Prejemanje in izstavljanje e računov nudi številne prednosti za podjetja
Značilnost elektronskega računa je v tem, da v celotnem procesu ohranja elektronsko obliko, tako pri kreiranju, pošiljanju, plačevanju in vodenju poslovnih knjig podjetja. Prejemanje in izstavljanje e računov poteka v programih, ki nudijo te funkcije. Elektronske fakture ne smemo zamenjati z digitalnim računom, ki je zgolj papirnati račun, ki je bil digitaliziran, največkrat v PDF formatu in ga je zato potrebno v sistem ročno vnašati. E račun pa največkrat prihaja v obliki .XML ali .CVS datotek.
Elektronska izmenjava dokumentov znižuje stroške
Prejemanje in izstavljanje e računov, v kar so vključene izdane in prejete fakture, dobropisi, avansi in drugo, pomaga znižati stroške, še posebej, če proces primerjamo s papirnatimi in digitalnimi dokumenti. Podjetjem ni več potrebno kupovati papirja, tiskati na papir, plačevati poštnine in ročno vpisovati podatkov v računovodski program. Računovodja namreč zaračuna več, če ima dodatno delo z vnašanjem.
Izstavljanje e računov pospeši procese in avtomatizacijo
Elektronska izmenjava dokumentov omogoča bolj učinkovito in poenostavljeno brezpapirno poslovanje, saj so številni procesi avtomatizirani, lažje dostopni in hitreje jih je mogoče izvesti. Na primer, večja podjetja lahko s pomočjo računovodskega programa in povezav s spletnimi bankami avtomatizirajo izdajanje dokumentov svojim kupcem, še posebej, če gre za ponavljajoče se fakture. Kupci pa jih prejmejo v svoji spletni banki ali na e-poštnem naslovu in jih samo z enim klikom shranijo in plačajo.
Proces skrajšuje čas za ročno vnašanje podatkov
Elektronske račune je mogoče poslati, prejeti, plačati in poknjižiti na temeljnico mnogo hitreje kot pri papirnatih in digitalnih računih. Hitrost procesov močno zmanjša čas, ki je potreben za vnos vseh podatkov iz fakture v računovodski program, kjer se dokument poknjiži.
Poslovni programi, ki jih uporabljajo računovodje, so zasnovani tako, da je fakturo v elektronski obliki mogoče enostavno uvoziti v program, brez da bi pri tem moral računovodja karkoli ročno vpisovati, saj le preveri podatke in poknjiži dokument na ustrezen konto.
Izstavljanje e računov zmanjšuje možnost nastanka napak
Pri elektronski izmenjavi dokumentov se precej zmanjša možnost nastanka napak v postopku izdajanja in uvažanja faktur in pri vodenju poslovnih knjig. Pravzaprav je napako mogoče narediti le pri kreiranju dokumenta, saj kasneje skozi proces ostaja datoteka nespremenjena in je ni mogoče ročno spreminjati. Tudi pri plačilih je manj možnosti, da bi plačnik zamenjal številke pri sklicih in pri drugih podatkih.
Posredovanje dokumentov iz programa po različnih kanalih
Računovodski in poslovni spletni program Minimax nudi napredne funkcije za elektronsko izmenjavo dokumentov med gospodarskimi družbami in med gospodarskimi družbami in proračunskimi uporabniki, pri čemer je mogoče v programu kreirati in iz njega po različnih kanalih poslati fakturo ter na isti način tudi fakturo uvoziti oziroma prejeti.
Program je prilagojen tako, da nudi številne avtomatizirane funkcije pri kreiranju dokumentov, izstavljanje e računov pa poteka preko elektronske pošte, e-banke in posrednika BizBox, ki je namenjen prijaznemu brezpapirnemu poslovanju.
