Z upoštevanjem dveh preprostih nasvetov boste izboljšali svojo produktivnost. (Vir slike: Pixabay)
Večina ljudi odpre zavihek z elektronsko pošto, takoj ko se pojavi obvestilo o novem prejetem sporočilu. Pri tem prenehamo z drugim delom in se posvetimo novemu sporočilu.
Opisana navada je izjemno škodljiva za produktivnost. Zakaj?
Raziskave kažejo, da ljudje v povprečnem osemurnem delovnem dnevu prejmemo približno 50 elektronskih sporočil, kar pomeni eno novo sporočilo na vsakih 10 minut. Večina ljudi preveri elektronsko pošto v času 6 sekund ali manj po tem, ko so opazili obvestilo o novem sporočilu. Psihologi pa opozarjajo na problem, ki se pri tem pojavi: ljudje potrebujemo kar 25 minut, da se po prekinitvi dela ponovno zberemo in osredotočimo na svojo nalogo.
To pomeni, da večino svojega delovnega dne niste popolnoma osredotočeni na svoje trenutno opravilo, saj ob vsakem novem obvestilu prekinete svoje delo, odgovorite na sporočilo in se nato poskušate ponovno zbrati.
Strokovnjaki priporočajo, da svoje navade spremenite na dva preprosta načina.
Prvič, svojo elektronsko pošto pregledujte le enkrat na uro. Najbolje je, da zavihek v brskalniku kar zaprete, da vas ne bo preveč zanimalo, kaj se skriva za vsakim novim obvestilom. Če elektronske pošte ne boste imeli vseskozi pred očmi, o njej tudi ne boste stalno razmišljali.
Drugič, ko začnete pregledovati nova elektronska sporočila, odgovorite na vsa naenkrat. Pri tem se ne osredotočajte na to, katera so bolj in katera manj pomembna. Če jih boste poskušali razvrstiti po nujnosti, boste samo zapravljali čas, ki bi ga lahko porabili za dejansko odpisovanje – konec koncev boste morali odgovoriti na vsa, kajne?
Če boste upoštevali oba nasveta, boste hitro opazili, da se je vaša produktivnost izboljšala. Svoj delovni čas boste tako razdelili na omejena časovna obdobja, ko se boste ukvarjali s posamezno nalogo, na katero boste lahko tako bolj osredotočeni – zaradi česar boste hitrejši, bolj natančni in učinkovitejši.
Seveda obstajajo situacije, v katerih morate elektronsko pošto pregledovati sproti, na primer ko čakate na nujen odgovor. In seveda obstajajo tudi poklici, ki od zaposlenih zahtevajo stalno pripravljenost in dosegljivost. Za ljudi, ki niso pod takšnim časovnim pritiskom in ki morajo biti na neko opravilo osredotočeni dalj časa, pa sta predstavljena nasveta izjemno primerna.
Poskusite spremeniti svoje navade na zgoraj opisana načina – hitro boste postali bolj produktivni!
Vir: Business Insider
