Uporabljate klicaje in vprašaje v sporočilih? Prenehajte!
Na sliki Igor Panjan (Vir slike: osebni arhiv).
»Ton pogovora je predvsem odvisen od tega, ali osebo že poznamo ali ne. Na začetku mora biti jezik uraden, z ustreznim nagovorom kot na primer Spoštovani, g. / ga., sporočilo zaključimo S spoštovanjem,« pravi Igor Panjan iz Datafy.it. Šele ko se oseba enkrat podpiše s svojim prvim imenom, je to običajno znak, da lahko komunikacijo spremenimo v manj formalno. Takšna sporočila oziroma komunikacijo začnemo s Pozdravljen/a, zaključimo z LP, Prijazen pozdrav in podobno. »Pomembno je, da pridobimo občutek, kdaj lahko zamenjamo ton komunikacije, kar pa seveda pridobimo z vajo,« pojasnjuje Panjan.
Kako sogovornika spraviti v enakovreden položaj?
Tudi v Sloveniji se pogosto uporablja naslavljanje našega prejemnika z »Dragi/a«, opaža Panjan, vendar pa sam najraje uporablja Pozdravljeni in prvo ime osebe. »S takšnim nagovorom sogovornika spravim v enakovreden položaj pri pogovoru tudi, če se ne poznava,« nagovor pa konča S spoštovanjem.
Kdaj tikati in kdaj vikati?
»Na začetku dopisovanja osebo vedno vikamo, razen, ko gre za vrstnika, znanca in vemo, da si lahko privoščimo bolj sproščen ton komunikacije,« tikamo pa šele takrat, ko oseba zaprosi, da se pogovor preide na »Ti«. Takrat se lahko sprostimo v komunikaciji.
Kako je oblikovano dobro elektronsko sporočilo?
Oblikovano naj bo po istih načelih, kot veljajo pri vsakdanji komunikaciji, svetuje Panjan. Vključena naj bodo torej načela vljudnosti, jedrnatosti in jasnosti. »Zavedati se moramo, da je pisana beseda veliko bolj eksplicitna kot govorjena, posledično to pomeni, da so lahko napisane besede tolmačene narobe.«
NE KRIČITE, PROSIM!!!
To lahko na primer dosežemo, če v elektronskem sporočilu uporabimo velike tiskane črke. Te namreč v elektronski komunikaciji pomenijo kričanje. »Veliko število klicajev in vprašajev običajno pomeni konfrontacijo oziroma izzivanje v pisani besedi,« uporabo naštetega pa odsvetuje, saj običajno vodi v konflikt. Dodaja, da se moramo zavedati dejstva, da pisano besedo v elektronskem sporočilu lahko strežniki hranijo kar nekaj časa, zato lahko takšen način komunikacije vpliva tudi na našo podobo in splošen vtis še dolgo po tem, ko je bilo sporočilo poslano prejemniku.
Sogovorniku ne izpostavljajte svojih težav
Kaj storiti, če prejemamo takšna sporočila? Panjan pravi, da v poslovnem svetu tega nikoli ne izpostavljamo, razen v primeru, da smo si s to osebno blizu, saj bi izpostavljanje takšnega načina komunikacije oseba lahko vzela kot napad. »Boljša taktika je takšno osebo pacificirati s pravilno izbiro jezika na naši strani komunikacije,« dodaja. Takšen način komunikacije je po njegovem mnenju odraz »globljih težav osebe ali pa gre le za konfliktno osebo«.
Priznava pa, da je, ko je še delal v korporacijskem okolju, precej rad pisal elektronska sporočila s kupom vprašajev in klicajev. A le osebam, ki jih je želel »spraviti iz tira«. »Taktika je vedno delovala 100-odstotno,« pove v smehu.
Ste danes odgovorili na vsa sporočila?
Bonton elektronske komunikacije vključuje tudi pravočasno odgovarjanje. Po bontonu naj bi na sporočilo odgovorili še znotraj delovnega dneva, poudarja, čeprav se zaveda, da je to v praksi pogosto težko uresničljiv cilj. »Sam se držim pravila prioritet. Prioritetna sporočila odgovorim takoj, manj pozneje, včasih tudi več dni kasneje.«Panjan svetuje še, naj bo sporočilo čim krajše, a ne prekratko v smislu, da ni več jasno, kaj želimo sporočiti. Sporočilo mora biti dolgo ravno toliko, da je namen vsakemu jasen.
