Uporabljate klicaje in vprašaje v sporočilih? Prenehajte!

Elektronska sporočila marsikomu povzročajo težave. Kako začeti s pisanjem, naj prejemnika vikam ali tikam, so vprašanja, ki se pletejo po glavi, ko začenjamo s pisanjem. Pri pisanju moramo biti toliko bolj previdni, saj so pisane besede lahko hitro tolmačene narobe.
Uporabljate klicaje in vprašaje v sporočilih? Prenehajte!

Na sliki Igor Panjan (Vir slike: osebni arhiv).

»Ton pogovora je predvsem odvisen od tega, ali osebo že poznamo ali ne. Na začetku mora biti jezik uraden, z ustreznim nagovorom kot na primer Spoštovani, g. / ga., sporočilo zaključimo S spoštovanjem,« pravi Igor Panjan iz Datafy.it. Šele ko se oseba enkrat podpiše s svojim prvim imenom, je to običajno znak, da lahko komunikacijo spremenimo v manj formalno. Takšna sporočila oziroma komunikacijo začnemo s Pozdravljen/a, zaključimo z LP, Prijazen pozdrav in podobno. »Pomembno je, da pridobimo občutek, kdaj lahko zamenjamo ton komunikacije, kar pa seveda pridobimo z vajo,« pojasnjuje Panjan.

Kako sogovornika spraviti v enakovreden položaj?

Tudi v Sloveniji se pogosto uporablja naslavljanje našega prejemnika z »Dragi/a«, opaža Panjan, vendar pa sam najraje uporablja Pozdravljeni in prvo ime osebe. »S takšnim nagovorom sogovornika spravim v enakovreden položaj pri pogovoru tudi, če se ne poznava,« nagovor pa konča S spoštovanjem.

Kdaj tikati in kdaj vikati?

»Na začetku dopisovanja osebo vedno vikamo, razen, ko gre za vrstnika, znanca in vemo, da si lahko privoščimo bolj sproščen ton komunikacije,« tikamo pa šele takrat, ko oseba zaprosi, da se pogovor preide na »Ti«. Takrat se lahko sprostimo v komunikaciji.

Kdaj vas lahko obišče inšpektor? >>

Kako je oblikovano dobro elektronsko sporočilo?

Oblikovano naj bo po istih načelih, kot veljajo pri vsakdanji komunikaciji, svetuje Panjan. Vključena naj bodo torej načela vljudnosti, jedrnatosti in jasnosti. »Zavedati se moramo, da je pisana beseda veliko bolj eksplicitna kot govorjena, posledično to pomeni, da so lahko napisane besede tolmačene narobe.«

NE KRIČITE, PROSIM!!!

To lahko na primer dosežemo, če v elektronskem sporočilu uporabimo velike tiskane črke. Te namreč v elektronski komunikaciji pomenijo kričanje. »Veliko število klicajev in vprašajev običajno pomeni konfrontacijo oziroma izzivanje v pisani besedi,« uporabo naštetega pa odsvetuje, saj običajno vodi v konflikt. Dodaja, da se moramo zavedati dejstva, da pisano besedo v elektronskem sporočilu lahko strežniki hranijo kar nekaj časa, zato lahko takšen način komunikacije vpliva tudi na našo podobo in splošen vtis še dolgo po tem, ko je bilo sporočilo poslano prejemniku.

Sogovorniku ne izpostavljajte svojih težav

Kaj storiti, če prejemamo takšna sporočila? Panjan pravi, da v poslovnem svetu tega nikoli ne izpostavljamo, razen v primeru, da smo si s to osebno blizu, saj bi izpostavljanje takšnega načina komunikacije oseba lahko vzela kot napad. »Boljša taktika je takšno osebo pacificirati s pravilno izbiro jezika na naši strani komunikacije,« dodaja. Takšen način komunikacije je po njegovem mnenju odraz »globljih težav osebe ali pa gre le za konfliktno osebo«.

Priznava pa, da je, ko je še delal v korporacijskem okolju, precej rad pisal elektronska sporočila s kupom vprašajev in klicajev. A le osebam, ki jih je želel »spraviti iz tira«. »Taktika je vedno delovala 100-odstotno,« pove v smehu.

Ste danes odgovorili na vsa sporočila?

Bonton elektronske komunikacije vključuje tudi pravočasno odgovarjanje. Po bontonu naj bi na sporočilo odgovorili še znotraj delovnega dneva, poudarja, čeprav se zaveda, da je to v praksi pogosto težko uresničljiv cilj. »Sam se držim pravila prioritet. Prioritetna sporočila odgovorim takoj, manj pozneje, včasih tudi več dni kasneje.«Panjan svetuje še, naj bo sporočilo čim krajše, a ne prekratko v smislu, da ni več jasno, kaj želimo sporočiti. Sporočilo mora biti dolgo ravno toliko, da je namen vsakemu jasen.

Oznake: , ,
Iskanje
SPIRIT logo
MGRT logo
EU logo

Aktivnosti Zavoda mladi podjetnik, so.p., v okviru operacije “SIO-MP-2020-2022” sofinancirata Republika Slovenija in Evropska unija iz Evropskega sklada za regionalni razvoj. Operacija se izvaja v okviru Operativnega programa za izvajanje Evropske kohezijske politike v obdobju 2014-2020, prednostne osi: 3 Dinamično in konkurenčno podjetništvo za zeleno gospodarsko rast.

↓ Pomagamo vam pri rasti ↓

2. HardwareSTART meetup v Katapultu z Anžetom Miklavcem – EQUA

29.01.2020 od 16:45 do 20:00
2. HardwareSTART meetup v Katapultu z Anžetom Miklavcem – EQUA

Anže Miklavec je eden izmed najuspešnejših slovenskih mladih podjetnikov. V prvi fazi smo ga spoznali predvsem prek uspešnih kampanj na Kickstarterju, kjer je skupno zbral že preko 1,2 milijona dolarjev sredstev. Ne samo zbral, ampak tudi porabil za dokončanje prototipov in vzpostavitev serijske proizvodnje produktov kot so Goat Mug, Gina ter vsem dobro poznana (pametna) steklenička za vodo EQUA!
Preberite več >>

SIO: Kadrovski in drugi pravni vidiki poslovanja podjetja

30.01.2020 od 15:00 do 19:00
SIO: Kadrovski in drugi pravni vidiki poslovanja podjetja

Je vaš posel v vzponu in boste zaposlovali? Morda vaše podjetje že sedaj sestavlja številčna ekipa in se zavedate, da ste s kadrovskimi evidencami nekoliko odlašali? Poleg tega se vam glede poslovanja vašega podjetja še vedno porajajo vprašanja glede pogodb, kako varovati poslovne skrivnosti ali kako odpovedati delovno razmerje? Pred vami je izobraževanje, kjer izveste odgovore ravno na takšna in podobna vprašanja!
Preberite več >>

Vse za podjetje