Pripraviti jih je treba zelo skrbno, z vsemi potrebnimi podatki. Le tako se lahko obračunavajo realni potni stroški in pripravljajo nadomestila, z dobro dokumentacijo pa lahko sledimo tudi uporabi službenih vozil in tem povezanim opravkom.
Jasno je, da bomo želeli imeti potne naloge pod kontrolo, hkrati pa se želimo izogniti zamudnemu delu, podrobnemu pregledovanju in potrjevanju vseh mogočih podatkov. Kot to velja za mnoge druge poslovne dokumente, so tudi potni nalogi dandanes pogosto pripravljeni s pomočjo računalnikov, a še vedno zahtevajo kar dosti dela.
Kaj morajo imeti potni nalogi?
Pomembno je, da ima dokument vse potrebne podatke. Kar nekaj je osnovnih podatkov, to so recimo datumi, identifikacija zaposlenih in službenih vozil, opredelitev opravljene poti … To so podatki, ki ne smejo manjkati, ob tem pa se moramo vedno prepričati, da ne vsebujejo kakšnih napak.
Od potnega naloga pa pričakujemo tudi dodatne podatke, ki nam omogočajo obračunavanje potnih stroškov, dnevnic in drugih nadomestil. Zato mora biti pot podrobno opredeljena, ne sme manjkati izračun kilometrine, za službene poti v tujino mora biti vse razčlenjeno glede na državo. Izkaže se, da postavljajo potni nalogi kar nekaj zahtev, ki jih je treba upoštevati.
Potni nalogi vključujejo tudi dodatke
V nekaterih podjetjih opravljamo vedno enake poslovne poti in so tudi potni nalogi v končni fazi praktično enaki. A pogosto se tudi zgodi, da imamo zelo raznolike službene poti, kar zahteva dodatno pozornost pri pripravi ustrezne dokumentacije. Navsezadnje ne gre le za vožnjo, temveč za mnoge dodatne podrobnosti na poti:
- Dnevnice v skladu z zakonodajo
- Cestnine in parkirnine
- Nočitve in povezani stroški
- Stroški, povezani s ciljem službene poti
Ti podatki se pogosto precej razlikujejo, tudi če primerjamo podobne službene poti. Zato morajo biti potni nalogi skrbno pripravljeni, da ne pride do kakšnih napak ali pomanjkljivih informacij. Računalnik lahko samodejno vstavi nekatere podatke, a gotovo bo še nekaj dodatnega dela.
Potni nalogi so lahko presenetljivo zapleteni
Najprej je treba vedeti, kakšne so sploh obveznosti pri dokumentaciji službenih poti in obračunavanju potnih stroškov. Predpisana je dnevnica, ki je odvisna od različnih faktorjev, tudi od držav, skozi katere vodi službena pot. Vedeti moramo tudi to, kako je treba potne naloge knjižiti in kam jih je treba oddati. Ne gre le za podatke na dokumentu, temveč za celovito obravnavo službenih poti, ki jih želimo imeti pod kontrolo.
Podjetja, ki opravljajo veliko službenih poti, bodo takoj prepoznala prednosti napredne programske opreme, ki poenostavi delo s potnimi nalogi. Takšni programi lahko močno pomagajo pri pripravi dokumentacije, saj samodejno vnesejo večino podatkov, nato pa na podlagi vnesene relacije izračunajo kilometrino, cestnino in druge podrobnosti. Povezujejo se z drugimi orodji, ki omogočajo načrtovanje poti in pregled vseh detajlov, ki so pomembni za pripravo brezhibne dokumentacije. Tako nam potni nalogi ne bodo več povzročali težav, temveč bodo pripravljeni brez skrbi in dodatnega dela.
