Osnove računovodstva

Osnove računovodstva so osnove za dober vstop v svet podjetništva za vsakega mladega podjetnika. Tu si lahko preberete ključne izraze, ki jih dobro pozna vsak računovodja. Priporočamo vam tudi branje vsebinskega članka z naslovom e-računovodstvo.

Osnove računovodstva

Začnimo z bilanco stanja, ki ponazarja sredstva in obveznosti do njihovih virov, torej sredstva, ki jih podjetje ima in pot, kako je do njih prišlo. Sredstva so tiste prvine v podjetju, brez katerih poslovanja praktično sploh ne moremo organizirati. Delimo jih na dolgoročna in kratkoročna.

Dolgoročna in kratkoročna sredstva

Dolgoročna sredstva so tista, ki se praviloma preoblikujejo v obdobju, ki je daljše od enega leta. Sestavljajo jih:

• neopredmetena sredstva (patenti, licence, računalniški programi),
• opredmetena osnovna sredstva (zemljišča, zgradbe, oprema),
• naložbene nepremičnine (to so nepremičnine, ki so že od začetka pridobitve namenjene dajanju v najem),
• dolgoročne finančne naložbe (dana posojila, naložbe v vrednostne papirje),
• dolgoročne poslovne terjatve,
• dolgoročne aktivne časovne razmejitve (stroški razvijanja, naložbe v tuja opredmetena osnovna sredstva – vlaganja v nepremičnino, ki jo imamo v najemu).

Kratkoročna sredstva so tista, ki se praviloma preoblikujejo v časovnem obdobju, ki je krajše od enega leta. Sestavljajo jih:

• sredstva za prodajo,
• zaloge (material, embalaža, trgovsko blago, končani izdelki),
• kratkoročne poslovne terjatve (do kupcev, terjatve za vstopni DDV),
• kratkoročne finančne naložbe (dana posojila),
• denarna sredstva (denar na transakcijskem računu, v blagajni),
• kratkoročne aktivne razmejitve (kratkoročno odloženi stroški – primer: zavarovanje, ki ga plačamo enkrat na leto, v stroške pa dajemo znesek mesečne premije, saj celotno premijo plačamo vnaprej in le-ta ne predstavlja stroška tistega meseca, v katerem smo jo plačali).

Vsako sredstvo ima svoj izvor oziroma vir. Obveznosti do virov sredstev so sestavljene iz:

• kapitala (kot lastni kapital se šteje tisti, ki se kaže kot obveznost do lastnikov in ga delimo na vpoklicni kapital, ki ga lastniki ob ustanovitvi vložijo v podjetje, kapitalske rezerve, rezerve iz dobička, preneseni čisti dobiček, presežek iz prevrednotenja in čisti dobiček ali izguba),
• dolgov (tuj kapital, ki ga predstavljajo rezervacije in pasivne časovne razmejitve, dolgoročne finančne obveznosti, dolgoročne poslovne obveznosti, kratkoročne finančne obveznosti, kratkoročne poslovne obveznosti in kratkoročne pasivne časovne razmejitve)

Bilanca stanja, pasiva, aktiva

Pri ustanovitvi lahko lastniki sredstva v podjetje vložijo kot del kapitalskega vložka, lahko pa že takoj na začetku prodajo sredstvo podjetju in tako le-to izkazuje obveznost do virov oziroma do lastnikov. Obveznosti do virov sredstev tako kažejo, od kod sredstva izvirajo oziroma, kdo je njihov lastnik.

Kot trajni vir sredstev pojmujemo obveznost do lastnikov, ki jo izkazujemo kot kapital. Tako lahko o kapitalsko ustreznih podjetjih govorimo takrat, ko ima podjetje vsaj stalna sredstva pokrita z lastnimi viri (z lastnim kapitalom). Ta podatek je zelo pomemben pri pogajanjih za posojilo.

Bilanca stanja je sestavljena iz aktive (sredstva) in pasive (viri sredstev: kapital in dolgovi). Ker so vsa sredstva financirana iz nekega vira, je aktiva vedno enaka pasivi (temeljno bilančno ravnovesje).

