Glavne računovodske napake, ki se jim je treba izogniti

Zanimivo je, da je tudi ceneje prepoznati in popraviti napake čim prej, kot pa čakati na odpravo težave kasneje.

Če svoje podjetje obravnavate kot dolgoročen projekt, boste želeli biti proaktivni tako, da se zavedate pogostih napak, ki jih delajo drugi, in jih že zgodaj popravite, kar vašemu podjetju ne bo prihranilo le časa in denarja, ampak vam bo dalo tudi konkurenčno prednost na trgu. Delovanje vašega podjetja bo poenostavljeno in vaše stranke bodo bolj zadovoljne. V nadaljevanju so navedene pogoste računovodske napake lastnikov malih podjetij.

1. Neupoštevanje računovodskih postopkov

Lastniki malih podjetij, samozaposleni posamezniki in samostojni podjetniki bi morali vzpostaviti formalne, dokumentirane in podrobne postopke za vodenje knjigovodskih in računovodskih postopkov ter za opravljanje drugih rutinskih računovodskih nalog.

Koristen korak je razviti standardizirane obrazce in kontrolne sezname, ki jih je treba izpolniti, da se zagotovi doslednost in točnost. Na primer, želeli boste dokumentirati postopek za zaposlitev novih prodajalcev.

Potrebovali boste podatke o imenu prodajalca, njegovem naslovu, telefonski številki in podatke o podjetju, kjer je bil zaposlen: registrski številki delodajalca ter druge dokumente, kot so zavarovalna potrdila, priporočilna pisma ali podpisane pogodbe. Nato boste morali te podatke vnesti v svojo računovodsko programsko opremo, da boste za novega zaposlenega lahko obračunali plačo.

Vzemite si potreben čas, da razmislite o informacijah, ki jih morate zbrati od svojih prodajalcev, razviti standardiziran obrazec ali kontrolni seznam, da se prepričate, da dobite vse te informacije, in tako boste izdelali pisno politiko, ki ji bodo lahko v prihodnosti sledili vaši zaposleni.

2. Delo brez proračuna

Ustvarite proračun oziroma izdelajte finančni načrt, tako da boste imeli izhodišče za presojo poslovnih rezultatov vašega podjetja. Proračuni niso uporabni le pri zajezitvi prekomerne porabe, ampak se lahko uporabijo za določitev realističnih, pisnih finančnih ciljev. Proračuni morajo biti vedno utemeljeni v realnosti, vsekakor pa lahko s svojim proračunom določite razumne finančne cilje, pa naj gre za povečanje prihodkov ali zmanjšanje operativnih stroškov.

3. Napake pri vnosu podatkov

Občasno se pojavijo napake pri vnosu podatkov. Čeprav ne morete preprečiti vseh napak pri vnosu podatkov, lahko napišete pravilnik za pravočasno izvajanje različnih usklajevanj, da zagotovite, da se vnosi podatkov hitro odkrijejo in jih je mogoče popraviti.

Na primer, želeli boste izvesti mesečne bančne uskladitve ter obračune terjatev in obveznosti. Prav tako lahko analizirate odstopanja med proračunom in dejanskim stanjem, da ugotovite morebitne napake pri razvrščanju prihodkov ali odhodkov, ali redno preverjate odprte postavke strank ali poročila o plačilih prodajalcev, da se prepričate, ali so prejemki in izplačila sorazmerni.

Nenavadne transakcije je treba dobro pregledati. Preverite, da ni prišlo do napak pri vnosu podatkov in, da so transakcije točne.

4. Neuspešno varnostno kopiranje računovodske programske opreme

Računovodsko programsko opremo in druge podatke vašega podjetja morate redno varnostno kopirati. Številni računovodski programi za mala podjetja imajo funkcijo, ki vam omogoča, da nastavite samodejno varnostno kopiranje vašega računovodskega programa.

Uporabite to možnost. Prav tako si morate vzeti čas, da dvakrat preverite svoje varnostne kopije in celo uporabite varnostno kopijo, da vidite, ali lahko z njo vodite svoje podjetje kot z običajno verzijo.

Včasih so datoteke poškodovane. Včasih varnostno ne kopirate vseh podatkov, ki jih potrebujete. Hitro preverjanje lahko odkrije težave s postopkom varnostnega kopiranja, tako da lahko zagotovite, da imate vse, kar potrebujete za nadaljnje poslovanje, če se pojavi potreba po tem.

5. Naredite preveč sami

Oddajanje administrativnih nalog, ki vašemu podjetju ne dodajajo vrednosti v delo podizvajalcem, je lahko prednost.

Na primer, davčni računovodja je verjetno bolje seznanjen z davčno zakonodajo kot vi, zato vam bo davčno načrtovanje in priprava s strani zunanjega izvajalca omogočila znižati davčno obveznost, povečati davčno skladnost in vam pustiti več časa, ki ga lahko posvetite dejavnostim za ustvarjanje prihodkov.

Številni lastniki malih podjetij ne želijo prenesti odgovornosti na druge sposobne strokovnjake, vendar lahko zunanje izvajanje računovodskih, pravnih, informacijsko-tehnoloških in drugih administrativnih funkcij zmanjša napake in poveča dobičkonosnost, če na novo pridobljeni čas pametno izkoristite.

6. Nepravilna kategorizacija prihodkov in odhodkov

Ves denar, ki prihaja in odhaja iz vašega podjetja, mora biti razporejen v ustrezno kategorijo.

Lastniki podjetij, ki pozorno spremljajo svoje računovodske evidence, ne naletijo na napake. Vedo, komu je bilo kaj zaračunano ter koliko, in, ali je stranka plačala ali ne.

Prav tako boste ugotovili, da bo priprava letnega poročila ob koncu leta veliko lažja kot pa poskus ponovnega sestavljanja evidenc, ki jih potrebujete za pripravo bilance vašega podjetja tik pred rokom za oddajo.

Vir: www.thebalancesmb.com