Ne uporabljajte vaše elektronske pošte namesto seznama opravil, saj vaš elektronski poštni nabiralnik temu ni namenjen in vam bo hitro kaj ušlo. Namesto tega morate vsako elektronsko sporočilo jemati kot odločitev, ki jo morate sprejeti – odgovoriti, posredovati, zbrisati ali arhivirati.
Predstavljamo vam 5 tehnik, namenjenih podjetnikom z manjšimi podjetji, ki vam bodo pomagale, da boste ukrotili svoj elektronski poštni nabiralnik.
1. Izklopite opozorila.
Prvi korak pri prevzemu kontrole nad vašim predalom za elektronsko pošto je, da izklopite opozorila, ki vas opozarjajo na prispelo pošto. Tovrstna opozorila vas zmotijo, zmanjšajo koncentracijo in posledično vplivajo na slabšo produktivnost.
Morda se vam zdi sprotno preverjanje prispele elektronske pošte popolnoma nedolžno, vendar so mnoge študije pokazale, da temu ni tako.
2. Odjavite se od nezaželene pošte.
Morda se vam zdi enostavneje izbrisati nezaželeno pošto, ko jo dobite, vendar je vsakodnevno brisanje nezaželenega t. i. newsletterja lahko zamudno opravilo, še posebej, če na koncu leta ocenite, koliko časa ste porabili zgolj za brisanje nezaželene pošte.
Poleg tega ima nezaželena pošta še eno slabost – lahko se zgodi, da se pomembna pošta pomeša z nepomembno in hitro lahko kaj spregledate.
3. Naučite se iskati elektronska sporočila.
Pomembna sporočila se rada skrijejo, ko jih želite poiskati. Namesto da uporabljate datoteke, se raje naučite učinkovitega iskanja sporočil. Glede na to, da imajo različni ponudniki elektronskih nabiralnikov različne načine iskanja, se pozanimajte, kako deluje vaš.
Priporočamo vam, da se naučite iskati po različnih skupinah, kot so:
- “has:attachment” (ima datoteko) – na tak način boste iskali pošto s pripetim dokumentom;
- “before:” (pred) – na tak način boste iskali pošto, prispelo pred določenim datumom;
- “filename:” (ime datoteke) – na tak način boste iskali pošto, ki vsebuje določene datoteke.
4. Pričnite arhivirati.
Da boste kar se da uspešno upravljali z vašo elektronsko pošto, morate pričeti arhivirati. Takoj, ko ne potrebujete več določenega sporočila, ga prestavite v drugo datoteko. Če boste uporabljali ta sistem, potem bosta v vašem inboxu ostajali zgolj dve vrsti sporočil:
- sporočila, ki jih še niste prebrali in
- majhno število sporočil, ki se jim morate nujno posvetiti.
Vsa ostala pošta se bo nahajala v arhivu.
5. Prečistite stara sporočila.
Še preden se boste lotili novega sistema urejanja elektronske pošte, je čas, da pregledate vsa stara sporočila v vašem elektronskem nabiralniku. Vsa sporočila, ki so starejša od 30 dni, lahko arhivirate takoj, ne da bi jih sploh odpirali. Če boste kasneje ugotovili, da sporočilo potrebujete, ga boste brez problema našli v arhivu. Za vsa ostala sporočila, ki so mlajša od 30 dni, pa si vzemite čas. Vsak dan si vzemite nekaj minut, jih odprite, preglejte in se odločite: odgovoriti, arhivirati ali zbrisati.
Zapomnite si, elektronska pošta vam mora biti pri poslu v pomoč in ne moteč faktor, ki vam zmanjšuje produktivnost.
Vir: entrepreneur.com
