Spremenite svoj način organiziranja elektronske pošte

Če ste že kdaj poskušali organizirati svojo elektronsko pošto, ste verjetno ustvarili različne mape, posvečene različnim tematikam oziroma vsebinam. Verjetno pa ste se kmalu soočili z dilemo, kam pospraviti elektronsko sporočilo, ki naslavlja več kot eno temo, ali kaj storiti s sporočilom, na katerega želite odgovoriti, vendar ne prav v tem trenutku.

Nekateri strokovnjaki predlagajo drug način organizacije elektronskih sporočil: svojo mapo »Prejeto« naj bi uporabniki razumeli kot seznam opravil. Problem se pojavi, če prejemate preveč elektronskih sporočil, zaradi česar se začne vaš seznam daljšati, pomembna sporočila, ki se bi jim morali posvetiti, pa se izgubljajo med tistimi, ki pravzaprav niso tako pomembna ali pa bi jih lahko odpravili v nekaj minutah.

Zamenjajte vsebino s skrajnim rokom

Rešitev je pravzaprav preprosta: namesto organiziranja elektronskih sporočil glede na njihovo vsebino preizkusite organiziranje glede na rok za dokončanje oziroma odziv.

Tako pravzaprav potrebujete le pet map:

1. Prejeto: Mapa Prejeto je le začasna faza. Elektronska sporočila v tej mapi ne bi smela ostati dolgo – nemudoma jih razvrstite v eno od preostalih map. Edina izjema so sporočila, na katera nameravate odgovoriti takoj, ali tista, ki zahtevajo takojšen odgovor naslovnika.

Za organizacijo elektronske pošte potrebujete le pet map.

2. Danes: V tej mapi se nahajajo sporočila, na katera morate odgovoriti še isti dan.

3. Ta teden: V tej mapi se nahajajo sporočila, ki se jim morate posvetiti v tekočem tednu.

4. Ta mesec/to četrtletje: V to mapo shranjujte sporočila, ki predvidevajo dolgoročen odziv. Glede na naravo svojega dela se odločite za primerno časovno obdobje: mesec, dva meseca ali četrtletje.

5. V vednost: Veliko elektronskih sporočil, ki jih prejmete, je informativne narave, ne predvidevajo pa vašega odgovora. Če menite, da boste prejete vsebine še kdaj potrebovali, shranite sporočila v to mapo.

Bodite neusmiljeni

Seveda je takšen sistem v teoriji privlačen, v praksi pa situacija ni tako preprosta. Če ne boste prevzeli pobude, vas bo elektronska pošta hitro popolnoma prevzela. Če zato želite preizkusiti predstavljeni sistem, se ga morate natančno držati – in biti pri tem neusmiljeni. Ne popuščajte, ker ste v nekem obdobju prejeli manj sporočil ali ker se vam zdi, da lahko spet preklopite na organizacijo glede na vsebino.

Da bi vam olajšali prehod na predstavljeni sistem, vam predstavljamo pet nasvetov.

1. Držite se dejanskega seznama opravil

Včasih boste na svoj seznam opravil dodali nalogo, povezano z vsebino elektronskega sporočila, ki od vas ni zahtevalo odgovora. Če ste se na primer s sodelavci prek elektronske pošte dogovorili za sklic sestanka, je vaša nova naloga, da svojemu nadrejenemu predstavite določene informacije iz elektronskih sporočil, da bo pripravljen na sestanek. Ko opravite zadano nalogo, lahko vsa povezana elektronska sporočila izbrišete.

2. Ne precenjujte svoje pomembnosti

Vse preveč posameznikov želi predstaviti svoje mnenje o vse preveč temah.

Ambicioznost je seveda pozitivna lastnost, vendar izražanja svojega mnenja ne smete zamešati z dejanskim vodenjem, vedno večje količine elektronske pošte pa ne smete enačiti s povečanimi delovnimi obveznostmi.

Če se vas elektronsko sporočilo ne tiče neposredno, ga pospravite v mapo »V vednost« ali pa ga izbrišite. Če se bo zgodilo kaj pomembnega, boste zagotovo prejeli novo sporočilo, saj boste ostali na seznamu prejemnikov.

Na čisto vsako elektronsko sporočilo vam ni treba odgovoriti. (Vir slike: Bigstockphoto)

3. Ne precenjujte pomembnosti drugih

Veliko posameznikov zahteva takojšne odgovore. Morda ste tudi sami med njimi. Vendar se morate zavedati, da nekatere zadeve niso tako nujne. Včasih morate pred odgovorom na sporočilo pridobiti dodatne informacije, v pogovor vključiti tretjo osebo, opraviti določene naloge … To še posebej velja, če vaše delovne naloge neposredno zadevajo vaše stranke ali finančno stanje vašega podjetja.

V mapo »Danes« zato ne shranjujte sporočil, ki ne sodijo tja. V to mapo spadajo le sporočila, na katera dejansko morate odgovoriti še isti dan.

Pri razvrščanju naj vam pomaga naslednji razmislek: ali bi bili pripravljeni pustiti določena sporočila v mapi »Danes«, če bi morali iz kakršnegakoli razloga danes oditi iz službe predčasno?

4. Posvetite se več mapam naenkrat

V mapi »Danes« naj bo čim manj sporočil. Če je ta mapa prazna in imate dovolj časa, da se posvetite daljšim sporočilom, začnite pregledovati mapo »Ta teden«. Tudi če še niste zbrali vseh potrebnih informacij, lahko oblikujete osnutek sporočila. Tako boste lahko, ko boste pripravljeni, sporočilo le na hitro dopolnili in poslali.

5. Predstavljeni sistem oblikujte za vsak projekt posebej

Če se vaše delo vrti okrog projektov, lahko za vsakega od njih ustvarite omenjenih pet map. Tako boste morda naenkrat delali z 10 ali 15 mapami, vendar sistem še vedno deluje. Ko zaključite projekt, lahko arhivirate celotno strukturo.

Vsak poskus vpeljevanja nove navade se nam na začetku zdi nenaraven in neprijeten. Čeprav se vam bo na začetku predstavljeni sistem organizacije elektronske pošte zdel neučinkovit ali neprimeren, se boste sčasoma nanj navadili. Kmalu boste ugotovili tudi, da porabite manj časa za posvečanje elektronski pošti, da ste manj obremenjeni in da ste tako bolj produktivni. Preizkusite in se prepričajte sami!

Vir: Fast Company