5 prednosti e-računov, s katerimi boste pozabili na papirne račune

Avtor — 26.10.2016
Če razmišljate o moderni obliki računov, vas bodo spodnje vrstice prepričale, da takoj preklopite na digitalno obliko. Klasične papirnate oblike račune namreč romajo v pozabo. Nadomeščajo jih e-računi, ki imajo številne prednosti. Učinkovitost, preglednost in hitrost so le ene izmed mnogih.
5 prednosti e-računov, s katerimi boste pozabili na papirne račune

Vam računi kratijo dragocen čas? Morda je čas, da se digitalizirate tudi na tem področju (Vir slike: Startupstockphotos).

E-račun je račun, ki ga izdajatelj računa za dobavljeno blago ali izvedene storitve izda svojemu dolžniku oziroma prejemniku računa v elektronski obliki. V tem smislu popolnoma enakovredno zamenjuje račun v papirni obliki.

Prednost e-računa je kar precej. Mi se bomo osredotočili na tistih pet, za katere menimo, da so poglavitne pri poslovanju vsakega podjetnika.

E-računi prinašajo nižje stroške in prihranek v času

Digitalna oblika e-računa popolnoma nadomešča papirno obliko. Od tiskanja se lahko zato poslovimo, privarčujemo pa tako pri kartuši, vzdrževanju tiskalnika kot tudi pri količini papirja. Vsak papirni račun je treba poslati po pošti, kar prinese še stroške pošiljanja – nakup kuvert in znamk. Ker nam tega zdaj ni več treba delati, privarčujemo tudi na času. Poti na pošto nam ni treba več opravljati, kot tudi ne lepiti znamk in opremljati kuverte z naslovom prejemnika računa. Ta čas lahko zdaj namenimo za pomembnejše stvari, saj lahko račun poravnamo z zgolj enim klikom.

Nič več napak

Tisti, ki dela, greši, se glasi eden od slovenskih pregovorov. A bodimo realni: napake na računih so izredno nedobrodošle. Če pride do napake na računu, sledi dogovarjanje s prejemnikom in cel kup težav. E-račun pa nam omogoča avtomatski prevzem računov, s čimer zmanjšamo število napak. Prepisovanje podatkov ni več potrebno, saj nam sistem omogoča izvoz prejetih e-računov. Vsi podatki, potrebni za plačilo, se avtomatsko prenesejo v plačilni nalog, preostane nam le še izbira gumba, s katerim bomo izvedli plačilo.

Varno tudi v digitalni obliki

Podatki, ki so zbrani na računu, so na varnem. E-račun je namreč podpisan z varnim elektronskim podpisom, s čimer poskrbimo za večjo varnost dokumentov, ter overjen s kvalificiranim digitalnim potrdilom. Izdan je v obliki elektronsko podpisanih datotek v formatu XML ali PDF. Varno je tudi vaše poslovanje, saj lahko vodite evidenco prejetih in plačanih računov.

Delo je v celoti avtomatizirano

Njegova uporaba je preprosta, saj je celoten krog dela z računom avtomatiziran. Vse od prejema računa, knjiženja v dokumentnem in računovodskem sistemu ter priprave naloga za plačilo. Na prejem e-računov se prijavimo prek e-banke, izvozimo prejete e-račune, za pravne osebe pa nudijo tudi avtomatsko knjiženje podatkov v računovodski aplikaciji.

Je e-račun primeren tudi za mene?

E-računi so namenjeni vsem, ki želijo poslovati učinkoviteje, hitreje, varneje, natančneje in okolju prijazno. Od prvega januarja 2015 morajo račune in spremljajoče dokumente v digitalni obliki prejemati vsi proračunski uporabniki. To pomeni, da morajo pravne in fizične osebe za dobavljeno blago ali storitev pošiljati izključno e-račune. Njegovo prednost so prepoznala tudi podjetja in samostojni podjetniki, ki niso proračunski uporabniki.