Vir slike: Canva
Nov zakon predstavlja enega ključnih korakov Slovenije v digitalno prenovo poslovanja. Glavni cilj je poenotiti in poenostaviti izmenjavo računov ter dokumentov med podjetji, proračunskimi uporabniki in drugimi pravnimi osebami. Zakon bo začel veljati 1. januarja 2028, kar zagotavlja dovolj časa za prilagoditve, so zapisali na Ministrstvu za finance.
Uporaba e-računov ni novost. Proračunski uporabniki jih obvezno uporabljajo že od leta 2015, naročniki javnih naročil pa od leta 2019. Medtem je Ministrstvo za finance že leta 2021 pripravilo predlog zakona, v katerem predvideva obvezno izmenjavo e-računov tudi za gospodarstvo. Med letoma 2015 in 2024 se je število e-računov, ki so jih proračunski uporabniki posredovali drugim uporabnikom javnega sektorja, podjetjem in potrošnikom, povečalo z dobrih 461.000 na skoraj 2,2 milijona. To pomeni več kot 370-odstotno rast. Nenehno povečanje obsega e-računov jasno potrjuje, da se njihove prednosti vse bolj uveljavljajo v praksi.
Od leta 2028 e-računi obvezni pri vseh B2B poslovanjih
Največja novost zakona je torej obvezna izmenjava e-računov med poslovnimi subjekti za vse dobave blaga in storitev v Sloveniji. To pomeni, da papirni računi med podjetji po 1. januarju 2028 ne bodo več dovoljeni in bo digitalni račun postal edina veljavna oblika. Izmenjava računov ne sme potekati prek e-pošte. Poteka lahko izključno prek ponudnikov e-poti, omrežja PEPPOL, certificiranih PEPPOL dostopnih točk ali neposredne tehnične povezave, če se obe strani s tem predhodno strinjata.
Podobno kot pri letošnji spremembe glede poročanja evidenc pri DDV zavezancih, bo tudi tukaj za manjša podjetja poenostavljena pot. Podjetja z manjšim številom transakcij bodo lahko uporabljala brezplačno aplikacijo FURS, pri čemer bo tehnično izvedbo izmenjave zagotavljal UJP.
Uporaba e-računov odpravlja ročno vnašanje in obdelavo podatkov, kar zmanjšuje administrativno breme za računovodje in poslovodstvo. Tako se sprosti več časa, ki ga lahko namenijo strokovnemu svetovanju podjetjem.
Med podjetji ne bo več papirnatih računov. Vir slike: Canva
Zakon natančno določa tudi definicije e-računa in e-dokumenta. E-račun je strukturirana elektronska knjigovodska listina, ki omogoča avtomatsko elektronsko obdelavo in je enakovredna papirnemu računu. E-dokument pa je širši pojem, ki zajema vse povezane elektronske dokumente v procesu naročanja, dobave, plačevanja in poslovne komunikacije. Med temi dokumenti so na primer e-naročilnica, e-dobavnica, e-opomin in e-IOP (izpis odprtih postavk). Oba morata biti ustvarjena, poslana in prejeta v standardizirani, strojno berljivi obliki.
Sprejeti zakon ne predpisuje obvezne izmenjave e-dokumentov, določa pa standarde in način izmenjave, če se podjetja za to odločijo.
Naj dodamo, da je račun v PDF obliki sicer elektronski račun, ni pa e-račun. Pravi e-račun je oblikovan po jasno določenih standardih. To omogoča, da ga prejemnik brez težav uvozi v svoj informacijski sistem ali da se vanj prenese povsem samodejno. Pošilja se v elektronski ovojnici, ki vključuje XML zapis ter priložen PDF kot pregledno vizualno predstavitev.
“Gospodarstvo zasleduje trend digitalizacije poslovanja, zato bo urejena obvezna izmenjava e-računov za poslovne subjekte prinesla različne pozitivne učinke – od prihranka časa, večje varnosti, odprave napak pri prepisovanju podatkov do bolj preglednih in avtomatiziranih postopkov, nižjih stroškov, poenotenih pravil in pozitivnih učinkov na okolje,” so zakon komentirali na ministrstvu.
Kaj pa potrošniki?
Za potrošnike predlog zakona ne uvaja sprememb. Podjetja jim bodo račune še naprej izdajala v papirni obliki, razen če se bodo s podjetji dogovorili za izdajo računa v elektronski obliki. Vsakemu e-računu pa mora biti priložen tudi vpogled, na primer v obliki PDF-ja ali kako drugače. Potrošniki lahko račune prejemajo prek ponudnikov storitev za prejem e-računov, po e-pošti ali znotraj aplikacije podjetja. Poslovni subjekti morajo omogočati povezavo s storitvami za prejem e-računov, razen če račune potrošnikom pošiljajo prek e-pošte ali svoje lastne aplikacije.
DDV v digitalni dobi
V več evropskih državah sistem izmenjave e-računov med podjetji že deluje. Italija ga je uvedla leta 2019, Srbija pa ga uporablja od leta 2023. Leta 2026 ga uvajajo Hrvaška, Belgija, Poljska in Francija. Kasneje bodo sledile tudi Nemčija, Slovaška, Estonija, Latvija in Španija. Z zakonom se postopno pripravljamo na spremembo DDV direktive (ViDA), ki ureja davek na dodano vrednost v digitalni dobi, so opozorili na ministrstvu. Skladno s tem bo leta 2030 za zavezance za DDV postalo obvezno pošiljanje e-računov za čezmejne transakcije in poročanje davčnemu organu.
Direktiva ViDA (VAT in the Digital Age) je pobuda Evropske unije, ki modernizira sistem DDV in ga prilagaja digitalni dobi. Cilj je poenostaviti poročanje in izmenjavo e-računov med podjetji in državami članicami, zmanjšati možnosti davčnih utaj in izboljšati preglednost. Med ključnimi ukrepi so uvedba obveznih strukturiranih e-računov za transakcije med podjetji, enotna DDV registracija za podjetja, ki poslujejo v več državah, ter model “deemed supplier”, kjer platforme prevzamejo odgovornost za obračun DDV, če ponudniki to ne storijo sami.
Kaj zakon pomeni za vaše poslovanje in kako se pripravite, preberite v vodniku E-račun: kaj je, kdaj je obvezen in kako ga izdati.
