Infografika: 10 nasvetov za bolj produktivne sestanke

Podjetniki se udeležijo približno 8 sestankov na teden. Se vam zdi, da na sestankih samo govorite? Predstavljamo 10 nasvetov za bolj produktivne sestanke.
Infografika: 10 nasvetov za bolj produktivne sestanke

Na sestankih ne izgubljajte časa po nepotrebnem. (Vir slike: Pixabay)

V podjetju SilverDoor so predstavili zanimive podatke o sestankih. Po nekaterih ocenah naj bi samo v Združenih državah Amerike vsak dan potekalo kar 11 milijonov formalnih sestankov. Hkrati pa raziskave kažejo, da se kar 47 odstotkom zaposlenih zdijo nepotrebni in neučinkoviti sestanki največja izguba časa.

Zato so pripravili privlačno infografiko, v kateri predstavljajo 10 nasvetov za zmanjšanje števila sestankov in povečanje produktivnosti nujno potrebnih sestankov.

Iščete načine, kako izboljšati produktivnost? Prisluhnite nasvetom Blaža Kosa na 4-urni delavnici Maksimalna produktivnost >>

1. Vprašajte se, ali je sestanek res nujen

Preden skličete sestanek, se vprašajte, ali je res nujen in ali lahko zastavljeno dosežete na kak drug način, na primer prek konferenčnega klica, sporočila vsem pristojnim ali individualnega pogovora.

Pomislite, koliko sestankov se vam je naknadno zdelo nesmiselnih, saj ste na njih samo izgubljali čas. Z zmanjšanjem števila nepotrebnih sestankov boste avtomatsko zvišali produktivnost v svojem podjetju.

2. Pripravite dnevni red in z njim predhodno seznanite udeležence

Najkasneje 24 ur pred napovedanim sestankom vsem udeležencem pošljite predvideni dnevni red sestanka in jih seznanite s temami in vprašanji, o katerih se boste pogovarjali.

Tako boste vsem udeležencem dali možnost, da se na sestanek predhodno pripravijo. Vedeli bodo, kaj lahko pričakujejo od sestanka in kaj bo pričakovano od njih. Vaš sestanek bo posledično krajši, bolj osredotočen in bolj produktiven.

3. Točke na dnevnem redu naj bodo v vprašalni obliki

Iz preprostih trdilnih povedi preoblikujte točke na dnevnem redu v vprašanja. Takšen dnevni red dokazano spodbuja razmišljanje in ustvarjalnost, saj vprašanja posameznikom predstavljajo izziv, ki ga želijo rešiti. Tako boste določili tudi cilje sestanka.

4. Preizkusite sestanke v stoje

Namesto tradicionalnih sestankov, na katerih vsi udeleženci sedijo, preizkusite »stoječe« sestanke. Če posamezniki na sestankih sedijo, se bolj sprostijo; v stoje pa bodo vsi udeleženci bolj osredotočeni na dnevni red, zaradi česar bo sestanek potekal hitreje, hkrati pa bo tudi bolj produktiven.

Preizkusite lahko tudi sestanke, na katerih udeleženci hodijo, ali pa svoj sestanek prestavite na prosto – sprememba okolja ima lahko pozitiven učinek na vašo produktivnost.

5. Sestanke začenjajte ob nenavadnih urah

Namesto da sestanek skličete ob okrogli uri, na primer ob 10.00, določite bolj nenavaden čas, na primer 10.06. Poskrbite, da se bo sestanek dejansko začel ob določeni uri – okrogli ali nenavadni.

Čakanje na zamudnike namreč vedno povzroča dodatno izgubljanje dragocenega časa. Če določite nenavadno uro, povečate verjetnost, da bodo udeleženci točni.

6. Določite čas zaključka sestanka

Poleg ure začetka sestanka določite tudi uro, ko boste s sestankom zaključili. Že na začetku sestanka o tem obvestite vse udeležence. Če imate na voljo le omejen čas, se vaši pogovori ne bodo nadaljevali v nedogled in po nepotrebnem zapletali.

Vsi skupaj morate poskrbeti, da boste v določenem času predelali vse točke dnevnega reda. Razmislite tudi o skrajšanju sestankov – s cele ure na 45 minut, s 45 minut na pol ure …

7. Najprej se posvetite najpomembnejšim temam

Upoštevajte pravilo 80/20, ki pravi, da le 20 odstotkov vzrokov vpliva na kar 80 odstotkov izidov. Na sestanku se tako najprej osredotočite na najpomembnejših 20 odstotkov dnevnega reda, da boste dosegli 80 odstotkov vrednosti sestanka, tudi če vam bo zmanjkalo časa za vse točke.

8. Vodite zapisnik in ga razpošljite v roku 24 ur

Ta nasvet verjetno že poznate, a je izjemno pomemben. Vodite natančen zapisnik (najbolje je, da določite zapisnikarja), nato pa ga, če je le mogoče, v roku 24 ur razpošljite vsem udeležencem sestanka.

Tako boste zagotovili, da se vsi udeleženci zavedajo svojih obveznosti in nalog; hkrati pa boste lahko hitro razrešili tudi morebitne nesporazume glede razporeditve dela.

9. Bodite odkriti in odprti

Potrudite se, da bodo vsi udeleženci sestanka pripravljeni na odkrit in jasen pogovor o vseh točkah dnevnega reda. Produktivni pogovori namreč zahtevajo odkrite misli in mnenja vseh strani. Seveda lahko pride tudi do prepirov in nesporazumov, vendar to ni nujno slabo.

