Prepolovite stroške (slika: http://www.projectinsight.net)
Zatorej dobro premislite o praksah, ki jih potrebujete in preučite, kaj je nujno za uspeh podjetja. Naredite prostor za nove prakse, ki bodo zmanjšale stroške, ne da bi škodovale vaši zmožnosti uspešnega delovanja ali ponujanja storitev uporabnikom.
Najem pisarn ni več pravi pristop. Poskrbite za virtualne pisarne.
Nekaj razburljivega je v tem, da imate pravo pisarno, v katero lahko vstopite. Nič ni bolj “legitimno” kot dejanska pisarna. A če želite privarčevati denar, potem boste idejo o najemu pisarne morali hitro preskočiti in priložnost ponuditi drugim bolj varčnim alternativam.
Naj vsi delajo kar od doma. Ni dodatnih stroškov za prostore, z uporabo spletnih storitev pa lahko brez težav hranite in delite dokumente in si tako ustvarite dejansko omrežje za organizacijo. Prihranili boste tudi pri mnogih drugih stvareh, na katere sprva sploh ne pomislite, na primer pri dekoriranju in pohištvu.
Če se vam zdi, da nujno potrebujete pisarno, ki hkrati ne bo vaš dom, povprašajte okoliška podjetja, če lahko prostor zakupite pri njih. Podjetja se v zadnjem času namreč neprestano krčijo in zmanjšujejo število zaposlenih, še posebej na področju storitev, zaradi česar morda mnoga podjetja plačujejo za prazen prostor, ki ga ne potrebujejo.
Pogledate lahko tudi za skupnimi pisarniškimi prostori, katere si delijo različne organizacije. Govorimo o sobah za konference in administratorsko podporo in podobno.
Poslovne telefonske sisteme zamenjajte za pametne mobilnike in virtualne telefonske storitve.
Pametni mobilni telefoni naglo zamenjujejo zemeljske linije. Pravzaprav je nedavna raziskava, ki so jo opravili pri Centers for Disease Control and
Prevention, pokazala, da kar 25 odstotkov ameriških gospodinjstev uporablja zgolj mobilne telefone. V podobno smer pa gre tudi tehnologija na poslovnem področju.
Virtualne telefonske storitve majhnim podjetjem omogočajo, da katerokoli delujočo telefonsko številko (velja tudi za mobilne telefonske številke) “prekrijejo” s celotnim poslovnim telefonskim sistemom.
Ko boste koristili virtualno telefonsko storitev, vam bo dodeljena telefonska številka, ki bo postala vaša poslovna številka. Storitev omogoča funkcije kot so virtualni receptor, ki bo pozdravil klicalce in jih napotil k pravim ljudem, zvokovna pošta (voicemail), zmožnost dodeljevanja razširitev različnim ljudem v podjetju (četudi ne delajo v isti stavbi), preusmerjanje klicev in še več.
Vsako izmed teh razširitev lahko povežete z mobiteli ali domačimi telefoni vaših uslužbencev. Na tak način boste prihranili pri telefonski opremi. Vsakdo lahko začne s konferenčnim klicem in v nekaterih primerih pripelje zraven kolikor ljudi pač hoče. Seveda je vse te funkcionalnosti potrebno tudi plačati, a zagotavljamo vam, da so cene v primerjavi s standardnimi stroški telefonskih linij, zanemarljive, poleg tega pa vam ne bo potrebno plačati opreme in strokovnjakov za tehniko.
Novih računalnikov ne potrebujete.
Resda gre v tem primeru za idejo zamenjave novega s starim, a lahko majhnim podjetjem prihrani veliko denarja. Vsi imajo radi nove, sijoče osebne računalnike, a večina podjetij v realnosti ne potrebuje toliko procesorske moči.
Preverite, kaj potrebujete od računalnika. Če ga nameravate uporabiti zgolj za osnovne programske aplikacije kot so Officovi dokumenti ali preglednice, pošiljanje elektronske pošte in surfanje po internetu, potem vam bo najverjetneje zadostoval že rabljen ali obnovljen računalnik.
Rabljene ali obnovljene računalnike lahko po nizkih cenah nabavite kar preko spleta. Mnogo računalnikov prihaja s strani večjih korporacij (ko se odločijo za zamenjavo), tako da ste lahko prepričani, da bodo imeli potrebne zmogljivosti.
Če morate datoteke ali druge vire deliti z enim ali več sodelavci, lahko zgradite preprosto omrežje z uporabo brezžičnega usmerjevalnika ali drugih poceni naprav, ki jih boste brez težav lahko kupili pri lokalnih prodajalcih. Seveda pa lahko uporabite katero izmed številnih spletnih aplikacij, ki vam omogoča shranjevanje in deljenje datotek ter dostop do njih s kateregakoli računalnika z zgolj uporabo internetne povezave.
Uporabljajte večnamenska orodja.
Razglejte se po pisarni ali po računalniških aplikacijah. Koliko stvari si lastite, ki imajo zgolj eno funkcijo? Lahko to funkcijo zamenjate s čim drugim?
Faks naprava je dober primer kosa pisarniške opreme, ki je zmožna zgolj izvrševanja enega opravila. Vse kar počne, je pošiljanje in prejemanje faksov. Kljub vsemu pa jo imate in požira vam denar, ki ga porabljate za posebno telefonsko linijo, papir, črnilo in moč za napajanje.
Vse te dodatne stroške lahko skoraj do popolnosti omejite in začnete uporabljati internetno faks storitev, ki vam bo omogočala pošiljanje in prejemanje faksov na vaš mobilnik ali osebni računalnik. Tako ne boste prihranili le pri denarju, temveč je stvar tudi precej bolj priročna. Fakse lahko tako pošiljate in prejemate povsod, kjer imate internetno povezavo.
Ko govorimo o programski opremi, ki jo uporabljate za vodenje vašega podjetja, premislite o ti. storitvah v oblakih oz. storitvah, ki temeljijo na internetu. Tako ne boste po nepotrebnem zapravljali denarja za izredno drago programsko opremo. Mesečno boste sicer nekaj malega plačali, a boste kljub vsemu pridobili dostop do vseh običajnih, pa tudi nekoliko dražjih aplikacij, ki jih običajno srečujemo le v resnično dragih programskih paketih.
Na primer, za dobrih 10 dolarjev mesečno lahko dostopate do storitve, ki vam bo pomagala pri oblikovanju, izdelavi ter pošiljanju reklamnih elektronskih sporočil, pa tudi pri njihovem sledenju. Tako boste lahko zgradili kakovostne email kampanje profesionalnega izgleda, pa čeprav jih boste izdelali kar sami.
Zmanjševanje stroškov ne pomeni nujno zmanjševanje kakovosti ali uporabnosti. Pravzaprav vam bodo zgornje ideje pomagale, da boste delali hitreje, bolje in bolj učinkovito.
Vir: Smallbizbee
