Na sestankih ne izgubljajte časa po nepotrebnem. (Vir slike: Pixabay)
V podjetju SilverDoor so predstavili zanimive podatke o sestankih. Po nekaterih ocenah naj bi samo v Združenih državah Amerike vsak dan potekalo kar 11 milijonov formalnih sestankov. Hkrati pa raziskave kažejo, da se kar 47 odstotkom zaposlenih zdijo nepotrebni in neučinkoviti sestanki največja izguba časa.
Zato so pripravili privlačno infografiko, v kateri predstavljajo 10 nasvetov za zmanjšanje števila sestankov in povečanje produktivnosti nujno potrebnih sestankov.
Iščete načine, kako izboljšati produktivnost? Prisluhnite nasvetom Blaža Kosa na 4-urni delavnici Maksimalna produktivnost >>
1. Vprašajte se, ali je sestanek res nujen
Preden skličete sestanek, se vprašajte, ali je res nujen in ali lahko zastavljeno dosežete na kak drug način, na primer prek konferenčnega klica, sporočila vsem pristojnim ali individualnega pogovora.
Pomislite, koliko sestankov se vam je naknadno zdelo nesmiselnih, saj ste na njih samo izgubljali čas. Z zmanjšanjem števila nepotrebnih sestankov boste avtomatsko zvišali produktivnost v svojem podjetju.
2. Pripravite dnevni red in z njim predhodno seznanite udeležence
Najkasneje 24 ur pred napovedanim sestankom vsem udeležencem pošljite predvideni dnevni red sestanka in jih seznanite s temami in vprašanji, o katerih se boste pogovarjali.
Tako boste vsem udeležencem dali možnost, da se na sestanek predhodno pripravijo. Vedeli bodo, kaj lahko pričakujejo od sestanka in kaj bo pričakovano od njih. Vaš sestanek bo posledično krajši, bolj osredotočen in bolj produktiven.
3. Točke na dnevnem redu naj bodo v vprašalni obliki
Iz preprostih trdilnih povedi preoblikujte točke na dnevnem redu v vprašanja. Takšen dnevni red dokazano spodbuja razmišljanje in ustvarjalnost, saj vprašanja posameznikom predstavljajo izziv, ki ga želijo rešiti. Tako boste določili tudi cilje sestanka.
4. Preizkusite sestanke v stoje
Namesto tradicionalnih sestankov, na katerih vsi udeleženci sedijo, preizkusite »stoječe« sestanke. Če posamezniki na sestankih sedijo, se bolj sprostijo; v stoje pa bodo vsi udeleženci bolj osredotočeni na dnevni red, zaradi česar bo sestanek potekal hitreje, hkrati pa bo tudi bolj produktiven.
Preizkusite lahko tudi sestanke, na katerih udeleženci hodijo, ali pa svoj sestanek prestavite na prosto – sprememba okolja ima lahko pozitiven učinek na vašo produktivnost.
5. Sestanke začenjajte ob nenavadnih urah
Namesto da sestanek skličete ob okrogli uri, na primer ob 10.00, določite bolj nenavaden čas, na primer 10.06. Poskrbite, da se bo sestanek dejansko začel ob določeni uri – okrogli ali nenavadni.
Čakanje na zamudnike namreč vedno povzroča dodatno izgubljanje dragocenega časa. Če določite nenavadno uro, povečate verjetnost, da bodo udeleženci točni.
6. Določite čas zaključka sestanka
Poleg ure začetka sestanka določite tudi uro, ko boste s sestankom zaključili. Že na začetku sestanka o tem obvestite vse udeležence. Če imate na voljo le omejen čas, se vaši pogovori ne bodo nadaljevali v nedogled in po nepotrebnem zapletali.
Vsi skupaj morate poskrbeti, da boste v določenem času predelali vse točke dnevnega reda. Razmislite tudi o skrajšanju sestankov – s cele ure na 45 minut, s 45 minut na pol ure …
7. Najprej se posvetite najpomembnejšim temam
Upoštevajte pravilo 80/20, ki pravi, da le 20 odstotkov vzrokov vpliva na kar 80 odstotkov izidov. Na sestanku se tako najprej osredotočite na najpomembnejših 20 odstotkov dnevnega reda, da boste dosegli 80 odstotkov vrednosti sestanka, tudi če vam bo zmanjkalo časa za vse točke.
8. Vodite zapisnik in ga razpošljite v roku 24 ur
Ta nasvet verjetno že poznate, a je izjemno pomemben. Vodite natančen zapisnik (najbolje je, da določite zapisnikarja), nato pa ga, če je le mogoče, v roku 24 ur razpošljite vsem udeležencem sestanka.
Tako boste zagotovili, da se vsi udeleženci zavedajo svojih obveznosti in nalog; hkrati pa boste lahko hitro razrešili tudi morebitne nesporazume glede razporeditve dela.
9. Bodite odkriti in odprti
Potrudite se, da bodo vsi udeleženci sestanka pripravljeni na odkrit in jasen pogovor o vseh točkah dnevnega reda. Produktivni pogovori namreč zahtevajo odkrite misli in mnenja vseh strani. Seveda lahko pride tudi do prepirov in nesporazumov, vendar to ni nujno slabo.
10. Vzemite si pet minut za zaključek in povzetek
Zadnjih pet minut vsakega sestanka posvetite povzetku dogovorjenega. Prepričajte se, da vsi udeleženci vedo, kakšne so njihove zadolžitve. Tako boste zagotovili, da boste vsi osredotočeni na skupni cilj, pojasnili naloge posameznikov in ustvarili občutek, da je bil sestanek uspešen in produktiven.
V spodnji infografiki si lahko ogledate predstavljene nasvete za bolj produktivne sestanke.
Vir: Marketing Profs
