Kako izstaviti račun prek portala UJP? (Vir: Pixabay)
Kaj je UJP portal in komu je namenjen?
UJP portal je namenjen izstavljanju eRačunov. Gre za sistem, ki zagotavlja večjo preglednost nad računi. Uporabljali naj bi ga podjetniki, ki so za proračunskega uporabnika oziroma javno upravo opravili določene storitve oziroma dobavili blago.
Če je oblika izstavljanja računov v primeru, ko je prejemnik pravna ali fizična oseba, precej poljubna, je v primeru poslovanja z javno upravo izstavitev eRačuna prek UJP portala od 31. 12. 2014 dalje ena redkih možnosti, ki se jih izdajatelji računov lahko poslužujejo.
Izstavljanje e-računov proračunskim uporabnikom je sicer možno še na naslednja dva načina:
- prek bank, ki so vključene v medbančno izmenjavo e-računov prek procesorja Bankart ali
- prek ponudnikov elektronskih poti, s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe.
UJP portal je namenjen manjšim izdajateljem, ki proračunskim uporabnikom izstavijo največ 5 računov na mesec oziroma največ 60 računov na leto. Uporaba portala je brezplačna. Z njim lahko operira podjetnik sam, lahko pa tovrstno izstavljanje računov nase prevzame računovodski servis, v kolikor ga podjetnik pooblasti za ta dejanja.
Treba je vedeti, da UJP portal ne zagotavlja hrambe izstavljenih računov. V sistemu se posamezni račun nahaja le 2 meseca po njegovi izstaviti. Za hrambo in evidenco nad računi mora tako poskrbeti podjetnik sam.
Postopek registracije
Da bi lahko začeli izstavljati račune prek omenjenega portala, si morate na računalnik najprej namestiti kvalificirano digitalno potrdilo. Na vstopni strani portala je treba nato oddati vlogo za novega uporabnika. Pri tem je treba vpisati davčno številko ter ime in priimek zavezanca. Vpiše se tudi elektronski naslov bodočega uporabnika. Nanj bo namreč posredovano geslo, s katerim bo le-ta kasneje lahko dostopal do portala.
Da bi lahko podpisali račune, preden jih posredujete naslovniku, morate pred izdajo prvega namestiti podpisno komponento mdSignNet.
Postopek izdaje računa prek UJP portala
Ob prijavi v sistem z uporabniškim imenom, geslom in digitalnim potrdilom se vam odpre začetna stran portala.
Izberete možnost “nov e-račun”. Odpre se vam naslednja stran:
Na levi strani pod rubriko “izdajatelj” se nahajajo podatki o vašem podjetju, na desni pa je stolpec prejemnik. V okence vpišite naziv proračunskega uporabnika, kateremu nameravate izstaviti račun. Med ponujenimi možnostmi izberete pravega. S klikom na naziv se vam izpišejo vsi potrebni, v sistem že vnešeni, podatki o prejemniku.
Splošni podatki o računu
Izberete “vrsto dokumenta“. Če nameravate izdati klasični račun, izberete možnost 380-račun. Vnesete “datum izdaje” računa. Pod “številko dokumenta” vpišete št. računa – odvisno od tega, na kakšen način označujete izstavljene račune (npr. 001-2019). Pod “datum opravljene storitve oziroma dobave blaga” označite obdobje, znotraj katerega ste opravili določeno storitev oziroma dobavili želeno blago.
Vpišete “kraj izdaje” računa. Pod “datum zapadlosti” navedete, do katerega datuma mora biti račun poravnan. Izberete “način plačila“. Najverjetneje boste izbrali možnost: račun je potrebno plačati. Pod “kodo namena” izberete opcijo, ki velja v vašem primeru. Če vaš primer ne spada v nobeno izmed ponujenih rubrik, navedete: OTHR – drugi nameni plačila. Navedete številko “reference“. Ta je lahko številka dokumenta, ki ste jo navedli zgoraj.
V kolikor se pri izstavljanju računa sklicujete na kakršenkoli dokument, ki služi kot njegova podlaga, izberete ustrezno opcijo pod “vrsta referenčnega dokumenta“. V primeru, če boste račun izstavili na podlagi pogodbe, ki je bila predhodno podpisana med vami in akterjem javne uprave, boste izbrali to možnost. Pod “številko referenčnega dokumenta” navedete št. pogodbe oziroma drugega dokumenta, na katerega se sklicujete. Vnesete tudi datum nastanka tega dokumenta oziroma začetka veljavnosti.
Podatki o storitvah / dostavljenem blagu
Pri izstavljanju računa se predpodstavlja, da ste kot podjetnik zavezanec za DDV. Če pa to ne drži, to obrazložite v polju za vnos besedila – začetni tekst. Dopišite tudi člen, skladno s katerim niste zavezanec za DDV.
Nato morate izpolniti še zadnje polje, kjer se nahajajo podatki o storitvi, ki ste jo za uporabnika proračuna opravili. V okence “vrsta blaga / storitve” vpišete, za kakšno vrsto storitve gre (npr. računovodske storitve). Navedete “enoto mere“. Gre za to, na kakšen način se vrednoti storitev. Če je plačilo vezano na število opravljenih ur, izberete možnost: ura (HUR). Če je relevantna enota stran – npr. število lektoriranih strani, izberete: stran (ZP). Navedite še “količino” – npr. 80 (ur) oziroma 250 (strani). Nato vnesete “ceno na enoto” (npr. urna postavka je 10 €).
Na podlagi vnešenih podatkov, vnešenih morebitnih popustov in stopnje DDV vam program izpiše končno vrednost storitve pod rubriko “skupaj za plačilo“. Preverite pravilnost zneska.
Priloge in posredovanje računa
Računu lahko dodate tudi priloge z morebitnimi dokazili o opravljenih storitvami, slikami itd. Priporočljivo je, da je priloga v formatu PDF. Pazite, da bo velikost priloge skladna z največjo dovoljeno. Ob koncu račun shranite, ga podpišite z elektronsko komponento in posredujete prejemniku.
Status izdanega računa lahko preverjate tako, da na začetni strani UJP portala izberete možnost “izdani e-računi“. Tako dobite spisek vseh računov, ki ste jih prek UJP portala izdali v zadnjih 2 mesecih. Priporočamo vam, da račun takoj ob izdaji shranite oziroma natisnete kot dokazilo.
