Znate pravilno izstaviti e račun? (Vir: Pixabay)
Izstavljanje e-računa se razlikuje glede na to, komu račun izdajate: javnemu sektorju, drugemu podjetju ali potrošniku. Za samostojne podjetnike (s.p.) je to pomembno predvsem zato, ker bodo od 1. januarja 2028 med podjetji dovoljeni samo še e-računi. V članku pregledamo tri poti in kaj morate urediti pri gotovinskem plačilu.
Kaj je e-račun
E-račun je račun v strukturirani elektronski obliki, ki jo računalnik prebere sam, zato ročni vnos in papir nista več potrebna. PDF ali Word torej nista e-račun. Podrobno razlago najdete v vodniku E-račun: kaj je, kdaj je obvezen in kako ga izdati.
1. Račun javnemu sektorju
Proračunskim uporabnikom (državnim organom, občinam, javnim zavodom) računa ni mogoče poslati po e-pošti ali v papirni obliki. E-račun gre prek Uprave za javna plačila (UJP).
Za manjše število računov lahko s.p. uporabi brezplačni portal UJPeRačun. Za prijavo potrebuje kvalificirano digitalno potrdilo, po navedbah UJP pa lahko prek portala izda do 60 e-računov na leto. Podjetniki z več računi običajno uporabijo računovodski program ali ponudnika, ki e-račun pošlje prek UJP.
2. Račun drugemu podjetju ali s.p.
Danes je oblika računa med podjetji še razmeroma prosta, v praksi pa podjetniki pogosto uporabljajo računovodski program, ki zagotavlja pregled in zmanjšuje napake. Od 1. januarja 2028 se to spremeni: poslovni subjekti za medsebojne dobave v Sloveniji izmenjujejo izključno e-račune, in sicer prek ponudnika e-poti, omrežja PEPPOL, neposredne povezave ali brezplačne aplikacije Finančne uprave. Izmenjava po e-pošti ne bo dovoljena.
Izbira programa je zato smiselna že zdaj. Če iščete rešitev, ki izdajanje e-računov že vključuje, lahko Minimax, partner Zavoda mladi podjetnik, 30 dni preizkusite brez obveznosti. O tem, kako izbrati program za vodenje poslovanja, preberite tudi v članku E-računovodstvo.
3. Račun potrošniku
Potrošniku lahko e-račun pošljete samo po predhodnem izrecnem dogovoru, priložiti pa morate tudi vizualizirano vsebino računa. Potrošnik lahko kadar koli zahteva papirni račun.
Gotovinsko plačilo in davčna blagajna
Pri plačilu z gotovino ali kartico mora biti račun davčno potrjen pri Finančni upravi, kar zahteva davčno blagajno ali ustrezno programsko opremo. Račun, ki ga stranka plača izključno z nakazilom na transakcijski račun, davčnega potrjevanja praviloma ne potrebuje. Izjeme in pogoje za vaš primer preverite pri Finančni upravi ali na portalu SPOT.
Kaj naj podjetnik uredi že zdaj
- preglejte, komu izdajate račune (javni sektor, podjetja, potrošniki);
- izberite računovodski program ali ponudnika, ki podpira e-račune;
- uredite digitalno potrdilo, če računate javnemu sektorju;
- pogovorite se z računovodjo, kdo bo e-račune pošiljal, prejemal in hranil.
Obvezne podatke, ki jih mora vsebovati vsak račun, najdete v članku Obvezne sestavine računa.
Pogosta vprašanja o izstavljanju e-računa
Ali je PDF račun že e-račun?
Ne. PDF je dokument, ki ga mora nekdo prebrati in ročno vnesti v knjigovodstvo. E-račun je zapisan v strukturirani obliki, zato ga program prebere in obdela sam.
Ali moram že zdaj izdajati e-račune drugim podjetjem?
Za račune med podjetji obveznost začne veljati 1. januarja 2028. Do takrat lahko e-račune uporabljate prostovoljno, javnemu sektorju pa jih izdajate že danes.
Kaj, če predpisov ne upoštevam?
Zakon predvideva globe. Za samostojnega podjetnika so zapisane v razponu od 500 do 1.500 evrov, zato se izplača pripraviti že pravočasno.
Ali za e-račun potrebujem računovodski program?
Ni nujno, a je pri več računih praktično nepogrešljiv, saj izdajanje, pošiljanje in arhiviranje opravi na enem mestu, hkrati pa zmanjša možnost napak pri ročnem vnosu podatkov.
Ali lahko e-račun pošljem po e-pošti?
Javnemu sektorju ne, saj e-račun gre prek UJP. Med podjetji po 1. januarju 2028 izmenjava po e-pošti ne bo več dovoljena, potrošniku pa e-račun lahko pošljete samo po predhodnem dogovoru in z vizualizirano vsebino, ki jo lahko prebere vsak.
