Osnove davčnih blagajn

Davčne blagajne in davčno potrjevanje računov so obvezni za račune, ki jih kupec plača z gotovino.

Zakon o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR) ureja obvezno davčno potrjevanje računov za vse zavezance, ki poslujejo z gotovino. V nadaljevanju predstavljamo ključne elemente zakona in praktične korake, ki jih mora podjetnik izpeljati, da posluje skladno s pravili.

1. Kaj je gotovinsko poslovanje

Gotovinsko poslovanje nastopi, kadar kupec račun (ali račun za prejeto predplačilo) plača z gotovino ali na drug način, ki ni neposredno nakazilo na transakcijski račun, odprt pri ponudniku plačilnih storitev:

• v denarju (bankovci in kovanci),
• s plačilno ali kreditno kartico,
• s plačilom po povzetju, če kupec kupnino plača gotovinsko dostavljavcu (če jo plača na pošti z UPN nalogom, je to negotovinsko plačilo),
• s kriptovalutami,
• s čeki.

Zakon zavezuje vse poslovne subjekte, ki prejemajo plačila na kateregakoli izmed naštetih gotovinskih načinov, da izdani račun davčno potrdijo pri Finančni upravi RS (FURS) – bodisi preko elektronske naprave za izdajo računov, bodisi preko vezane knjige računov (VKR).

2. Kdo je zavezanec za izvajanje postopka potrjevanja računov

Kot zavezanec se šteje vsak poslovni subjekt, kateremu kupci prodano blago oziroma opravljeno storitev poravnajo na enega izmed gotovinskih načinov plačila, ne glede na pravnoorganizacijsko obliko (s.p., d.o.o., zavod, društvo …) in ne glede na to, ali gre za glavno ali postransko dejavnost.

3. Negotovinsko poslovanje – kdaj potrjevanje ni potrebno

Negotovinsko poslovanje nastopi, kadar je obveznost do kupca poravnana:

• z univerzalnim plačilnim nalogom (UPN),
• s položnico na bančnem ali poštnem okencu,
• s položnico preko spletne banke,
• pri kompenzacijah ali pobotih,
• pri nekaterih vrstah poslovanja s tujino, kot jih opredeljuje ZDavPR,
• s plačilom prek PayPal, Moneta ali Flik (ponudniki plačilnih storitev).

Za tovrstna plačila davčno potrjevanje računov ni potrebno. Če je račun, za katerega je bilo dogovorjeno negotovinsko plačilo, naknadno plačan z gotovino, ga je treba potrditi v desetih delovnih dneh od dneva plačila.

4. Elektronska naprava ali vezana knjiga računov

Zavezanec se za vsak poslovni prostor posebej svobodno odloči, ali bo račune izdajal preko elektronske naprave (npr. POS blagajne ali brezplačne aplikacije miniBlagajna) ali preko vezane knjige računov (VKR). Odločitev je trajna izbira, ne zgolj prehodna rešitev. V istem poslovnem prostoru ni dovoljeno hkrati uporabljati obeh načinov, razen kadar elektronska naprava ne deluje: takrat je treba račun izdati iz vezane knjige računov.

Vezana knjiga računov je papirnata rešitev: račun izdate ročno iz knjige, ki jo morate pred prvo uporabo potrditi pri FURS. Podatke o poslovnem prostoru sporočite pred začetkom izdajanja računov, podatke o izdanih računih pa najpozneje do desetega dne v mesecu, ki sledi mesecu, v katerem je bil račun izdan.

Odločitev o načinu izdajanja računov mora poslovni subjekt zapisati v internem aktu.

5. Obvezne sestavine internega akta

Poslovni subjekt v internem aktu med drugim določi:

• kakšen način izdajanja gotovinsko poravnanih računov bo uporabljal v posameznem poslovnem prostoru (elektronska naprava ali VKR),
• popis vseh poslovnih prostorov, v katerih bo izdajal gotovinske račune,
• pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov.

Sprejetje internega akta je obvezno; njegova odsotnost se šteje za prekršek in se kaznuje z globo.

6. Obvezne sestavine računa

Račun, izdan preko elektronske naprave, mora poleg običajnih podatkov vsebovati tudi:

• čas izdaje računa (uro in minute),
• oznako fizične osebe, ki izda račun z uporabo elektronske naprave,
• enkratno identifikacijsko oznako računa (EOR), ki jo dodeli FURS ob potrditvi, in
• zaščitno oznako izdajatelja (ZOI), ki jo ustvari izdajateljeva programska oprema, podano v tekstualni in QR-obliki.