Za knjiženje poslovnih dogodkov v računovodstvu uporabljajo knjigovodske listine, ki jih delimo na zunanje in notranje. Katere knjigovodske listine bodo v podjetju prišle v poštev in kakšni bosta njihova vsebina in oblika, je določeno s pravilnikom o računovodstvu, ki bi ga moralo podjetje oziroma računovodja pripraviti na začetku poslovanja.

Za vsako knjigovodsko listino je potrebno vedeti, kdo jo lahko pripravi oziroma podpiše, in kako naj jo knjigovodja oziroma računovodja knjiži (na katere konte). Konto izhaja iz besede »conto« kar v italijanščini pomeni račun. Vsak dogodek v podjetju knjižimo kot neko spremembo na kontu v dobro ali breme. Tako imamo kadarkoli vpogled, kakšno je stanje na kontu.

Poglejmo si še najpomembnejše gospodarske kategorije in kaj je pri teh kategorijah pomembno vedeti. Prva kategorija so opredmetena osnovna sredstva. To so sredstva v lasti ali finančnem najemu, ki se uporabljajo pri ustvarjanju proizvodov in prihodkov in se uporabljajo več kot eno obračunsko obdobje (poslovno leto). Ko ta sredstva porabljamo in jih trošimo, govorimo o nastajanju stroška, ki mu pravimo amortizacija. To je torej strošek, ki nam kaže obrabo osnovnega sredstva in njegovo realno vrednost. Vedeti moramo namreč, da je temeljno pravilo poslovnih knjig, da kažejo realno stanje podjetja in njegovo vrednost.

Nekatera sredstva se ne amortizirajo. To so zemljišča ali stavbe pod spomeniškim varstvom, katerim uporabo ne moremo časovno omejiti. Amortizacijsko stopnjo v odstotkih določimo tako, da število sto delimo s številom let uporabe osnovnega sredstva. S pravilnikom o računovodstvu določimo usmeritev, po kakšni amortizacijski stopnji bomo obračunavali amortizacijo za določeno skupino osnovnih sredstev.

Amortizacija tako pomeni odhodek, ki pa ni odliv denarja, temveč akumulacija za nabavo novega osnovnega sredstva, ko se bo ta iztrošil. Naknadna vlaganja v opredmetena osnovna sredstva, ki niso narave vzdrževalnih del, vedno povečujejo vrednost nepremičnine in zmanjšujejo popravek vrednosti in niso neposredni odhodki tistega leta ter ne zmanjšujejo direktno davčne osnove. Naložbene nepremičnine, ki se ravno tako amortizirajo, so namenjene izključno dajanju v najem.

Zaloge, terjatve, stroški

Naslednja kategorija so zaloge surovin, materiala ter drobnega inventarja in embalaže. Te sestavine nabavljamo na zalogo ter skozi proizvodnjo porabljamo za izdelavo produkta, ki ga nato prodamo. Vsako podjetje se odloči, po kakšni metodi bo vrednostno porabljalo material, ki ga ima na zalogi. Določenemu materialu se lahko pri vsaki dobavi spremeni cena. Ali bo podjetje izbralo metodo FIFO, metodo tehtanih povprečnih cen ali drsečih povprečnih cen, se mora odločiti glede na tip proizvodnje.

Naslednja kategorija so terjatve, ki pomenijo, da nam nekdo dolguje denar, storitve ali izdelke. Poznamo terjatve do kupcev, dobaviteljev, zaposlenih, financerjev, udeležencev pri dobičku, države. Lahko so kratkoročne ali pa dolgoročne.

