Eračuni so postali del vsakodnevnega poslovanja

E-računi (Vir: Pixabay)

Elektronsko napisani in posredovani računi oziroma eračuni so postali del vsakodnevnega poslovanja. Čeprav se je veliko uporabnikov upiralo novemu načinu izstavljanja, pa so ti kmalu ugotovili, da gre za enostaven postopek, ki se ga da hitro naučiti. Eračuni predstavljajo prednost v različnih ozirih. Ker jih lahko vpišemo v posebne programe na računalnikov, ni potrebe po uporabi papirja. Na tak način torej privarčujemo na stroških papirja.

Eračuni so tudi posredovani preko interneta; običajno preko elektronske pošte. Na tak način prihranimo tudi na stroških kuvert in znamk. Ne privarčujemo pa le na denarju, ampak tudi na času. Računi, poslani preko navadne pošte, potrebujejo vsaj en dan, da pridejo do naslovnika, medtem ko računi, posredovani prek elektronske pošte, do naslovnika pridejo v trenutku. Poleg stroškov in časa pa se na račun eračunov izognemo tudi neredu. V poplavi fizičnih računov se lahko mimogrede kateri od njih založi, poleg tega pa so lahko vir kaosa na pisarniški mizi. Po drugi strani eračuni omogočajo, da imamo boljši pregled nad računi; na enem mestu imamo zbrane vse. Takoj so nam jasni tudi podatki o tem, kdaj so bili računi izdani in kdaj so bili plačani.

Vrste e-računov

To, na kakšen način bo podjetje izstavilo račun stranki, je odvisno od tega, ali je stranka prav tako podjetje, fizična oseba ali proračunski uporabnik. Če gre za proračunskega uporabnika, gre za specifična pravila. Eračune je v tem primeru treba izstaviti prek UJP portala v že vnaprej predpisan obrazec. Za uporabo tega portala je treba najprej pridobiti digitalno potrdilo za elektronsko podpisovanje računov. V primeru, če podjetje izdaja račun drugemu podjetju ali fizični osebi, pa so pravila bolj ohlapna. Eračuni se v tem primeru lahko vnesejo kar v Word ali Excel, še bolj priporočljivo pa je, če se za to uporabi posebne programe, ki zaradi že vnaprej predpisane oblike zmanjšajo verjetnost napak in spustitev pomembnih podatkov.