Produktivnost
Delavnica je plod večletnega posvečanja izboljšanju učinkovitosti, čemur se je zavezal Blaž Kos. Poleg omenjene tematike se je Blaž na delavnici posvetil tudi nekoliko širši tematiki: splošnemu izboljšanju življenjskega sloga s pomočjo trikov in nasvetov. Ključ do maksimalne produktivnosti je namreč harmonija na vseh področjih, tudi na zasebnem.
Iščete načine, kako izboljšati produktivnost? Prisluhnite nasvetom Blaža Kosa na 4-urni delavnici Maksimalna produktivnost >>
Ključni poudarki Blaževega predavanja
Elektronska pošta
Na e-pošto nikoli ne odgovarjajmo v realnem času, saj je to izguba časa. Za velik del prejete pošte lahko že vnaprej ocenimo, da nam ne bo prinesla nobene koristi. Pošiljateljem se za takšno pošto na kratko zahvalimo in jim sporočimo, da nas sodelovanje ne zanima. Pošto pregledujmo dvakrat dnevno, okoli 10.00 in 16.00. Odgovarjajmo čimbolj kratko in jedrnato, da se izognemo dodatnim vprašanjem in pojasnilom.
Družabna omrežja
Facebook, Twitter in ostala družabna omrežja so veliki kradljivci časa. Blaž jih sicer še vedno uporablja, ampak na svoj način. Ne sledi več večini svojih prijateljev; namesto tega je pričel slediti izobraževalnim stranem. Na ta način se je izognil nekoristnemu spremljanju dnevnih aktivnosti svojih znancev in prijateljev ter tovrstne informacije zamenjal s koristnimi izobraževalnimi vsebinami.
Sestanki
Sestanki so največji kradljivec časa v podjetju, zato jih je treba omejiti. Večino sestankov je mogoče nadomestiti s telefonskimi pogovori, elektronsko pošto … Na ta način prihranimo čas, hkrati pa se ohrani tudi točen zapis predlogov, sklepov, dogovorjenega. Nujne sestanke lahko skrajšamo tako, da potekajo stoje in so omejeni na 15 ali 20 minut. Vsak sestanek se mora obvezno končati s sklepom: ali bomo sodelovali ali ne, kaj so naslednji koraki … Pred sestankom vnaprej določimo, koliko časa imamo, nato pa se držimo zastavljenih omejitev.
Dotaknili smo se tudi tako imenovanih strateških sestankov. Pri teh je še bolj pomembno, da postavimo cilje od sestanka do sestanka. Ugotoviti moramo tudi, kako pogosto so ti sestanki smiselni in kdo naj bo na njih prisoten.
Pametni telefoni
Ena od stvari, ki so najbolj zasvojljive, so igralni avtomati. Dandanes imamo vsi pametne telefone, ki so v veliko stvareh zelo podobni igralnim avtomatom. Blaž svetuje, da se najprej znebimo vseh motečih aplikacij. Telefon nujno izklopimo med sestanki, intenzivnim delom, pogovori s sodelavci in tudi bližnjimi.
Iščete načine, kako izboljšati produktivnost? Prisluhnite nasvetom Blaža Kosa na 4-urni delavnici Maksimalna produktivnost >>
Ne izgubljajte časa po nepotrebnem
V širšem časovnem okviru izgubljamo precej časa z določenimi stvarmi, na primer s čakanjem na sestanek, čakanjem, da se prižge računalnik, iskanjem neurejenih datotek na računalniku. Vzemimo si nekaj časa in omenjene stvari organizirajmo tako, da nam bodo na dnevni ravni vzele kar se da malo časa. Na dolgi rok lahko na ta način prihranimo ogromno časa.
Prioritete
Današnji svet je zastavljen tako, da smo večino časa preobremenjeni. Zato moramo določiti prioritete. Naloge razdelimo na: nujne / nenujne, pomembne / nepomembne. Na ta način lahko že v prvi fazi odkrijemo naloge, za katere ugotovimo, da niso nujne, niso potrebne – te lahko zavržemo.
Bistvo učinkovitega delovanja je, da poskrbimo za to, da je odločitev čim manj. Zavrzite vse stvari, ki jih ne potrebujete, na primer obleke, ki jih ne nosite. Svojo pozornost usmerite v stvari, ki so nujno potrebne. Prioritete si morate postaviti tako v službenem / poslovnem kot tudi v zasebnem svetu. Ključ do dobre produktivnosti je ravnotežje tudi v zasebnem svetu: na področjih zdravja, odnosov …
Delegiranje
Čim prej se moramo naučiti delegiranja. Za vsako nalogo, ki jo prejmemo, se vprašajmo: ali lahko oziroma ali moram nalogo opraviti sam? Jo lahko komu delegiram? Pri vzpostavitvi tovrstnega sistema se moramo v začetku morda zanesti na avtokratski način vodenja.
Orodij za delegiranje je precej, pogosto pa se pojavi velik problem v implementaciji oziroma uporabi teh orodij na dnevni bazi. Za začetek zadostuje elektronska pošta, v nadaljevanju pa lahko začnemo uporabljati katerega od spletnih orodij, ki so na voljo.
Opravljanje več nalog hkrati in seznami opravil (angl. to-do lists)
Blaž ugotavlja, da je opravljanje več nalog hkrati (angl. multitasking) največji sovražnik produktivnosti. Izberimo si nalogo, se ji 100-odstotno posvetimo in jo opravimo do konca.
Orodij za organiziranje seznamov opravil je veliko: od sistema Evernote do sistema Kanban (sistem samolepljivih listkov, ki jih premikamo od načrtovanja do zaključka). Obstajajo tudi precej kompleksni sistemi, ki omogočajo bolj konkretno načrtovanje (100-dnevni načrt, 14-dnevni sprinti …). Najboljše orodje ne obstaja. Vsak posameznik naj sam preizkusi več možnih sistemov in se odloči za tistega, ki je zanj najbolj primeren.
Nekaj zaključnih besed
Dobre prakse ne obstajajo. Težko je posnemati obstoječe sisteme ljudi, pri katerih ti sistemi delujejo. Kar za nekoga odlično deluje, se morda pri kom drugem ne obnese. Spoznati moramo čim več različnih načinov in orodij, jih preizkusiti in na podlagi testa izbrati način oziroma sistem, ki se nam zdi najbolj učinkovit.
Uvajanje sprememb v sistem je zahteven in dolgotrajen proces. Lotiti se ga moramo premišljeno, z jasno izdelanim načrtom, z definiranimi željami in pričakovanji. Pri tem bodimo potrpežljivi s svojimi sodelavci oziroma člani ekipe.
Vtisi udeležencev
“Hvala Blažu za predavanje. Kot pri vsaki stvari se da tovrstne stvari prebrati na spletu, ampak jih je zelo koristno slišati v strnjeni obliki, ki je bila preverjena in preizkušena v praksi. Na predavanju sem si postavil 5 konkretnih ciljev, ki jih bom od jutri naprej implementiral v svoj vsakdan.” Lojze Bertoncelj, CorpoHub
Iščete načine, kako izboljšati produktivnost? Prisluhnite nasvetom Blaža Kosa na 4-urni delavnici Maksimalna produktivnost >>
