Kako preprečiti napake v elektronski pošti?

Avtor — 30.09.2014
Najpogostejša napaka, ki jo lahko naredimo pri pošiljanju elektronskega sporočila, je, da vpišemo napačnega naslovnika. Na to lahko vpliva tudi preobremenjenost, ki nastopi kot posledica dolgotrajnega pregledovanja elektronskega predala in odpisovanja na elektronska sporočila.
Kako preprečiti napake v elektronski pošti?

V elektronskih sporočilih se izogibajte uporabi klicajev (Vir sliike: YouTube).

V zadnjem času smo lahko po tujih medijih spremljali članke in debate o tem, ali je prepoved elektronske komunikacije z zaposlenimi izven delovnega časa resnično smiselna. V Franciji ta prepoved za delavce v določenih panogah že obstaja, enako možnost zdaj preučuje tudi Nemčija.

Ne glede na morebitne spremembe, pa pri elektronskih sporočilih obstaja nekaj pravil. In ker je naš elektronski nabiralnik iz dneva v dan bolj poln, se nam lahko hitro zgodi kakšna napaka. Tudi to, da sporočilo pošljemo napačnemu prejemniku. Da gre za precej razširjeno težavo, ki pesti (skorajda) vsakega od nas, kaže tudi obsežen seznam literature na to temo. Knjiga, ki jo je izpostavil Business Insider, je The Essentials of Business Etiquette. Poglejmo, kaj svetuje njena avtorica, Barbara Pachter.

Kakršna koli napaka v elektronskem sporočilu nas lahko stane pomembne poslovne priložnosti, zato je pomembno, da sporočilo pred pošiljanjem še enkrat preverimo. Preverite ime naslovnika, saj obstaja možnost, da ste sporočilo naslovili na napačnega naslovnika. Morda ste izbrali enako ime naslovnika, kot ga ima oseba, ki ji sicer želite poslati sporočilo.

Sporočilo opremite z jasno in direktno zadevo (Subject). Ta bo vašega prejemnika lahko prepričala, da bo sploh odprl vaše sporočilo. Izberite takšno zadevo, ki bo prejemniku takoj dala vedeti, zakaj mu pišete.

Uporabljajte profesionalne elektronske naslove. »Babygirl@…« in podobni elektronski naslovi ne spadajo v poslovni svet. Naslov naj vsebuje vaše ime in priimek, tako da bo prejemnik vedno vedel, od koga je prejel sporočilo.

Preden sporočilo pošljete, ga preberite še enkrat. Morda je bolje, da sporočilo najprej napišete v Wordu, v njem pa vklopite možnost preverjanja črkovanja. Preden pošljete sporočilo, preverite, ali ste navedli pravega prejemnika. To je najbolje storiti na koncu.

Če ste prejeli sporočilo, ki je bilo očitno namenjeno nekomu drugemu, odgovorite in opozorite na napako. Izogibajte se odgovarjanju na vse elektronske naslove, ki jih je navedel prvi pošiljatelj – razen, če ste prepričani, da mora sleherni iz prvotnega seznama prejeti tudi vaše sporočilo.

Uporabljajte profesionalne pozdrave. »Hej, ti,« in podobni pozdravi ne spadajo v profesionalno komuniciranje. Previdni bodite tudi  pri uporabi klicajev. Uporabljajte jih le v primeru navdušenja, a upoštevajte, da je prevelika količina klicajev videti nezrelo ali preveč čustveno. Previdni bodite tudi pri humorju.

Ameriški delavci naj bi kar četrtino svojega delavnika namenili pregledu elektronskega predala. Koliko časa porabite vi?


Oznake: ,