Več kot 8 ljudi na sestanku je preveč (Vir slike: Freeimages.com)
Slabe sestanke najdemo povsod, tako v startupih kot v velikih korporacijah. So sestanki zapravljanje časa ali priložnost za dvig delovne morale? Z upoštevanjem naslednjih nasvetov bodo vaši sestanki zagotovo postali bolj učinkoviti.
1. Vsak sestanek potrebuje vodjo.
Sestanek med enakovrednimi akterji ponavadi ne prinese vidnega rezultata, ker se na koncu navzoči trudijo sklepati kompromise namesto sprejemati težke odločitve. Vodja sestanka naj bo tisti, ki sprejema odločitve, zato, da se vsi prisotni zavedajo, kdo ima zadnjo in odločilno besedo.
2. Sestanek mora imeti jasen cilj in strukturo.
Sestanek, ki se razvleče, zagotovo nima oblikovanega jasnega cilja ali strukture. Vodja sestanka oziroma tisti, ki skliče sestanek, mora zagotoviti dobro vsebino, postaviti cilje, povabiti relevantne udeležence in vsaj en dan pred sestankom razposlati dnevni red. Vodja sestanka je nato odgovoren tudi za povzemanje odločitev in nadaljnjo razdelitev nalog. To pomeni, da mora navzočim in tudi drugim vpletenim razdeliti določene naloge v najkrajšem možnem času, zraven pa navesti tudi roke, do kdaj naj bi bile zaključene.
3. Tudi informativni in brainstorming sestanki potrebujejo vodjo.
Sestanki, ki so namenjeni le izmenjavi mnenj ali idej, se hitro lahko spremenijo v brezglavo sanjarjenje in zapravljanje časa. Tudi takšni sestanki potrebujejo ključno vodjo, ki vodi in usmerja sestanek ter se trudi najti skupne odločitve.
4. Skličite sestanek samo, ko je nujno.
Če sestanek nima točno določenega namena, potem sestanka raje ne sklicujte. Če imate sestanek samo zaradi sestanka samega ali iz navade, potem je morda bolje, da se najprej vprašate, kaj želite s sestankom doseči. Sestanek je smiselen samo, ko ima določen namen.
Poznate pravilo dveh pic podjetnika Jeff Bezosa?
5. Več kot 8 ljudi je preveč.
Na sestanek vključite samo toliko ljudi, kot je potrebno. Vsi, ki so na sestanku, so tam zato, da prispevajo svoje ideje, želje, mnenja. Zunanji opazovalci, ki so tam le zato, da sledijo, kaj se dogaja, na tak način samo zapravljajo svoj čas, ki bi ga lahko izkoristili bolj produktivno. Preveč navzočih tudi zmanjšuje kakovost debate. Rezultate sestanka lahko na koncu še vedno delite tudi s tistimi, ki bi jim informacije s sestanka lahko koristile.
6. Držite se časovnega okvira sestankov.
Začnite ob uri in končajte v roku, ki ste ga predvideli. Na koncu si vedno pustite nekaj časa za povzemanje ključnih odločitev sestanka. Če se vam zdi, da bo sklicani sestanek precej dolg, potem si vzemite tudi čas za odmore. Upoštevajte načelo »manj je več«, saj se pogosto zgodi, da motivacija po eni uri drastično upada. Povabljene vedno tudi seznanite, koliko časa naj si vzamejo za določen sestanek, saj ni nujno, da imajo na razpolago ves delovnik. Če sestanek končate prej, kot ste predvideli, še toliko bolje. Prej kot se vsi vrnejo na delo, bolje je.
7. Bodite z mislimi pri sestanku.
Če boste upoštevali vsa zgornja navodila, potem boste po novem na sestankih prisotni le, če bo to res nujno potrebno. Prav zato je pomembno, da ste ves čas pozorni in se vključujete v pogovor, namesto da zamaknjeno poslušate in preverjate e-poštna sporočila ali kaj je novega na Facebooku. Če na sestanku ne potrebujete prenosnikov, tablic ali mobilnih naprav, potem prosite navzoče, naj jih ne nosijo s seboj ali vsaj zaprejo/ugasnejo. Če vam uspe vsaj to, ste že na pol poti do učinkovitejših sestankov.
