Kako izstaviti račun prek portala UJP? (Vir: Pixabay)
Kaj je UJP portal in komu je namenjen?
UJP portal (uradno portal UJPeRačun) je namenjen izstavljanju e-računov. V nadaljevanju je korak za korakom opisan e-račun za proračunske uporabnike. Gre za sistem, ki zagotavlja večjo preglednost nad računi. Uporabljali naj bi ga podjetniki, ki so za proračunskega uporabnika oziroma javno upravo opravili določene storitve oziroma dobavili blago.
Če je oblika izstavljanja računov, kadar je prejemnik pravna ali fizična oseba, precej poljubna, proračunskim uporabnikom izdajate izključno e-račune (44. člen Zakona o plačilnih in javnofinančnih storitvah, ZPJS), ki se izmenjujejo samo prek UJP (46. člen). Eden od načinov je portal UJPeRačun.
E-račune proračunskim uporabnikom lahko pošiljate tudi:
- prek ponudnikov storitve izmenjave e-računov, ki imajo z UJP sklenjeno pogodbo (seznam objavlja UJP), ali
- prek omrežja PEPPOL (fizične osebe lahko e-račune pošiljajo samo prek portala UJPeRačun).
Portal UJPeRačun je namenjen manjšim izdajateljem, ki prek njega proračunskim uporabnikom pošljejo največ 100 e-računov letno. E-račun skupaj s prilogami sme obsegati do 1 MB, večje priloge pa naložite v odložišče velikih datotek. Uporaba portala je brezplačna. Z njim lahko operira podjetnik sam, lahko pa tovrstno izstavljanje računov nase prevzame računovodski servis, če ga podjetnik pooblasti za ta dejanja.
Treba je vedeti, da UJPeRačun ne zagotavlja hrambe izdanih e-računov. Posamezen e-račun je v aplikaciji na voljo dva meseca od vnosa, nato ga ne morete več pregledovati ali poslati. Za hrambo in evidenco mora poskrbeti podjetnik sam.
Postopek registracije
Do portala dostopate s kvalificiranim digitalnim potrdilom enega od slovenskih izdajateljev (AC NLB, HALCOM-CA, POŠTA CA, REKONO, SIGEN-CA, SIGOV-CA) ali prek prijave SI-PASS. Na vstopni strani portala oddate spletno vlogo za novega uporabnika, v katero vpišete davčno številko izdajatelja (zavezanci za DDV identifikacijsko številko za DDV), ime in priimek uporabnika ter elektronski naslov, na katerega prejmete geslo za dostop.
Posebne podpisne komponente ni treba nameščati: ko račun zaključite, ga UJP samodejno podpiše s strežniškim certifikatom, vi pa ga nato pošljete.
Postopek izdaje računa prek UJP portala
Ob prijavi v sistem z uporabniškim imenom, geslom in digitalnim potrdilom se vam odpre začetna stran portala.
Izberete možnost “nov e-račun”. Odpre se vam naslednja stran:
Na levi strani pod rubriko “izdajatelj” se nahajajo podatki o vašem podjetju, na desni pa je stolpec prejemnik. V okence vpišite naziv proračunskega uporabnika, kateremu nameravate izstaviti račun. Med ponujenimi možnostmi izberete pravega. S klikom na naziv se vam izpišejo vsi potrebni, v sistem že vnešeni, podatki o prejemniku.
Splošni podatki o računu
Izberete “vrsto dokumenta“. Za klasični račun izberete ustrezno vrsto dokumenta (račun). Vnesete “datum izdaje” računa. Pod “številko dokumenta” vpišete št. računa – odvisno od tega, na kakšen način označujete izstavljene račune (npr. 001-2019). Pod “datum opravljene storitve oziroma dobave blaga” označite obdobje, znotraj katerega ste opravili določeno storitev oziroma dobavili želeno blago.
Vpišete “kraj izdaje” računa. Pod “datum zapadlosti” navedete, do katerega datuma mora biti račun poravnan. Izberete “način plačila“. Najverjetneje boste izbrali možnost: račun je potrebno plačati. Pod “kodo namena” izberete opcijo, ki velja v vašem primeru. Če vaš primer ne spada v nobeno izmed ponujenih rubrik, navedete: OTHR – drugi nameni plačila. Navedete številko “reference“. Ta je lahko številka dokumenta, ki ste jo navedli zgoraj.
V kolikor se pri izstavljanju računa sklicujete na kakršenkoli dokument, ki služi kot njegova podlaga, izberete ustrezno opcijo pod “vrsta referenčnega dokumenta“. V primeru, če boste račun izstavili na podlagi pogodbe, ki je bila predhodno podpisana med vami in akterjem javne uprave, boste izbrali to možnost. Pod “številko referenčnega dokumenta” navedete št. pogodbe oziroma drugega dokumenta, na katerega se sklicujete. Vnesete tudi datum nastanka tega dokumenta oziroma začetka veljavnosti.