Zelo pomembna kategorija, ki jo moramo znati obvladovati, so stroški. Stroški nam kažejo cenovno porabo prvin poslovnega procesa. V poslovnem procesu namreč porabljamo osnovna sredstva, material, storitve in pa tudi zaposlene. Stroške razvrščamo po različnih kriterijih, ki nam kasneje pomagajo pri razumevanju metod vrednotenja proizvodov oziroma poslovnih učinkov:

• glede na kraj nastajanja jih delimo na proizvajalne in neproizvajalne oziroma splošne stroške (stroški prodaje, nabave, uprave),
• glede na odvisnost od obsega poslovanja poznamo stalne ali fiksne stroške, ki se z obsegom poslovanja ne spreminjajo in pa spremenljive ali variabilne stroške, ki rastejo hkrati z rastjo obsega poslovanja in padajo, če se obseg poslovanja manjša,
• glede na povezanost z nastankom izdelka jih delimo na neposredne, ki jih lahko pripišemo konkretnim proizvodom in pa posredne stroške, ki jih ne moremo vezati direktno na proizvod, ampak jih lahko kasneje razdelimo po ključu.

V računovodstvu se uporablja kriterij za razvrščanje stroškov po naravnih stroškovnih vrstah, ki so razdeljeni v kontnem načrtu v razredu 4:

• 40 – stroški materiala (surovine, material, pomožni material, stroški energije, elektrike, nadomestnih delov za osnovna sredstva, odpis drobnega inventarja, embalaža, pisarniški material),
• 41 – stroški storitev (storitve pri proizvajanju proizvodov in opravljanju storitev, transportne storitve, storitve povezane z vzdrževanjem osnovnih sredstev, najemnine poslovnih prostorov, razna povračila zaposlenim, storitve plačilnega prometa, zavarovanja, intelektualne storitve, sejmi, oglaševanje),
• 43 – amortizacija (najvišje davčno priznane letne amortizacijske stopnje so določene v 33. členu ZDDPO-2), in sicer za:

1. gradbene objekte, vključno z naložbenimi nepremičninami, 3 %;
2. dele gradbenih objektov, vključno z deli naložbenih nepremičnin, 6 %;
3. opremo, vozila in mehanizacijo 20 %;
4. dele opreme in opremo za raziskovalne dejavnosti 33,3 %;
5. računalniško, strojno in programsko, opremo 50 %;
6. večletne nasade 10 %;
7. osnovno čredo 20 %;
8. druga vlaganja 10 % ).

• 44 – rezervacije (za reorganizacijo, pričakovane izgube, dana jamstva, pokojnine, jubilejne nagrade),
• 45 – stroški obresti (vse obresti, ki se nanašajo na poslovanje),
• 47- stroški dela (tu so mišljeni vsi stroški v zvezi z zaposlenimi, razen stroškov službenih potovanj in štipendij, ki se vštevajo v skupino stroškov storitev),
• 48 – drugi stroški (stroški, ki jih ne moremo všteti v nobeno od zgoraj naštetih kategorij).
• 49 – prenos stroškov (v zaloge ali direktno v odhodke).

Sedaj, ko smo predelali ostale kategorije za osnove računovodstva, lahko rečemo še nekaj o zalogah proizvodov, storitev in trgovskega blaga. Le-te lahko glede na zgoraj našteto usredstvimo po različnih metodah, ki so odvisne od usmeritve podjetja in od narave proizvodnje. Slovenski računovodski standardi omogočajo več ravni vračunavanja stroškov, med katerimi so tri pogoste, ki jih bomo na kratko preleteli v nadaljevanju.

• Metoda vrednotenja s proizvajalnimi stroški, ki se je posluži večina podjetij pri enakomerni proizvodnji in enakomerni prodaji in v vrednost zalog vračuna naslednje stroške: neposredne stroške materiala, dela in storitev ter amortizacije in doda še ustrezni del splošnih proizvajalnih stroškov.
• Metoda vrednotenja z zoženo lastno ceno je metoda, ki v zaloge zajame vrednostno več stroškov kot prva in jo uporabimo takrat, ko je proizvodnja enakomerna, prodaja pa niha v obdobjih. Poleg stroškov iz zgornje metode vračunamo še: splošne stroške nabave, uprave in prodaje.
• Metoda vrednotenja s spremenljivimi stroški je uporabna pri tistih podjetjih, kjer obseg proizvodnje niha, prodaja pa je več ali manj konstantna in vključuje naslednje kategorije stroškov: neposredni stroški materiala, dela, storitev in amortizacije ter spremenljiv del splošnih proizvajalnih stroškov.

