Kaj morate storiti na koncu vsakega sestanka?

Kolikokrat ste že bili na sestanku, kjer se je veliko odločalo, vendar nič ni bilo narejeno in nihče ni bil za to odgovoren? Če sestanka ne boste zaključili z navodili, kaj mora kdo narediti in do kdaj, potem bo narejeno zelo malo in nihče za to ne bo odgovarjal.

Na sestanku morate vsako temo zaključiti z jasnimi navodili.

Vprašajte

Velikokrat se sestanki zaključijo z naslednjimi stavki:

• Dobro bi bilo, če …
• Nekdo naj …
• Se vsi strinjamo, da …?
• Lahko poskusiš …?
• Nadrejeni/stranke/partner želijo, da …

Če želite jasno določiti naloge in odgovornosti posameznikov, morate vprašati v prvi osebi ednine in predhodno jasno razložiti, zakaj je določena stvar nujna.

Kljub temu, da obstaja veliko načinov, kako nekaj vprašati, vam mi predstavljamo nekaj najbolj učinkovitih primerov:

• Da bomo dosegli A, potrebujemo …
• Prosim vas, da pripravite B do datuma C.
• Lahko tebe zadolžim za projekt E?

Pomembni so datumi

Ne glede na to, kaj se dogovorite, vedno določite datum, do katerega mora biti naloga opravljena.

Dobro oblikovano vprašanje bo do sogovornika izvabilo naslednje odgovore:

• Da, sprejmem.
• Ne, ne sprejmem.
• Za sedaj še ne morem sprejeti odgovornosti, ker … potrebujem odobritev, moram nekaj preveriti – sporočim do datuma E, želim predlagati alternativno pot ali sprejmem samo, če dobim F do datuma G.

Vsi ostali odgovori so prazne obljube.

Eni izmed najbolj pogostih odgovorov, ki pomenijo “Ne, tega ne bom naredil,” so:

• Da, poskusil bom.
• OK, naj pogledam, kaj se da storiti.
• Zgleda, da bo šlo.
• Naj malo podrobneje raziščem zadevo.
• Nekdo bo že poskrbel za to.

Vsakdo ima svoje razloge, da določeno nalogo sprejme oz. jo zavrne. Obstaja tudi možnost, da nekdo čisto zares ne more sprejeti oz. zavrniti naloge. Takrat:

• bolj podrobno opredelite nalogo – kako zahtevna je in kaj pričakujete od nekoga, ki jo bo prevzel,
• se dogovorite za odločitev v točno določenem času,
• se dogovorite za alternativno nalogo, ki bo rešila isti problem,
• se dogovorite, da bo nekdo sprejel nalogo pod določenimi pogoji – če se ti spremenijo, lahko prekine z delom.

Vir: linkedin.com