Kako Google kaznuje spletne strani? (Vir: Pixabay)
Na žalost, verjetno imate prav. Glede na to, koliko sporočil pošljemo vsak teden, so napake sestavni del delavnika. Pa vendar, verjetno niso slovnične napake tiste, ki so vašega prejemnika odvrnile od odgovarjanja. Poglejmo, kateri so lahko razlogi za tišino.
Vaše elektronsko sporočilo je predolgo
Številne raziskave, ki so bile opravljene na tem področju, so pokazale naslednje ugotovitve: od 100 milijard elektronskih sporočil, ki jih pošljemo v zgolj enem dnevu, jih 28 odstotkov v povprečju pošljemo med tednom, 65 odstotkov elektronskih sporočil se odpre na manjšem zaslonu, v povprečju pa za branje elektronskega sporočila porabimo od 15 do 20 sekund.
Največ pet paragrafov
Jasno pa je, da nam elektronska sporočila vzamejo veliko časa, zahtevajo tudi našo polno pozornost. Zatorej, ne pošiljajmo predolgih sporočil, da našemu prejemniku ne bomo ukradli preveč časa. Pišite direktne stavke, brez ovinkarjenja. Strnite ga v največ pet paragrafov, ki pa naj ne bodo predolgi. Če sporočila ne morete oblikovati v te okvire, stranko raje pokličite. Nato pa ji pošljite še (krajše) sporočilo.
Morda vaša prošnja ni bila dovolj jasna
Napišite čim bolj jasna sporočila. S tem boste tudi prejemniku privarčevali nekaj časa, saj se ne bo izgubljal med vašimi nepotrebnimi razmišljanji. Želje in predloge predstavite čim bolj direktno, saj bo tako vaš prejemnik dobil občutek, da ste resni in dovolj samozavestni za posel.
Kako si lahko pomagate? Zastavite si vprašanje, kot je, ali ste se predstavili na primeren način, zakaj pišem nekomu, zakaj bi nekdo odprl moj mail in ali sem dovolj natančno opredelil svoje želje?
Steve Kovach, eden od novinarjev Business Insiderja, je v enem tednu prejel kar 1.511 elektronskih sporočil. Samo 44 od teh, pravi, je bilo vrednih branja. In od teh 44 je samo 5 elektronskih sporočil zahtevalo odgovor. Torej, odgovoril je le na 0,3 odstotkov prejetih elektronskih sporočil. Kaj to pomeni? Da je večina sporočil nepomembnih. Elektronska sporočila so postala vse preprostejša in učinkovitejša pot za komunikacijo, ki pa jo mnogi pošiljatelji izkoriščajo.
Prejemniki so (prezaposleni) ljudje
Zavedajte se, da tudi najbolje oblikovana elektronska sporočila in najbolj prijazni telefonski klici naletijo na ignoranco. Ne vzemite si tega osebno. Zapomnite si, da so prejemniki le ljudje, ki delujejo v drugačnem svetu kot vi. Poln je rokov, prilagajanja zasebnega in poslovnega življenja, ugajanja šefom in strankam.
Kaj se dogaja s podjetjem?
Morda je dobro, da naredite manjšo raziskavo, kaj se dogaja s trgom, na katerem je podjetje, kateremu ste pisali, aktivno. Če je stresno dogajanje s podjetjem povezano s časom, si dajte v opomnik, da po določenem času pokličete podjetje in se v miru pogovorite o možnosti sodelovanja.
Veste, da …
Tedensko pošljemo okoli 304 poslovnih elektronskih sporočil. V eni uri pa kar 36-krat pogledamo, ali smo prejeli kakšno novo elektronsko sporočilo. Kakšna izguba časa!
