Uvedite drugačne sestanke (Vir slike: Bigstockphoto.com).
Zakaj bi sestanke omejili na 15 minut? Za začetek, ker je tako dolg oziroma kratek sestanek enostavno vstaviti v Outlookov ali Googlov koledar. Zato, ker večina ljudi obdrži najvišjo mero koncentracije od 10 do 18 minut.
Kako izvajamo nadzor?
Dosledno upoštevajmo 15-minutno pravilo. Kako? Pomagajmo si z budilko. Nastavite jo. Ko zazvoni, naj se sestanek konča.
Sestanki, na katerih stojimo, smo večinoma hitreje učinkoviti. Tako boste sestanke znotraj ekip zagotovo zaključili v predvidenem času. Tovrstnih sestankov se poslužujejo tudi nekatere uspešne ekipe, med njimi je tudi ekipa Buffer, katere storitev uporablja tudi vse več in več Slovencev.
Na kakšen način potekajo sestanki? Dlje časa, kot stojite, čedalje bolj neprijetno oziroma nelagodno se počutite. Bolj kot se nelagodno počutite, hitreje končate sestanek. Kakovost sestanka pri tem ne trpi.
Brez prenosnikov
Si pišete zapiske na sestankih? Vzemite list papirja in si zapišite najpomembnejše stvari. Študija Pam Muellerja in Daniela Oppenheimerja je preverila navade študentov fakultet Princeton in UCLA. Študentom sta dala na ogled 15-minutni video, obenem pa so si delali zapiske. Raziskovalca sta primerjala rezultate skupine, ki je zapiske pisala na roke in skupine, ki je zapiske delala na računalnik. Tisti, ki so delali zapiske na roke, so veliko bolje razumeli koncept videa.
Brez (pametnih) telefonov
Učinkovit sestanek ne potrebuje dodatkov, kot so telefoni. Prav zato nekatera podjetja ob vstopu v sejne sobe oziroma v prostorih, kjer poteka sestanek, zaposlene naprosijo, da za čas sestanka odložijo mobilnike v posebno škatlo. Na telefone nalepijo listek s svojim imenom, tako da po sestanku ni težav s prepoznavo telefonov.
Zakaj brez? Poslovna šola Marshall je v raziskavi, v katero so vključili 500 ljudi ugotovili, da 86 odstotkov meni, da je odgovarjanje na klice med sestanki neprimerno, podoben odstotek meni tudi za odgovarjanje na elektronsko pošto ali SMS sporočila, tri četrtine meni, da je nevljudno brati sporočila med trajanjem sestanka.
Kako potekajo sestanki na Googlu, Applu in drugih uspešnih podjetjih?
Google je uvedel pravilo, ki pravi, da je na sestanku lahko največ 10 ljudi. Krajši, kot je seznam povabljenih, več časa ostane nepovabljenim, da kakovostno opravljajo svoje delo. Udeležba na sestanku ni znak časti, pravi Kristin Gill, avtorica knjige Think Like Google.
Dajte si čas za 2-minutno tišino
Alexander Kjerulf, avtor knjige Happy Hour Is 9 to 5, je ugotovil, da je tišina med sestankom odlična spodbuda za zaposlene, da začnejo globlje razmišljati o problemu. S tem dobijo več kakovostnih idej ravno med sestankom. Namen sestankov ni le govorjenje, temveč čas, ko lahko predložimo svoje ideje, rešitve, načrte in odločitve.
Povzetek v petih besedah
Christopher Frank, ki je na čelu podjetja American Express, predlaga, da se ob začetku sestanka vprašate, čemu sploh sestanek. Vsi prisotni naj odgovorijo na to vprašanje, pri tem pa lahko uporabijo zgolj pet besed.
To vam bodo moč, da ugotovite, ali so vsi seznanjeni s problematiko, ki ste jo odprli in jo želite predstaviti na sestanku. So odgovori predolgi, ste z odgovori zašli s prave teme? Udeležence vrnite na temo sestanka in poskusite znova.
