Prevoz na delo, kilometrine, dnevnice, malica

Predlagamo vam, da obračune napravite vsak mesec, v začetku meseca za pretekli mesec, potne naloge pa je najbolje (in pravilno) napraviti sproti.

Obračun prevoza na delo in kilometrin

Podjetnik sam oziroma v nekaterih primerih računovodja za podjetje vsak mesec napravi izračun nadomestil za prevoz na delo ter za službene poti. V začetni fazi podjetij se te izračune ponavadi izdeluje kar ročno v Excelu ali Wordu, kasneje pa večina podjetij za to uporablja katerega izmed programov za računovodstvo, kot je na primer Minimax.

Napraviti je potrebno dva obračuna, in sicer za:

• prevoz na delo,
• kilometrine (službeno potovanje).

Omenjena izračuna sta sicer dokaj rutinska zadeva, pa vendarle vsak mesec podjetniku vzameta kar nekaj časa. Iz tega razloga smo se odločili, da vam delo nekoliko olajšamo ter vam vsak mesec posredujemo omenjena dva dokumenta, in sicer v taki obliki, da boste imeli z njima kar najmanj dela.

Zneski za povračila so trenutno naslednji:

a.) Prevoz na delo

Pri prevozu na delo se obračunajo kilometri namenjeni prevozu od doma do pisarne ter nazaj. Poglejmo si nekaj bistvenih točk, ki jih je potrebno upoštevati pri koriščenju nadomestila za prevoz na delo.

• Povračilo stroškov za prevoz na delo in z dela se ne všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja do višine stroškov javnega prevoza od običajnemu prebivališču najbližjega postajališča do mesta opravljanja dela, če je mesto opravljanja dela vsaj en kilometer oddaljeno od delojemalčevega običajnega prebivališča.
• Mesto opravljanja dela po tej uredbi je mesto, kjer se delo opravlja oziroma se začne opravljati. Običajno prebivališče po tej uredbi je prebivališče delojemalca, ki je najbližje mestu opravljanja dela. Drugo prebivališče delojemalca je običajno prebivališče po tej uredbi le, če se delojemalec od tam vsaj štirikrat tedensko vozi na mesto opravljanja dela.
• Javni prevoz po tej uredbi je prevoz, ki je pod enakimi pogoji dostopen vsem uporabnikom prevoznih storitev in se izvaja v komercialne namene razen prevoza, ki se opravlja z osebnim ali s kombiniranim vozilom. Javno prevozno sredstvo po tej uredbi je prevozno sredstvo, s katerim se opravlja javni prevoz. Postajališče po tej uredbi je mesto, kjer je mogoče uporabiti javno prevozno sredstvo, in je kot tako določeno v aktih prevoznika.
• Če je najbližje postajališče od običajnega prebivališča oddaljeno več kot en kilometer, se v davčno osnovo poleg povračila stroškov iz prvega odstavka ne všteva povračilo stroškov prevoza do višine 0,18 evrov za vsak polni kilometer razdalje med običajnim prebivališčem in le-temu najbližjim postajališčem.
• Če delojemalec iz utemeljenih razlogov ne more uporabljati javnega prevoza, se v davčno osnovo, ne glede na tretji in četrti odstavek tega člena, ne všteva povračilo stroškov prevoza do višine 0,18 evrov za vsak polni kilometer razdalje med običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela.
• Za določanje oddaljenosti v skladu s tem členom se upoštevajo najkrajše običajne cestne povezave.
• Če ima delojemalec pravico do uporabe službenega vozila za privatne namene in mu delodajalec za tako uporabo službenega vozila zagotovi tudi gorivo, se povračilo stroškov za prevoz na delo všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja.
• Delojemalcu, ki dosega dohodek iz delovnega razmerja iz tujine, se ne glede na prvi, tretji, četrti in peti odstavek tega člena prizna strošek prevoza na delo in z dela do višine 0,18 evrov za vsak polni kilometer razdalje med običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela.

V nadaljevanju si lahko ogledate vnaprej pripravljen dokument v Excelu. Izpolniti je potrebno samo polja, ki so obarvana; vsi konstantni podatki so že vnaprej vnešeni:

• Prevoz na delo  – zbirni nalog (xls datoteka) >>

b.) Službeno potovanje

Do nadomestila med službenim potovanjem smo upravičeni, če opravimo pot med delovnim časom. Nadomestilo uveljavljamo preko potnih nalogov. 

• Povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju se ne všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja do višine dejanskih stroškov za prevoz z javnimi prevoznimi sredstvi, za prevoz, ki se izvaja z osebnim avtomobilom ali s kombiniranim vozilom v komercialne namene, ali za najem osebnega avtomobila.
• Za povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju se šteje tudi povračilo stroškov za takse (letališke takse, peronske karte in podobno), povračilo stroškov za gorivo, če se uporablja službeno vozilo, cestnine in parkirnine ter povračilo stroškov za prevoz in prenos stvari oziroma prtljage.
• V primeru, da delojemalec uporablja lastno prevozno sredstvo, se povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju ne všteva v davčno osnovo do višine 0,37 evrov za vsak prevožen kilometer.

V nadaljevanju si lahko ogledate vnaprej pripravljen dokument v .pdf in .doc formatu:

• Potni nalog za službeno potovanje v .pdf formatu >>
• Potni nalog za službeno potovanje v .doc formatu prejmete z vpisom v obrazec na dnu strani! S tem se vpišete tudi na brezplačne miniMAX e-novice.

Obračun dnevnic, prenočevanje na službenem potovanju in terensko delo

Če traja službeno potovanje v tujini nad 14 do 24 ur, se v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja ne všteva dnevnica do višine zneska, ki je za posamezno državo oziroma območje določen v predpisu Vlade Republike Slovenije. Slednja namreč ureja povračila stroškov za službena potovanja v tujino. Če traja službeno potovanje v tujini nad 8 do 14 ur se v davčno osnovo ne všteva dnevnica do višine 75 odstotkov zneska iz omenjenega predpisa, če traja službeno potovanje v tujini nad 6 do 8 ur, se v davčno osnovo ne všteva dnevnica do višine 25 odstotkov zneska iz predpisa Vlade.

Prenočevanje na službenem potovanju

Povračilo stroškov prenočevanja na službenem potovanju se ne všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja do višine dejanskih stroškov za prenočevanje.

Povračilo stroškov prenočevanja na službenem potovanju se ne všteva v davčno osnovo, če je dokumentirano s potnim nalogom in z računi.

Terensko delo

Če delodajalec zagotovi prehrano in prenočevanje, se delojemalcu v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja ne všteva terenski dodatek iz prvega odstavka tega člena do višine 4,49 evrov na dan.

Delovni dnevi, prazniki in ure

Podatki, ki jih potrebujemo za obračune, so tudi število delovnih dni in praznikov ter delovna obveznost v urah po posameznih mesecih.

Vse potrebne podatke boste našli v članku: Delovni dnevi, prazniki in ure >>

Nadomestilo za prehrano

Spodnja tabela prikazuje povračilo stroškov za prehrano med delom, ki se ne všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja:

Pogosta vprašanja glede povračila stroškov za prevoz in službena potovanja

V katerem primeru sem upravičen do povračila stroškov?

Podlaga za nadomestila stroškov za prevoz in službena potovanja je lahko zaposlitev v podjetju (s pogodbo o zaposlitvi), zadostuje pa tudi poslovodna pogodba. Do nadomestil so upravičeni tudi lastniki katerekoli oblike s. p..