Preberite tudi: Stroški v podjetju.

Storitve lahko prav tako računovodsko damo na zalogo po stroških, ki nastajajo ob njihovem »proizvajanju«. Trgovsko blago damo na zalogo po nabavni ali pa po prodajni ceni, lahko pa tudi po ceni z vračunanim DDV. Seveda je treba razliko v ceni in DDV nato voditi kot odmike na določenih kontih.

Prihodki in odhodki

Slednji lahko pomenijo, da smo povečali aktivo, kar pomeni denar ali terjatve za prodano blago, ki ga kupci še niso plačali, ali pa smo zmanjšali pasivo, kar pomeni, da smo zmanjšali dolgove. Delimo jih na poslovne, finančne in druge prihodke.

Poslovni prihodki so prihodki od prodaje ali drugi prihodki povezani s prodajo poslovnih učinkov. Izkazovanje poslovnih prihodkov na drugi strani za posledico pomeni zmanjšanje zalog blaga, kar nadalje pomeni poslovne odhodke. Na kratko lahko rečemo, da so poslovni prihodki rezultat zmnožka količine prodanega blaga z njegovo ceno. Finančni prihodki so tisti, ki nastajajo kot posledica naložbenja, kot so naložbe v posojila, delnice ali deleže podjetja. Drugi prihodki so tisti, ki jih ne moremo razporediti v zgornji dve kategoriji. To so lahko subvencije, dotacije, odškodnine in še nekaj drugih, ki niso direktno povezani s poslovnimi učinki.

Na drugi strani imamo odhodke. Odhodki pomenijo zmanjšanje aktive oziroma sredstev ali pa povečanje pasive oziroma dolgov. Ravno tako jih delimo na poslovne, finančne in druge odhodke. Poslovni odhodki so tisti, ki se prepoznajo takrat, ko se stroški ne zadržujejo več v zalogah oziroma, ko so le-te prodane. Nastajajo lahko tudi neodvisno od prodaje, to so tisti stroški, ki se ne zadržujejo v zalogah, ampak so direkten odhodek. Finančni odhodki so odhodki za financiranje in naložbe. Lahko jih razdelimo na del, ki je povezan z ustvarjanjem poslovnih učinkov, in na del, ki je namenjen izključno ustvarjanju finančnih prihodkov.

Drugi odhodki ali nekoč “izredni odhodki” so vsi ostali odhodki, ki zmanjšujejo poslovni izid in jih ne moremo uvrstiti v ostali dve kategoriji. To so odhodki iz amortizacije naložbenih nepremičnin, odhodki iz oslabitve naložbenih nepremičnin, kazni, odškodnine idr. Tako pri odhodkih kot tudi pri stroških moramo biti pozorni na davčno priznane stroške oziroma odhodke. Glede tega se je treba predhodno posvetovati z računovodjo, še posebej, kadar gre za večje zneske. Pri tem velja pravilo, da so priznani le tisti stroški oziroma odhodki, ki se nanašajo izključno na poslovanje podjetja oziroma ustvarjanje koristi za podjetje.

Kot primer lahko navedemo, da je davčno priznani strošek potni strošek podjetnika ali zaposlenega, ki lahko natančno izkazuje, kakšne koristi oziroma bodoče prihodke bo podjetje od tega imelo. Vedno velja načelo uskladitve stroškov s prihodki, saj ne moremo imeti samo stroškov brez prihodkov. To lahko traja kratek čas npr. ob začetku nekega novega posla, kasneje pa mora od tega podjetje imeti neke koristi, ki se kažejo v prihodkih in seveda konec leta v pozitivnem rezultatu, od katerega dodamo nekaj tudi v proračun države.

Poglejmo še razliko med prihodki in prilivi ter odhodki in odlivi. Prihodke in odhodke obravnavamo v finančnih tokovih, prilive in odlive pa v denarnih tokovih. Poznamo podjetja, ki imajo dobičke, denarja pa nikjer. Vrednost izdanega računa brez davka nam predstavlja prihodek, ki pa bo priliv denarja šele, ko bo račun plačan. Na drugi strani nam prejet račun predstavlja odhodek, ki pa bo odliv denarja šele, ko bomo račun poravnali. Tako je na primer amortizacija odhodek, ki ni nikoli odliv denarja, kar pomeni, da vpliva na poslovni rezultat, ne pa na denarni tok. Ko poravnamo anuiteto kredita, je to odliv denarja, ki ni odhodek in ne vpliva na poslovni rezultat.

