Vir slike: Pexels
Papirni računi in računi v PDF med podjetji ne bodo več dovolj. V članku razložimo, kaj je e-račun, kaj določa zakon, kdo ga mora izmenjevati, kako poteka izmenjava in kaj naj podjetnik uredi že zdaj.
Kaj je e-račun in kaj ni
Po zakonu je e-račun račun ali druga enakovredna knjigovodska listina, izdana, poslana in prejeta v strukturirani elektronski obliki, ki omogoča samodejno in elektronsko obdelavo. Pod e-račun spadajo tudi dobropisi, bremepisi, avansni računi in zahtevki za plačilo.
To pomeni, da PDF račun ni e-račun. PDF je zgolj slika računa, ki jo mora nekdo prepisati ali prebrati. E-račun je datoteka z urejenimi podatki (prodajalec, kupec, postavke, davek, znesek, rok plačila), ki jo programska oprema prejemnika prebere sama. Račun, poslan po elektronski pošti kot priloga, torej ni e-račun v pravnem smislu.
E-računi sami niso novost. Javni sektor jih uporablja že vrsto let, saj proračunski uporabniki e-račune prejemajo prek Uprave za javna plačila (UJP). Novost je, da bo obveznost zajela tudi poslovanje med podjetji.
Kaj določa zakon
Pravno podlago ureja Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED), objavljen v Uradnem listu RS, št. 85/25. Državni zbor ga je sprejel 23. oktobra 2025, v veljavi je od 6. decembra 2025, uporabljati pa se začne 1. januarja 2028. Glavno pravilo (7. člen) je preprosto: poslovni subjekti za medsebojne dobave blaga in storitev, opravljene v Sloveniji, izmenjujejo izključno e-račune.
Zakon velja tudi za proračunske uporabnike in naročnike. Izjema so le množično izdani dokumenti za finančne storitve, ki so oproščene DDV, na primer obračuni, izpiski in obvestila, ki nadomeščajo račun.
Zakaj prihaja sprememba
Zakon v slovenski pravni red prenaša Direktivo Sveta EU o spremembi direktive o DDV za digitalno dobo, in sicer v delu, ki se nanaša na izdajo e-računov za dobavo blaga in storitev v Sloveniji. Cilj je poenotiti in poenostaviti izmenjavo računov med podjetji, proračunskimi uporabniki in drugimi pravnimi osebami. Sprememba je torej del evropske digitalizacije davčnih pravil in ne samo slovenska rešitev.
Pomembni datumi
| Datum | Kaj se zgodi |
|---|---|
| 6. 12. 2025 | Zakon začne veljati. |
| 1. 4. 2027 | Začnejo se uporabljati določbe o ponudnikih e-poti (4. poglavje zakona). |
| 1. 10. 2027 | UJP vzpostavi seznam ponudnikov e-poti. |
| 1. 1. 2028 | Obvezna izmenjava e-računov med poslovnimi subjekti. |
Podrobna pravila, na primer o načinu izmenjave prek aplikacije davčnega organa, bo predpisal minister za finance. Zato pred 2028 spremljajte tudi izvedbene predpise.
Kdo mora izmenjevati e-račune
Obveznost velja za »poslovne subjekte«. To so vse enote Poslovnega registra Slovenije (gospodarske družbe, samostojni podjetniki, zadruge, zavodi in društva, če so vpisani v register) ter fizične osebe, ki opravljajo dejavnost, a niso samostojni podjetniki. Samostojni podjetnik je torej zavezanec, in sicer ne glede na to, ali je zavezanec za DDV ali ne.
Obveznost velja, kadar izdate račun drugemu poslovnemu subjektu za dobavo blaga ali storitev v Sloveniji. Če računate tujemu kupcu, veljajo druga pravila, več o tem najdete v članku Izdajanje računa za dobavljanje v tujino.
Kako poteka izmenjava e-računov
Zakon določa, da se e-računi med poslovnimi subjekti izmenjujejo prek ene od teh poti:
- ponudnik e-poti, vpisan v seznam, ki ga vodi UJP;
- omrežje PEPPOL, torej prek certificirane dostopne točke;
- neposredna izmenjava med informacijskima sistemoma izdajatelja in prejemnika, a samo s soglasjem obeh strani;
- brezplačna aplikacija Finančne uprave, ki je namenjena zavezancem z manjšim številom transakcij ali z enostavnimi, ponavljajočimi se računi. Izmenjava poteka prek UJP.
Elektronska pošta ni dovoljena pot izmenjave. Vsak poslovni subjekt mora imeti izbranega vsaj enega ponudnika e-poti. Kdor uporablja aplikacijo davčnega organa, ima to vlogo UJP. Uporabljate lahko tudi več ponudnikov hkrati.
Pri formatu zakon dovoljuje slovenski standard e-SLOG, sintakse, skladne z evropskim standardom za e-račune, ali druge mednarodno uveljavljene standarde, če se izdajatelj in prejemnik tako vnaprej dogovorita. Če stranki uporabljata različna standarda, ponudnik e-poti izdajatelja račun verodostojno pretvori. Aplikacija davčnega organa podpira samo e-SLOG in evropske sintakse.
Kaj novost prinese podjetniku
Obveznost pomeni nekaj dela pri uvedbi, dolgoročno pa tudi prihranek. Podatki z računa pridejo v program neposredno, zato ni ročnega prepisovanja in z njim povezanih napak. Knjiženje je hitrejše, spremljanje odprtih računov in rokov plačila pa preglednejše. Račun je shranjen v digitalni obliki, kar poenostavi iskanje ob davčnem pregledu ali pri delu z računovodjem. Največ pridobijo podjetja, ki mesečno izdajo ali prejmejo veliko računov.
