Triki za produktivne sestanke najuspešnejših vodij

Avtor Urška Honzak — 24.01.2017
Komentiraj!
V ZDA vsak dan opravijo kar 11 milijonov sestankov. Neproduktivni sestanki podjetjem povzročijo 37 milijard dolarjev izgube letno. Vsi vemo, da so sestanki neučinkoviti zaradi nedorečenih dnevnih redov in ohlapnih pravil – kako pa se s tem soočajo direktorji največjih podjetij?
Triki za produktivne sestanke najuspešnejših vodij

Kako sestanke vodijo uspešni direktorji? (Vir slike: HubSpot)

Na portalu Inc. so raziskali, kako številne sestanke vodijo najuspešnejši direktorji v zgodovini – od pokojnega ustanovitelja podjetja Apple Steva Jobsa do direktorja Amazona Jeffa Bezosa in direktorice operative pri Facebooku Sheryl Sandberg.

Alfred Sloan, General Motors

Alfred Sloan je podjetje General Motors vodil v času od 20. do 50. let prejšnjega stoletja. V tem času je GM postal največja svetovna korporacija, ki je v 50. letih 20. stoletja obvladovala kar 46 odstotkov ameriškega avtomobilskega trga in zaposlovala več kot 600 tisoč Američanov. Sloan naj bi oblikoval tudi moderno korporativno strukturo v podjetjih.

Vir slike: Hemmings.

Strokovnjak za vodenje Peter Drucker pravi, da je bil Sloan pristaš kratkih sestankov, na katerih je preprosto pojasnil namen sestanka, poslušal mnenje udeležencev in jih nato zaključil. Le kratek čas po zaključku sestanka pa je udeležencem poslal dopis z akcijskim načrtom.

Drucker je Sloanov pristop opisal tako: Sloan je takoj po sestanku napisal kratek dopis, namenjen enemu od udeležencev. V dopisu je povzel debato in njene zaključke ter opisal delovne naloge, določene na sestanku (vključno z odločitvami o nadaljnjih sestankih na isto temo ali o nadaljnjem preučevanju problematike). Določil je tudi rok, do katerega morajo biti opravljene zadolžitve, in odgovorne za posamezne naloge. Kopijo dopisa je posredoval tudi vsem ostalim udeležencem sestanka.

S pomočjo takšnih dopisov je postal Sloan »izjemno učinkovit vodja«, pravi Drucker – rečemo lahko celo, da so bili njegovi dopisi temelj prevlade podjetja GM v 20. stoletju.

Ben Horowitz, Andreessen Horowitz, Opsware

Ben Horowitz je leta 2007 kot izvršni direktor podjetje Opsware prodal podjetju Hewlett-Packard za kar 1,6 milijarde dolarjev. Dve leti kasneje je bil eden od ustanoviteljev podjetja Andreessen Horowitz, ki je verjetno najbolj priljubljena družba tveganega kapitala.

Vir slike: LinkedIn.

Horowitz veliko svoje energije posveti mentoriranju mladih vodstvenih delavcev, pri čemer poudarja, da je ena najpomembnejših nalog izvršnega direktorja oblikovanje načina komuniciranja v podjetju. V tem procesu je ključnega pomena sestankovanje na štiri oči, saj so takšna srečanja najboljši način za prenašanje idej in kritik od zaposlenih do vodstva.

Nadrejeni naj govori le 10 odstotkov časa.

Po njegovem mnenju se je individualnih sestankov najbolje lotiti na naslednji način: Če imate radi strukturiran dnevni red, prosite zaposlenega, naj ga pripravi in vam ga pošlje še pred sestankom. Tako boste svojemu podrejenemu omogočili, da sestanek tudi odpove, če ne čuti potrebe po njem. Prav tako na tak način zaposlenemu sporočite, da gre za njegov sestanek in da lahko sam določi tudi njegove časovne okvire. Na dejanskem sestanku se mora nadrejeni zavedati, da gre za sestanek zaposlenega, zato je priporočljivo, da sam govori le približno 10 odstotkov časa, drugače pa se posveti poslušanju. Značilnost običajnih sestankov je namreč obratno razmerje.

Elon Musk, Tesla, SpaceX

Elon Musk, izvršni direktor podjetij Tesla in Space X, je standarde postavil izredno visoko, zato morajo biti udeleženci sestankov z njim izjemno dobro pripravljeni.

Svoje izkušnje je anonimno delil eden od njegovih podrejenih: »Ko smo se sestali z Elonom, smo bili pripravljeni. Kajti če nisi bil pripravljen, ti je to tudi pokazal. Če je postavil smiselno vprašanje, na katerega nisi znal odgovoriti – no, veliko sreče.«

Sheryl Sandberg, Facebook

Direktorica operative pri podjetju Facebook Sheryl Sandberg se drži natančno določenega dnevnega reda. Na vsak sestanek prinese beležnico s seznamom točk za obravnavo.

Revija Fortune poroča: »Vsako točko posebej prečrta, in ko so predelane vse točke na eni strani, iztrga stran iz beležnice ter se posveti naslednji. Če so vse točke dnevnega reda predelane 10-ih minutah, se sestanek zaključi.«

Vir slike: Thinkers50.

Steve Jobs, Apple

Pokojni izvršni direktor Steve Jobs je podjetje Apple oblikoval v eno najdragocenejših svetovnih podjetij, ki izdeluje potrošnikom prijazne izdelke z dovršenim dizajnom.

Vir slike: Dan Dzombak.

Sestanke je vodil na podobno minimalističen način. Ni maral širokih sestankov z veliko udeleženci, saj preveč oseb z različnimi razmišljanji zamegljuje enostavnost. Znana je anekdota o tedenskem sestanku z Applovo oglaševalsko agencijo, na katerem je Jobs opazil neko zaposleno, ki se takšnih sestankov ponavadi ni udeleževala. Vprašal jo je, kdo je, poslušal njen odgovor in jo vljudno naprosil, naj odide: »Mislim, da vas na tem sestanku ne potrebujemo. Hvala.«

Na sestankih naj bo čim manj udeležencev. 

Jobs je tudi zase uporabljal enaka merila. Ko ga je ameriški predsednik Barack Obama povabil na srečanje znanih oseb iz tehnološkega sveta, je vabilo zavrnil, saj naj bi bil seznam povabljenih predolg.

Marissa Mayer, Yahoo

Marissa Mayer, izvršna direktorica podjetja Yahoo, natančno analizira vsako predstavljeno idejo in predlog. Na sestankih tako natančno izpraša udeležence o njihovih predlogih, na primer z vprašanji »Kako je potekala raziskava?«, »Kakšno metodologijo ste uporabili?«, »Kako ste preverili povedano?«.

Proces preverjanja idej je le ena od strategij, ki jo je M. Mayer uporabila pri posodobitvi poslovanja podjetja Yahoo.

Vir slike: Business Insider.

Vas zanima, kako izboljšati lastno produktivnost ali produktivnost v podjetju? Vabljeni na MP delavnico: Maksimalna produktivnost!

Vir: Inc.

shranjeno pod: ,
Prijavi se na e-novice!