Načrtovanje delovnega časa ni preprosto. Planer, ki načrtuje delovni čas zaposlenih, mora upoštevati interne dogovore podjetja, tržne razmere (npr. sezonskost), zakonske predpise in seveda želje zaposlenih. Predvsem pa mora biti pogosto sposoben urnik spremeniti in obvestiti sodelavca v realnem času.
Ročno načrtovanje in upravljanje urnikov izmen ter načrtovanje delovnega časa s slabo programsko opremo sta preveč dolgotrajna in nepraktična. Plan dela narejen v Excelu ali napisan na papir lahko privede do okornih seznamov z napakami, odvečne dokumentacije in zamud v elektronski ali telefonski komunikaciji. Prilepljen načrt dela na oglasni deski pa tudi ni več nekaj, kar bi moderno in inovativno podjetje želeli kazati svojim strankam, še manj zaposlenim.
Po dostopnih podatkih oseba, ki ročno načrtuje delovni čas, za to porabi med 3 in 4 dni na mesec. Planiranje s programsko opremo planerju vzame nekaj ur na mesec. Prihranek je merljiv in znaten.
Kako torej planirati brez napak, znotraj zakonskih okvirjev in zgolj z nekaj kliki
Odgovor leži v programski opremi za planiranje delovnega časa in v kompetentnem vodstvu. Le-to se mora zavedati, da lahko načrtovanje kadrovskih kapacitet in stroškov dolgoročno vpliva na korporativno načrtovanje in strategijo podjetja, zato je natančno obvladovanje tega kompleksnega procesa čedalje pomembnejše.
Zakaj planirati s programsko opremo in ne ročno? Seveda je odločitev vaša, je pa dejstvo, da planiranje s programsko opremo omogoča:
- da na enem zaslonu uredite podatke o dnevni, tedenski ali mesečni razporeditvi delovnega časa,
- da avtomatično razporejate urnike in prestavljate sodelavce med oddelki,
- da se sprožijo avtomatična opozorila ob neupoštevanju zakonskih omejitev in odstopanj od planiranih urnikov,
- da plan dela lahko pošljete sodelavcem po e-pošti,
- da v realnem času in z drag & drop funkcionalnostjo vnašate spremembe v plan dela,
- da hitro splanirate novo delovno mesto.
Seveda pa lahko sistema za evidenco in planiranje delovnega časa povežemo in tako med drugim hitro vidimo, ali zaposleni dela po planu oz. nam v nasprotnem primeru javlja kršitve.
Kakšne so prednosti programske opreme za načrtovanje delovnega časa zaposlenih?
S programsko opremo za načrtovanje boste bolj natančno lahko ocenili, kakšne so vaše dejanske kadrovske potrebe, se izognili dragim naduram in času nedejavnosti, optimizirali kadrovske stroške, motivirali svoje zaposlene ter z natančnim in preglednim načrtovanjem izboljšali zadovoljstvo vseh zaposlenih.
Programska oprema za načrtovanje delovnega časa zaposlenih prinaša naslednje prednosti:
- avtomatizacijo v procesu planiranja,
- možnost spreminjanja plana v realnem času,
- planiranje glede na dejanske tržne potrebe in posledično optimizacijo kadrovskih stroškov,
- preglednost,
- višje zadovoljstvo zaposlenih,
- varstvo podatkov in skladnost z delovno zakonodajo.
Avtomatizacija
Več avtomatizacije med drugim pomeni, da so spremembe v urniku dela vidne takoj, pametna programska oprema pa zazna neskladja v urniku in vas opozori, če zaposlenemu na primer poskušate večkrat dodeliti isto izmeno ali ste mu namenili premalo odmora…
Prilagodljivo odzivanje na spremembe
Priprava razporeda dolžnosti je lahko zelo dolgotrajna, saj je za to, da ugotovite, kateri zaposleni so na voljo, treba opraviti več telefonskih klicev ali napisati več elektronskih sporočil.
Digitalna rešitev s pomočjo hitrih, neposrednih in nezahtevnih komunikacijskih kanalov omogoča prilagodljivo in hitro odzivanje na spremembe. Ko je urnik izmen objavljen, je dostopen vsem zaposlenim, zato ni treba obveščati vsakega zaposlenega.
Planiranje glede na dejanske potrebe
Programska oprema nudi popoln pregled nad razporedom zaposlenih. Če vemo, kdo in kdaj je na voljo, lahko preprečimo ozka grla zaradi pomanjkanja kadrov in posledične zaplete.
Boljši pregled in večja preglednost vsem uporabnikom
Tabele v Excelu in obrazci na papirju pogosto povzročajo preglavice, saj je treba iskati in med seboj primerjati podatke, ki so v različnih stolpcih.
Digitalne rešitve za načrtovanje delovnega časa zaposlenih pa so zasnovane tako, da lahko oseba, zadolžena za načrtovanje, že na prvi pogled razbere, ali so vse izmene ustrezno zajete in kateri zaposleni so še na voljo.
Večje zadovoljstvo zaposlenih = večja zvestoba zaposlenih
Postopki načrtovanja delovnega časa so razumljivi vsem zaposlenim. Nekatere programske rešitve zaposlenim omogočajo, da se samostojno prijavijo na razpoložljive izmene. To spodbuja samoodločanje in povečuje zadovoljstvo med zaposlenimi, obenem pa preprečuje morebitne nesporazume.
Skladnost z zahtevami glede varstva podatkov in delovne zakonodaje
Programska oprema za načrtovanje delovnega časa mora zato obenem izpolnjevati zahteve splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) in ponujati vse funkcionalnosti. Zaposlenim mora omogočati dostop do razporeda njihovih dolžnosti, ne da bi jim omogočala dostop do osebnih podatkov drugih zaposlenih.
