da smo tako zatopljeni v delo, da ne opazimo, koliko časa je že minilo, zato je dobro imeti veliko uro na vidnem mestu.
10. Nastavite opomnike vsaj 15 min prej. Če imamo predviden pomemben sestanek je dobro, da nas opomnik opozori vsaj 15 min pred pričetkom sestanka.
11. Osredotočiti se je potrebno zgolj na eno ključno nalogo v določenem času.
12. Odstranite vse kar vas zamoti: telefonski klici, SMS, elektronska pošta, spletne klepetalnice itd.
13. Spremljajte porabljen čas. Na spletu najdete Egg Timer, ki spremlja vaš porabljen čas. Nastavite ga lahko tako, da vam po preteku 1 ure zapiska. Na ta način se boste bolj zavedali porabljenega časa.
14. Ne obremenjujte se z nepomembnimi podrobnostmi. Zavedati se morate, da nikoli ne boste naloge opravili točno tako, kot ste si zamislili. V kolikor boste preveč časa posvečali nepomembnim podrobnostim boste neučinkoviti pri opravljanju zadane naloge.
15. Prioritete. Ker ni mogoče narediti vsega na enkrat, se moramo naučiti dajati prednost določenim nalogam. Več o tem in o pravilu 80/20 si lahko preberete tukaj.
16. Delegiranje. V kolikor bo vaš sodelavec določeno nalogo opravil bolje kot vi oz. naloga ni tako pomembna, naj jo opravi nekdo drug, vi pa se lahko osredotočite na bolj pomembne naloge.
17. Podobne naloge povežite skupaj in jih razdelite po kategorijah npr: administracija, finance, itd.
18. Odpravite vse kar vam jemlje dragocen čas. Katere so tiste stvari, ki vam jemljejo največ časa? Branje spletnih časopisov, Twitter, Facebook, pregledovanje spletne pošte, itd. Najlažji način, da teh spletnih strani ne boste preverjali tako pogosto je, da odstranite hitre povezave, zaznamke, jih odstranite iz seznama priljubljenih, itd.
19. Končajte sestanek oz. nalogo takrat ko je to smiselno. V nasprotnem primeru se vam bodo zadeve vlekle v nedogled.
20. Varovalni čas med nalogami. Nalog oz. opravil ne smete imeti razporejenih tesno skupaj, temveč morate pustiti 5 do 10 min časa med dvema nalogama. To vam omogoča dokončanje prve naloge v miru in čas za pripravo na naslednjo nalogo.

Vir: lifehack.org