Dandanes ni mogoče poslovati brez primerne pisarniške opreme

Ena izmed rešitev, ki bo povsem zadovoljila potrebe manj zahtevnih podjetnikov, je večfunkcijski tiskalnik. Če se s papirjem srečujete le redko, potem bo takšna naprava kot nalašč za vas. Že tiste iz nižjega cenovnega razreda bodo brez večjih težav opravile z nalogami občasnega tiskanja, skeniranja in kopiranja, pa tudi za bolj zanesljive pisarniške naprave ni treba odšteti veliko denarja. 

Tudi pri vsakodnevni rabi ugodni večfunkcijski tiskalniki ne bodo razočarali, je pa treba paziti na vzdrževanje in zalogo barve – kartuše in tonerji lahko predstavljajo znaten strošek, sploh v primerjavi z začetno ceno naprave. Vseeno so takšni tiskalniki za osnovne uporabnike boljša odločitev, kot da bi kupovali posebej tiskalnik, kopirni stroj in skener. A za zahtevnejše uporabnika to ni dovolj, temveč bodo za resno poslovno kopiranje prišli v poštev le namenski kopirni stroji.

Profesionalni kopirni stroji se ponašajo predvsem s hitrostjo, zanesljivostjo in ugodnostjo kopiranja na dolgi rok. Seveda v začetku predstavljajo višji strošek (ki se mu je sicer možno izogniti z rešitvami, kot je najem kopirnega stroja) od cenovno ugodnih večfunkcijskih naprav, a prinašajo tudi bistveno večjo zmogljivost. 

Kopirni stroji so običajno laserski in tiskajo s tonerjem, kar pomeni, da je ob redni uporabi cena na kopijo smešno nizka. Ker so te naprave namenjene redni uporabi, morajo biti seveda zelo zanesljive, pri kopiranju pa tudi hitre. Te odlike najdemo le v specializiranih kopirnih strojih, medtem ko so večfunkcijske naprave prisiljene v sklepanje kompromisov, ki ogrožajo končno kakovost. 

Podjetja se pogosto znajdejo v razcepu, ko pride do vprašanja kopiranja dokumentov. Odločevalci se sprašujejo: naj kopirni stroj kupimo ali pa naj najamemo? Obe možnosti ponujata nekaj prednosti in slabosti.