Podatki o storitvah / dostavljenem blagu
V obrazcu označite, ali je izdajatelj zavezanec za DDV. Če niste, pri postavkah izberete ustrezno davčno kodo (storitve zunaj obsega sistema DDV) in v končni tekst obvezno vpišete davčno klavzulo, torej člen zakona, po katerem DDV ne obračunate.
Nato morate izpolniti še zadnje polje, kjer se nahajajo podatki o storitvi, ki ste jo za uporabnika proračuna opravili. V okence “vrsta blaga / storitve” vpišete, za kakšno vrsto storitve gre (npr. računovodske storitve). Navedete “enoto mere“. Gre za to, na kakšen način se vrednoti storitev. Če je plačilo vezano na število opravljenih ur, izberete možnost: ura (HUR). Če je relevantna enota stran – npr. število lektoriranih strani, izberete: stran (ZP). Navedite še “količino” – npr. 80 (ur) oziroma 250 (strani). Nato vnesete “ceno na enoto” (npr. urna postavka je 10 evrov).
Na podlagi vnešenih podatkov, vnešenih morebitnih popustov in stopnje DDV vam program izpiše končno vrednost storitve pod rubriko “skupaj za plačilo“. Preverite pravilnost zneska.
Priloge in posredovanje računa
Računu lahko dodate priloge (npr. dobavnico); skupaj z e-računom smejo obsegati do 1 MB, večje datoteke pa naložite v odložišče velikih datotek (500 MB prostora, prejemnik ima dostop 30 dni). Priporočljivo je, da je priloga v formatu PDF. Ob koncu račun shranite (aplikacija ustvari ovojnico, e-račun v standardu e-SLOG in vizualizirano PDF različico), zaključite in pošljete.
Status izdanega računa lahko preverjate tako, da na začetni strani UJP portala izberete možnost “izdani e-računi“. Tako dobite spisek vseh računov, ki ste jih prek UJP portala izdali v zadnjih 2 mesecih. Priporočamo vam, da račun takoj ob izdaji shranite oziroma natisnete kot dokazilo.
Kako pošljete e-račun proračunskemu uporabniku
Proračunski uporabniki e-račune prejemajo izključno prek UJP, ki je enotna vstopna in izstopna točka. Pravne osebe lahko izbirajo med tremi potmi, fizične osebe pa uporabljajo portal.
| Pot | Kdo jo lahko uporablja | Pogoji |
|---|---|---|
| Portal UJPeRačun | pravne in fizične osebe | do 100 e-računov letno, priloge do 1 MB, prijava s kvalificiranim potrdilom ali SI-PASS, brezplačno, e-računi so v portalu na voljo dva meseca |
| Ponudnik storitve izmenjave e-računov | pravne osebe | ponudnik ima z UJP sklenjeno pogodbo, pogoje in ceno določi ponudnik |
| Omrežje PEPPOL | domače in tuje pravne osebe | pošiljanje prek certificirane dostopne točke; UJP je dostopna točka za slovenske proračunske uporabnike |
Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED, Uradni list RS, št. 85/2025) bo obvezno izmenjavo e-računov med poslovnimi subjekti uvedel s 1. 1. 2028. Za proračunske uporabnike pa ZIERDED in ZPJS ohranjata pravilo, da se e-računi izmenjujejo prek UJP. Zaslonske slike zgoraj so ilustrativne; videz aplikacije se lahko razlikuje, zato se ob prijavi ravnajte po navodilih na gov.si.
Pogosta vprašanja o e-računu za proračunske uporabnike
Ali lahko račun proračunskemu uporabniku pošljem po pošti ali e-pošti?
Praviloma ne. Poslovni subjekti in fizične osebe, ki opravljajo dejavnost, proračunskim uporabnikom izdajajo izključno e-račune (44. člen ZPJS). Izjeme so določene v 50. členu, na primer za račune pri gotovinskem poslovanju in za račune izvajalcev, ki jih ZZZS plačuje v breme zdravstvenega zavarovanja.
Koliko e-računov lahko pošljem prek portala UJPeRačun?
Največ 100 na leto. Če jih izdajate več, izberite ponudnika storitve izmenjave e-računov ali omrežje PEPPOL.
Ali bo ZIERDED od leta 2028 spremenil pošiljanje proračunskim uporabnikom?
ZIERDED se uporablja od 1. 1. 2028, poglavje o ponudnikih e-poti pa od 1. 4. 2027. Za proračunske uporabnike zakon določa, da se e-računi izmenjujejo prek UJP kot enotne vstopne in izstopne točke, zato se pot do njih bistveno ne spreminja. Podrobnosti bodo določili podzakonski predpisi ministra za finance.
