Kako urediti dokumentacijo za računovodstvo?

Računovodja je zelo pomemben člen pri uspehu podjetnika, zato je odnos med računovodjo in podjetnikom izrednega pomena. Sam odnos je mnogokrat odvisen tudi od definiranja medsebojnih obveznosti. Pomembna obveznost podjetnika je urejenost knjigovodskih listin.
Kako urediti dokumentacijo za računovodstvo?

Kako urediti dokumentacijo za računovodstvo? (Vir slike: sxc.hu)

Pri delu računovodje se nemalokrat srečujemo s pomanjkljivo ali z nepravočasno oddano dokumentacijo. Nasploh opažamo, da je zavedanje o pomembnosti pozorno urejene knjigovodske dokumentacije premalo prisotno v naši poslovni praksi. Velikokrat podjetnik ne ve, kaj narediti s kakšnim dokumentom, zakaj je pomemben in kakšne posledice ima lahko njegova izguba oziroma prepozna izvršitev dejanj, ki iz tega dokumenta morebiti izhajajo.

Zato vam ponujamo kratek opis nekaterih pomembnih dokumentov, njihov namen in vlogo v poslovanju podjetja.

Izdani računi

Izdani računi so knjigovodska listina, ki izkazuje naše prihodke iz poslovanja. Na podlagi izdanega računa v knjigovodstvu podjetja nastane terjatev do kupca, obveznost za davek na dodano vrednost ter prihodek od prodaje storitev ali proizvodov. Izdani računi si morajo slediti po zaporednih številkah. Običajno številka računa vsebuje leto izdaje in zaporedno številko.

Glede obveznosti izdajanja računov DURS pojasnjuje:

V skladu s 33. členom Zakona o davku na dodano vrednost RS (Uradni list RS, št. 25/05-UPB3; v nadaljevanju: ZDDV) mora davčni zavezanec izdati račun za vsak promet blaga oziroma storitev, ki jo opravi. Če izda račun drugemu davčnemu zavezancu, mora račun vsebovati podatke po 34. členu ZDDV, če pa je račun izdan drugim osebam, mora vsebovati podatke po 35. členu ZDDV.

Izjema od obveznosti izdajanja računov je predpisana v 99. členu Pravilnika o izvajanju ZDDV RS (Uradni list RS, št. 17/04, 45/04, 84/04 in 122/04; v nadaljevanju: PZDDV) le za račune izdane v skladu s 35. členom ZDDV, če je to prodaja vozovnic, kart in žetonov v potniškem prometu (vlak, avtobus, žičnice), znamk, kolekov, vrednotnic in obrazcev v poštnem prometu, periodičnega tiska, prodaja iz avtomatov, prodaja kartic s kodo za polnjenje predplačniških sistemov mobilnih operaterjev iz bankomatov, GSM omrežja ter interneta, prodaja žetonov iz menjalnih avtomatov in promet storitev na teletočkah.

Prejeti računi

Nasprotno od izdanih računov nam prejeti računi povzročijo strošek in s tem odhodek podjetja in obveznost do dobaviteljev ter terjatve iz naslova davka na dodano vrednost. Vsak prejeti račun mora vsebovati datum prejema računa, to je datum na osnovi katerega si lahko poračunamo davek na dodano vrednost.

Dober računovodja od podjetnika vedno zahteva veliko informacij, saj je to koristno predvsem podjetniku samemu! Preverite storitev MP računovodstvo.

Prejete dokumente spremljamo po dveh številkah, in sicer po številki, ki jo je določil poslovni partner, in po interni številki vpisa v knjigo prejetih dokumentov. Interna številka nam omogoča lažje povezovanje med npr. prejetimi dokumenti in nakazili. Običajno nalogo številčenja prevzame računovodja, naročnik storitve – odgovorna oseba v podjetju –  pa je dolžna prejeti dokument pregledati in ga potrditi, čemur v računovodstvu rečemo likvidacija. Neustrezne račune je potrebno zavrniti.

Potni nalogi ali kilometrina

Potni nalog je pomožna knjigovodska listina, ki nam služi za obračun potnih stroškov na službenih potovanjih. Potni nalog mora vsebovati:

  • zaporedno številka naloga (npr. 12/2010),
  • datum in uro službene poti,
  • osebo, ki je na službeni poti,
  • znamko vozila in registracijsko številko,
  • nalogo oziroma namen službene poti,
  • navedbo predplačila za službeno pot,
  • podpis odgovorne osebe in nosilca naloga,
  • plačnika stroškov službene poti.

Bančni izpiski

Bančni izpisek je dokument, ki izkazuje naš promet in denarno stanje na transakcijskem računu podjetja. V računovodskih evidencah je potrebno knjižiti vsak bančni izpisek po zaporednih številkah in datumskem zaporedju. Preko bančnega izpiska se zapirajo terjatve in obveznosti podjetja ter pretoki denarja med podjetjem in gospodinjstvom.

Kaj je pretok iz gospodinjstva v podjetje?

Na naslov svojega podjetja ste prejeli račun za plačilo internetnih storitev. Ker vaš poslovni transakcijski račun ne izkazuje dovolj sredstev, ga poravnate s svojega osebnega računa.

V računovodstvu je tako transakcijo potrebno knjižiti v skladu s slovenskimi računovodskimi standardi, zato je pomembno, da v svoje računovodstvo dostavite popolno dokumentacijo, kar v konkretnem primeru pomeni, da računu, ki ste ga plačali s svojega transakcijskega računa, priložite potrdilo o plačilu, kjer bo razviden vir plačila. Računovodja vam bo na podlagi knjigovodskih listin, ki mu jih boste dali, pravilno poknjižil celoten poslovni dogodek, torej pretok denarja iz gospodinjstva v podjetje.

Na osebnem transakcijskem računu vam je zmanjkalo sredstev, zato opravite dvig gotovine s svojega poslovnega računa in jo porabite za svoje osebne potrebe.

Enako kot v zgornjem primeru velja, da je plačilo potrebno pravilno navesti. Na izpisku poslovnega računa bo zabeležen dvig gotovine, ki ga bo računovodja pravilno knjižil kot pretok iz podjetja v gospodinjstvo.

Ostalo

Pod ostalo dokumentacijo štejemo vse tiste listine, ki ne vplivajo neposredno na poslovni rezultat, temveč predstavljajo podlago za računovodsko spremljanje poslovanja podjetja. Med to dokumentacijo prištevamo različne sklepe, pogodbe, potrdila ter druge dokumente podjetja.

VIR: Durs, Obveznosti izdajanja računov

Besedilo je prispevala Špela Peršl Mlakar iz računovodstva Kay.

Oznake: , ,