V kolikšni meri bodo ti programi pomagali podjetnikom je seveda odvisno od tega, za kakšno podjetje gre. Predvsem manjši samostojni podjetniki in mikropodjetja imajo morda le nekaj strank in izstavijo manj kot deset računov na mesec, vsi dokumenti pa so skoraj enaki. V tem primeru nam izdan račun morda res ne nalaga veliko dodatnega dela. Če pa se s temi opravili srečujemo bolj pogosto, se bo prihranek časa in truda zelo poznal. Kako si lahko to delo kar najbolj olajšamo?
Izdan račun naj pripravi računalnik
Že res, da praktično vse račune pripravljamo na računalniku, a to ne pomeni vedno enakega dela. Problem so računi, ki jih pripravljamo ročno tako, da sami vpisujemo vse potrebne podatke. Vsak izdan račun mora imeti nekatere unikatne podatke, recimo zaporedno številko, datum izdaje, datum zapadlosti, lahko tudi mnoge druge podatke. Če bomo to za vsak račun ročno pisali sami, bomo imeli s tem veliko dela, poleg tega obstaja visoko tveganje za napake.
Programi, ki omogočajo izstavljanje računov, izjemno poenostavijo celoten postopek. Tudi tisti podatki, ki morajo biti za vsak račun posebej pripravljeni, so večinoma generirani avtomatsko, torej že dobimo primerne številke in datume. Preverimo le, da imamo izbranega pravega kupca, postavke in zneske. Seveda lahko vse detajle pred izdajo računa še uredimo, a avtomatski vnos podatkov nam bo v vsakem primeru prihranil ogromno časa.
Vsak izdan račun predstavlja dodatno delo in stroške
Morda se avtomatizacija teh opravkov ne zdi velika prioriteta za podjetje, ki se ne želi pretirano obremenjevati z računi. A skozi čas se poznajo tudi manjše razlike, sploh pri večjem volumnu računov.
Velika prednost avtomatiziranega izstavljanja računov je ta, da se na isti način razbremenimo tudi tveganja za morebitne napake. Če vsak izdan račun napišemo ročno, bo prej ali slej prišlo do napak. Če za vse poskrbi računalnik, se temu izognemo, prav tako ne bo treba pregledovati in potrjevati računov.
Kakšne možnosti obstajajo za izstavljanje računov?
Ker mora biti vsak izdan račun pripravljen skrbno in v skladu s predpisi, si seveda ne moremo privoščiti kakšnega eksperimentiranja. Potrebujemo zanesljivo programsko opremo, ki bo zares brezhibno opravljala svoje delo. Pozorni bomo tudi na morebitne dodatne funkcije, ki jih utegnemo potrebovati.
Najbolje se v takšni vlogi obnesejo računovodski programi, ki opravijo tako z izdajanjem računov kot tudi z mnogimi drugimi nalogami. Tako nam vodenje podjetja ne bo vzelo toliko časa, lahko se osredotočimo na svojo dejavnost in izboljšamo svojo učinkovitost. Plačljivi programi z naprednimi funkcijami brez težav povrnejo začetno investicijo, a tudi čisto enostaven program lahko upraviči izbiro, če želimo kar se da zmanjšati probleme, ki jih prinaša izdan račun. Takšna programska oprema takoj postane nepogrešljiv del poslovnih procesov, odlično se povezuje tudi z drugimi poslovnimi sistemi in pomaga pri mnogih opravkih pri rednem poslovanju.