Kaj mora narediti samostojni podjetnik ali d.o.o.
Do januarja 2028 imate še čas, a z pripravo ni smiselno čakati do zadnjega meseca. Priporočamo ta vrstni red:
- Preglejte, komu in koliko računov izdajate. Ločite račune podjetjem od računov potrošnikom, saj za potrošnike veljajo drugačna pravila.
- Pogovorite se z računovodjo. Dogovorite se, kdo bo izdajal, prejemal in arhiviral e-račune ter kateri program boste uporabljali.
- Izberite pot izmenjave. Pri manjšem številu enostavnih računov zadostuje brezplačna aplikacija Finančne uprave. Pri večjem obsegu je bolje izbrati program ali ponudnika e-poti, ki e-račune pripravi in pošlje neposredno iz vašega sistema.
- Uredite podatke o poslovnih partnerjih. E-račun se pošlje na podlagi podatkov prejemnika, kot sta matična in davčna številka, zato morajo biti točni.
- Preizkusite postopek prej. Prve e-račune izdajte že leta 2027, da odpravite težave, preden bo obveznost zakonska.
- Uredite hrambo. Izdajatelj in prejemnik morata e-račune hraniti skladno s predpisi o DDV in knjigovodstvu. Ponudnik e-poti dostavljeni račun po uspešni dostavi izbriše, zato hrambo zagotovite sami ali s programom.
Katera pot je prava za vas
| Pot izmenjave | Primerna za | Na kaj paziti |
|---|---|---|
| Aplikacija Finančne uprave | s.p. in manjša podjetja z malo, enostavnimi računi | Samo e-SLOG in evropske sintakse, izmenjava prek UJP |
| Računovodski program ali ponudnik e-poti | podjetja z rednim izdajanjem računov | Ponudnik mora biti vpisan v seznam UJP |
| Omrežje PEPPOL | podjetja s številnimi poslovnimi partnerji, tudi tujimi | Povezava prek certificirane dostopne točke |
| Neposredna izmenjava | velika podjetja z lastnimi sistemi | Obvezno soglasje obeh strani |
Pri izbiri programa si lahko pomagate tudi s pregledom našega partnerja Minimax: E-računi prihajajo: kaj prinašajo podjetnikom? O spletnem računovodstvu in vodenju poslovanja prek programa preberite v članku E-računovodstvo.
Prejemanje e-računov od dobaviteljev
Izmenjava je obveznost obeh strani. Ne morete samo izdajati e-računov, ampak jih morate od 2028 tudi sprejemati. Ko ste vpisani pri ponudniku e-poti ali v aplikaciji Finančne uprave, vas dobavitelji najdejo po vaših podatkih v seznamu. Če zamenjate ponudnika, poskrbite, da vas stari ponudnik izbriše iz svojega seznama prejemnikov, sicer lahko računi ostanejo na napačni poti. Za tuje dobavitelje še naprej veljajo pravila v članku Sprejemanje računov od tujih dobaviteljev.
E-račun za potrošnike
Do potrošnikov je pravilo drugačno. E-račun jim lahko pošljete samo, če se predhodno izrecno dogovorite, dokazno breme pa nosite vi. E-računu morate priložiti vizualizirano vsebino v standardnem formatu, da ga potrošnik lahko prebere. Potrošnik lahko kadar koli zahteva račun v papirni obliki. Tudi po letu 2028 torej papirni račun ostaja možen, kadar račun izdajate potrošniku.
Globe za kršitve
Nadzor nad obveznostjo izmenjave e-računov izvaja davčni organ. Zakon predvideva te globe:
| Kršitelj | Kršitev med podjetji | Kršitev pri računih potrošnikom |
|---|---|---|
| Pravna oseba | 1.000 do 3.000 evrov | 500 do 1.500 evrov |
| Samostojni podjetnik | 500 do 1.500 evrov | 100 do 500 evrov |
| Odgovorna oseba | 100 do 500 evrov | 50 do 250 evrov |
Globa med podjetji grozi na primer, če račun izdate v nasprotju z obveznostjo e-računa ali ga izmenjate po e-pošti. Pri računih potrošnikom nadzor izvaja tržni inšpektorat.
Pogosta vprašanja
Ali je račun v PDF obliki e-račun?
Ne. E-račun mora biti strukturiran zapis (na primer v standardu e-SLOG), ki ga lahko program prebere sam. PDF je samo slika računa.
Ali moram e-račune izdajati tudi, če sem samostojni podjetnik brez DDV?
Da. Obveznost velja za vse poslovne subjekte, vpisane v Poslovni register, torej tudi za samostojne podjetnike, ki niso zavezanci za DDV.
Ali lahko e-račun pošljem po e-pošti?
Med poslovnimi subjekti ne. Izmenjava mora potekati prek ponudnika e-poti, omrežja PEPPOL, neposredne povezave ali aplikacije Finančne uprave. E-pošta ni dovoljena.
Ali bom moral plačevati za izmenjavo računov?
Aplikacija Finančne uprave je brezplačna in namenjena manjšemu obsegu. Ponudniki e-poti in računovodski programi so komercialne storitve, zato primerjajte cene in pogoje.
Kdaj moram začeti?
Obveznost se uporablja od 1. januarja 2028, a priporočamo, da izbiro poti uredite že v letu 2027, ko bo vzpostavljen seznam ponudnikov e-poti.
Kaj če računam tujemu kupcu?
Zakon ureja izmenjavo računov za dobave v Sloveniji. Pravila za račune tujim strankam in DDV pri tem najdete v članku o izdajanju računa za dobavljanje v tujino.
Obvezne sestavine, ki jih mora imeti vsak račun, tudi e-račun, so opisane v članku Obvezne sestavine računa.
