Cilj sestankov je udeležencem dodeliti odgovornosti (vir: freeimages.com)
Comafordova, sicer tudi aktivna tviterašica in Forbesova blogerka, ki se ukvarja z vplivom nevroznanosti na učinkovito vodenje, pravi, da pogosto srečuje pet različnih tipov komunikacije na sestankih, a le zahteve in obljube prinašajo rezultate.
Sestanke pogosto uporabljamo za deljenje informacij o zadevah z drugimi, deljenje informacij o sebi ter debatiranje, odločanje ali dokazovanje, kdo ima prav. Udeleženci z zadevami, ki bi jih lahko sporočili prek e-pošte, družbenih omrežij ali s klepetom ob kavomatu, samo zapravljajo čas na sestankih. Debatiranje in deljenje informacij sicer lahko obrodi nove sadove, ampak sestanki v osnovi niso namenjeni temu. Cilj sestankov ni reševanje podrobnih problemov, pač pa na podlagi zahtev in obljub dodeliti udeležencem določene odgovornosti.
Zahteve
Zahteve postavite, ko nekaj potrebujete od osebe na druge strani mize. Te naj bodo jasne in natančne, zato se izognite preveč ohlapnim definicijam. Namesto »Ali mi lahko zagotoviš informacije o najbolj prodajanih izdelkih?« raje vprašajte: »Ali mi lahko do petka do 12h zagotoviš poročilo o najbolj prodajanih neživiliskih izdelkih tega meseca, opravljenih prek spletne trgovine?«
Obljube
Obljube so zaveze osebe ali več oseb, da bodo ugodili vaši zahtevi. Ravno zato je pomembno, da postavite tudi rok in natančno opredelite, kaj potrebujete. Tisti, ki obljubo sprejme, ima tako postavljen rok in opredeljen način, na katerega mora dostaviti zadevo. Naloga vodje sestanke je, da zabeleži vse »zahteve« in »obljube«, povzetek pa deli s celotno skupino, kjer je pregled nad tem, kaj mora kdo narediti in do kdaj.