Zaporedna številka računa mora vsebovati tudi oznako poslovnega prostora in oznako elektronske naprave, na primer: LJ-N1-0005, kjer LJ označuje poslovni prostor, N1 pa elektronsko napravo.

Slika: primer zaporedne številke računa

To so dodatne sestavine, ki jih zahteva ravno davčno potrjevanje. Kaj vse mora sicer vsebovati vsak izdan račun (ne glede na to, ali gre za gotovinsko poslovanje), pa si lahko preberete v članku Obvezne sestavine računa. Če ste tudi zavezanec za DDV, mora račun vsebovati še dodatne, DDV-specifične podatke – te povzemamo v članku Vse, kar mora mladi podjetnik vedeti o DDV.

7. Objava obvestila o računu in obveznost kupca

Poslovni subjekt mora v vseh svojih poslovnih prostorih na vsaki elektronski napravi oziroma blagajni objaviti obvestilo o obveznosti izdaje in izročitve računa kupcu ter o obveznosti kupca, da prevzame in zadrži izdani račun neposredno po odhodu iz poslovnega prostora oziroma po prejemu blaga ali storitve. Če računa ne prevzame ali ga na zahtevo ne predloži, je globa 40 evrov.

Slika: objava obvestila o računu in obveznost kupca

8. Prijava poslovnih prostorov in pridobitev namenskega digitalnega potrdila

Zavezanec mora FURS preko portala eDavki oziroma aplikacije miniBlagajna sporočiti podatke o vsakem poslovnem prostoru, med drugim:

• davčno številko zavezanca,
• oznako poslovnega prostora,
• naslov ali vrsto poslovnega prostora (nepremični ali premični),
• podatek o proizvajalcu ali vzdrževalcu programske opreme za izdajanje računov,
• datum začetka veljavnosti sporočenih podatkov.

Za izdajanje računov preko elektronske naprave potrebuje zavezanec tudi brezplačno namensko digitalno potrdilo, ki ga pridobi preko portala eDavki. Enako potrdilo je obvezno tudi pri izbiri vezane knjige računov, saj se z njim potrjuje poročanje podatkov o izdanih računih in poslovnih prostorih.

9. Nadzor in globe

Nadzor nad izvajanjem ZDavPR izvaja Finančna uprava RS, delno tudi Tržni inšpektorat RS. Višina glob je odvisna od teže prekrška in od statusa kršitelja:

poleg tega se lahko globa izreče tudi odgovorni osebi poslovnega subjekta.

Davčne blagajne: gotovinsko ali negotovinsko plačilo

Davčno potrjevanje je potrebno le za račune, plačane z gotovino v smislu ZDavPR. FURS v nadzoru presoja posamezne primere, zato v dvomu preverite način plačila.

Uradni vir: FURS – davčne blagajne in vezana knjiga računov.

Pogosta vprašanja o davčnih blagajnah

Ali moram pri FURS potrditi vsak izdan račun?

Ne, le račune, ki jih kupec plača z gotovino v smislu ZDavPR. Zavezanec se lahko odloči, da v potrjevanje pošlje vse račune; če gotovinske in negotovinske račune številči v istem zaporedju, mora v potrjevanje poslati tudi negotovinske.

Kako dolgo lahko kupec preveri, ali je bil račun potrjen?

V 60 dneh od dneva izdaje računa, in sicer z mobilno aplikacijo Preveri račun s QR kodo na računu ali prek portala eDavki z vnosom oznake EOR ali ZOI.

Ali mora kupec obdržati račun?

Da. Kupec mora račun prevzeti in ga zadržati neposredno po odhodu iz poslovnega prostora ter ga na zahtevo predložiti pooblaščeni osebi davčnega organa ali Tržnega inšpektorata. Kršitev je prekršek z globo 40 evrov.

Sorodne vsebine

• Obvezne sestavine računa
• Vse, kar mora mladi podjetnik vedeti o DDV
• Primeri računov ter podobnih dokumentov

Pripravila: Maja Fortuna

VIRI:

• Zakon o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR), Uradni list RS
• Finančna uprava Republike Slovenije – Davčne blagajne in vezana knjiga računov