10. Vzemite si pet minut za zaključek in povzetek

Zadnjih pet minut vsakega sestanka posvetite povzetku dogovorjenega. Prepričajte se, da vsi udeleženci vedo, kakšne so njihove zadolžitve. Tako boste zagotovili, da boste vsi osredotočeni na skupni cilj, pojasnili naloge posameznikov in ustvarili občutek, da je bil sestanek uspešen in produktiven.

V spodnji infografiki si lahko ogledate predstavljene nasvete za bolj produktivne sestanke.

Vir: Marketing Profs

Morda vas zanima tudi sorodna vsebina
Vzemite si čas za pridobivanje novih veščin kot podjetnik

Vzemite si čas za pridobivanje novih veščin kot podjetnik

Podjetništvo zahteva nenehno prilagajanje in učenje, saj se trgi, tehnologije in poslovni trendi nenehno spreminjajo. Pridobivanje novih veščin je ključno za dolgoročni uspeh, vendar pa je za mnoge podjetnike največji izziv najti čas za izobraževanje ob vseh vsakodnevnih obveznostih. Tukaj je nekaj strategij, kako lahko podjetnik učinkovito najde čas za pridobivanje novih veščin. Preberite več >>

Navada, ki lahko spremeni vaše zasebno in poslovno življenje

Navada, ki lahko spremeni vaše zasebno in poslovno življenje

Hiter tok življenja v času, ko nas obkrožajo najnaprednejše tehnologije, predstavlja vsakdanjik marsikaterega posameznika, kar povečuje stres ter možnost pojava depresije in drugih bolezni. A negativne učinke, ki ga obdajajo, lahko posameznik izniči na različne načine - tudi s pomočjo meditacije. Preberite več >>

4 načini za povečanje produktivnosti pri delu od doma

4 načini za povečanje produktivnosti pri delu od doma

Delo od doma je za marsikoga hkrati blagoslov in prekletstvo. Neomejen dostop do domačega hladilnika in drugih dobrot, izogib jutranji in popoldanski vožnji v gneči ter možnosti sproščanja na domačem naslonjaču so nekatere izmed prednosti. Kaj pa se zgodi s produktivnostjo? Preberite več >>

Zadovoljni podjetniki praznujejo majhne dosežke

Zadovoljni podjetniki praznujejo majhne dosežke

V svetu start-upov je eden največjih izzivov, s katerimi se srečujejo podjetniki, ne glede na stopnjo njihove uspešnosti, prepoznavanje in vrednotenje svojih dosežkov. To izhaja iz nenehnega podrejanja zastavljenemu cilju. Preberite več >>

7 ne tako mehkih veščin, ki jih potrebuje vsak podjetnik

7 ne tako mehkih veščin, ki jih potrebuje vsak podjetnik

Ne glede na to, kakšne tehnične veščine ima podjetnik, vam lahko obvladovanje mehkih veščin, ki so opisane v tem članku, pomaga do uspeha. Naštete veščine so temelj empatije in ustvarjalnosti, ki ju vsi potrebujemo, ko iščemo nove načine za obvladovanje vse bolj zabrisanih meja med osebnim in poklicnim življenjem. Preberite več >>

Moteči dejavniki znižujejo vašo produktivnost

Moteči dejavniki znižujejo vašo produktivnost

Večina podjetnikov se vsakodnevno sooča z resnično zahtevnimi nalogami in le v primeru, da svojo osredotočenost ohranijo na visokem nivoju, naloge tudi uspešno dokončajo. Mobilni telefoni, elektronska pošta in stranke pri tem predstavljajo nepotrebne moteče dejavnike, ki jih je dobro izločiti. Preberite več >>

5 jutranjih ritualov za uspešnejši dan

5 jutranjih ritualov za uspešnejši dan

Veliko podjetnikov se izogiba jutranjim sestankom in svoj delavnik raje prenese v popoldanski ali celo večerni čas. Toda zgodnje vstajanje ni nujno le nadlega - posamezniku lahko prinese pomemben zasebni čas in mu pomaga izboljšati produktivnost skozi celoten dan. Preberite več >>

Kaj morate storiti, da boste postali boljši podjetnik?

Kaj morate storiti, da boste postali boljši podjetnik?

Prav vsak podjetnik sanja o uspehu. Ta je dosegljiv, a ob njegovem doseganju je treba ravnati premišljeno in vztrajno. V nadaljevanju si preberite nekaj napotkov, ki vam bodo dan na dan pomagali pri uresničevanju zastavljenih ciljev. Preberite več >>

Spremenite nekatere navade in postanite bolj produktivni

Spremenite nekatere navade in postanite bolj produktivni

Skorajda vsak poslovnež razmišlja o tem, kako bi izboljšal svojo produktivnost na delovnem mestu in tako pridobil več časa za naloge, ki ga veselijo ali prinesejo največji dobiček. Preberite si nekaj enostavnih nasvetov in postanite bolj učinkoviti pri svojem delu. Preberite več >>

Nasveti za učinkovite poslovne sestanke

Nasveti za učinkovite poslovne sestanke

Učinkoviti poslovni sestanki so ključnega pomena za spodbujanje produktivnosti, sodelovanja in doseganja organizacijskih ciljev. Vendar pa so lahko slabo načrtovani ali izvedeni sestanki neproduktivni in izgubljajo dragoceni čas vseh udeleženih. V tem članku bomo raziskali nekaj bistvenih nasvetov za zagotovitev, da bodo vaši poslovni sestanki učinkoviti, privlačni in bodo prinesli pozitivne rezultate. Preberite več >>

Oznake:

Brezplačne e-novice!
Vse za podjetje