Na kratko povzemimo, kaj mora podjetje postoriti konec leta. Preden naredi bilanco stanja je dobro, da naredi inventuro za uskladitev sredstev, nato pa ugotovi poslovni izid kot razliko med prihodki in odhodki. Poznamo še izkaz denarnih tokov, ki za mala podjetja ni obvezen, in pa izkaz gibanja kapitala, ki prav tako ni obvezen.

Tako na koncu pridemo do poslovnega izida, ki ga dobimo, če od vseh prihodkov odštejemo odhodke. Če je prihodkov več, potem podjetje konec leta izkazuje bruto dobiček, če pa je več odhodkov, izgubo iz poslovanja. Na koncu obračunskega obdobja oziroma poslovnega leta podjetje sestavi letno poročilo, ki mora biti verodostojen prikaz rezultata vseh dogodkov, ki so se zgodili tekom leta. Podjetje mora enkrat letno narediti tudi inventuro sredstev in uskladiti stanje s poslovnimi knjigami.

Preberite tudi: E-računovodstvo

Ob ugotovitvi izgube mora podjetje najprej poskrbeti za njeno morebitno pokritje iz predhodnih zakonskih ali drugih rezerv ali pa iz prenesenega čistega dobička predhodnih let in iz kapitalskih rezerv. Če to ni mogoče, podjetje izgubo prenese v naslednje leto in poskrbi, da jo bo pokrilo v naslednjih obdobjih poslovanja.

Pri pozitivnem poslovnem izidu oziroma dobičku mora podjetje najprej obračunati davek od dobička, ki trenutno znaša 22 % (začasno zvišana stopnja; splošna je 19 %), in prišteti morebitne terjatve za odloženi davek ter tako dobljeni čisti dobiček prerazporediti še na poravnavo izgube (če smo jo imeli v prejšnjih letih) in na zakonske rezerve, odkup lastnih deležev, delež družbenika v čistem dobičku in tako šele ostanek lahko prenese v naslednje leto kot nerazporejen dobiček.

Računovodski koledar: kaj in kdaj mora urediti d.o.o.

Dobro računovodstvo ni samo pravilno knjiženje, ampak tudi pravočasna oddaja obrazcev. Spodaj je pregled najpogostejših rokov za d.o.o. s koledarskim poslovnim letom. Za natančne datume v posameznem mesecu preverite pri računovodji ali na portalu SPOT oziroma na straneh FURS.

Praktičen nasvet: z računovodjo se dogovorite za interni rok, do katerega mu vsak mesec pošljete prejete in izdane račune, izpiske in plačilne liste. Tako se izognete naglici tik pred zakonskimi roki.

Pogosta vprašanja o računovodstvu

Do kdaj mora d.o.o. oddati letno poročilo?

Letno poročilo je treba sestaviti v treh mesecih po koncu poslovnega leta, pri koledarskem letu torej do 31. marca. Družbe, ki niso zavezane k reviziji, ga v tem roku oddajo tudi AJPES. Družbe z revizijo imajo za predložitev osem mesecev.

Ali mora malo podjetje sestaviti izkaz denarnih tokov?

Ne. Letno poročilo majhne kapitalske družbe sestavljajo najmanj bilanca stanja, izkaz poslovnega izida in priloga s pojasnili. Izjema so družbe, s katerih vrednostnimi papirji se trguje na organiziranem trgu.

Kako pogosto je treba narediti popis?

Najmanj enkrat letno je treba preveriti, ali stanje sredstev in obveznosti v poslovnih knjigah ustreza dejanskemu stanju. Običajno se popis opravi ob koncu poslovnega leta, preden računovodja sestavi bilanco stanja.

Sorodne vsebine

• Finančni izrazi za podjetnike